Formulaire W-9 : remplissez-le gratuitement en ligne

Qu’est-ce que Form W-9 ?

Le formulaire W-9, Demande de numéro d’identification fiscale et attestation (Request for Taxpayer Identification Number and Certification), vous permet de fournir votre numéro d’identification fiscale exact (TIN) — votre numéro de sécurité sociale (SSN), votre numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) ou votre numéro d’identification d’employeur (EIN). L’entreprise qui vous le demande (le demandeur) a besoin de votre TIN pour déclarer les paiements qu’elle vous verse dans des déclarations informatives telles que les formulaires 1099-NEC pour la rémunération de non-salariés, 1099-MISC, 1099-INT ou 1099-K.

Le W-9 est un formulaire de l’Internal Revenue Service (IRS), mais il indique clairement en haut : remettez le formulaire au demandeur, ne l’envoyez pas à l’IRS. En le signant, vous certifiez également, sous peine de parjure, que le numéro est exact, que vous n’êtes pas soumis à une retenue de sauvegarde et que vous êtes citoyen américain ou une autre personne américaine. Si vous ne fournissez pas votre TIN au demandeur, vos paiements peuvent être soumis à une retenue de sauvegarde. La version actuelle est Rev. March 2024, qui a ajouté la ligne 3b et précisé comment une entité ignorée remplit la ligne 3a.

FileIt vous guide dans le W-9 ligne par ligne et inscrit vos réponses dans le PDF officiel de l’IRS. Il préremplit votre nom, votre adresse et les informations relatives à votre entité à partir des fiches People de votre coffre-fort, enregistre le PDF finalisé dans votre coffre-fort et peut éventuellement l’envoyer pour signature électronique. Vous envoyez ensuite vous-même le formulaire signé au demandeur.

Qui le remplit: Le bénéficiaire du paiement — la personne ou l’entreprise qui est payée. Le demandeur peut ajouter son nom et son adresse.
À remettre à: Le demandeur (l’entreprise ou la personne qui l’a demandé). Ne l’envoyez pas à l’IRS.
Quand: Lorsqu’un client, une banque, un courtier, un locataire ou un autre payeur vous le demande — généralement avant le premier paiement.
Signatures: Le bénéficiaire du paiement signe et date la Part II en tant que « U.S. person ».
Édition: Rev. March 2024
Organisme: Internal Revenue Service (IRS), Department of the Treasury

Qui doit remplir Form W-9 ?

Les freelances, les prestataires indépendants et les travailleurs de plateformes qui seront rémunérés par une entreprise produisant un formulaire 1099.
Les entrepreneurs individuels et les LLC à membre unique qui s’enregistrent comme fournisseurs ou prestataires.
Les sociétés, sociétés de personnes, trusts, successions et LLC qu’un client ou un payeur doit classer à des fins de déclaration fiscale.
Les propriétaires recevant un loyer d’un locataire professionnel, ainsi que les personnes recevant certains autres paiements à déclarer.
Les titulaires de comptes qui ouvrent des comptes auprès de banques, courtiers ou autres institutions financières déclarant des intérêts, dividendes ou ventes.
Uniquement les personnes américaines (y compris les étrangers résidents) — les personnes étrangères utilisent à la place le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 approprié.

Quand utiliser Form W-9

Lorsqu’un nouveau client ou client vous demande un W-9 avant de vous payer, généralement dans le cadre de l’intégration d’un fournisseur.
Lorsque vous ouvrez un compte financier qui générera des revenus à déclarer, tels que des intérêts ou des dividendes.
Lorsque votre nom, le nom de votre entreprise ou votre TIN change — le formulaire indique que vous devez fournir un nouveau W-9 si le nom ou le TIN associé au compte change.
Lorsque votre classification fiscale change, par exemple lorsqu’une société C choisit d’être imposée comme une société S.
Lorsque vous n’êtes plus un bénéficiaire exonéré et prévoyez de recevoir des paiements à déclarer d’une personne à laquelle vous avez déclaré bénéficier d’une exonération.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

Votre nom exactement tel qu’il figure sur votre déclaration d’impôt (pour une entreprise, tel qu’il figure sur la déclaration fiscale de l’entité).
Le nom de votre entreprise, nom commercial ou nom « doing business as », ou le nom de l’entité ignorée, s’il est différent.
Votre classification fiscale fédérale : particulier/entrepreneur individuel, société C, société S, société de personnes, trust/succession, LLC ou autre.
Pour une LLC qui n’est pas une entité ignorée : son code de classification fiscale (C, S ou P).
Votre SSN, ITIN ou EIN — celui qui correspond au nom indiqué à la ligne 1.
L’adresse postale à laquelle le demandeur doit envoyer vos déclarations informatives, telles que le formulaire 1099.
Tout code de bénéficiaire exonéré ou code d’exonération FATCA, si l’un d’eux s’applique à votre entité (les particuliers laissent généralement ces champs vides).
Tout numéro de compte que le demandeur vous a demandé d’indiquer.

Contenu de Form W-9

L’édition 2024 comporte 6 pages. FileIt le demande en 7 parties, et il est signé par Payee (the person giving the form) :

Lines 1–2: NamePayee (the person giving the form)
Line 3: Federal tax classificationPayee (the person giving the form)
Line 4: Exemptions (if any)Payee (the person giving the form)
Lines 5–7: Address and account numbersPayee (the person giving the form)
Part I: Taxpayer identification number (TIN)Payee (the person giving the form)
Part II: CertificationPayee (the person giving the form)
Requester's name and address (optional)Requester (who asked for the form)

Comment remplir Form W-9, étape par étape

1 Ligne 1 : Nom de l’entité/du particulier

Une inscription est obligatoire. Les particuliers indiquent le nom figurant sur leur déclaration d’impôt ; si vous avez changé de nom de famille sans en informer la Social Security Administration, les instructions indiquent d’utiliser le nom figurant sur votre carte de sécurité sociale ainsi que votre nouveau nom de famille. Les entités indiquent le nom figurant sur leur déclaration fiscale.

Les entrepreneurs individuels et les entités ignorées (comme une LLC à membre unique détenue par une seule personne) indiquent le nom du propriétaire à la ligne 1, et non le nom de l’entreprise.

2 Ligne 2 : Nom commercial/nom de l’entité ignorée

Remplissez cette ligne uniquement si le nom est différent de celui de la ligne 1 — par exemple le nom de votre entreprise, votre nom commercial ou votre nom « doing business as » (DBA), ou le nom de votre LLC à membre unique. Laissez-la vide si vous êtes un particulier payé en votre nom propre.

3 Ligne 3a : Classification fiscale fédérale

Cochez une seule des sept cases, pour la personne ou l’entité indiquée à la ligne 1 : particulier/entrepreneur individuel, société C, société S, société de personnes, trust/succession, LLC ou autre. Si vous cochez LLC, indiquez son code de classification fiscale : C pour une société C, S pour une société S ou P pour une société de personnes.

La révision de March 2024 précise un point souvent source de confusion : une LLC qui est une entité ignorée ne coche pas la case LLC. Elle coche la case correspondant à la classification fiscale de son propriétaire — ainsi, une LLC à membre unique détenue par un particulier coche « Individual/sole proprietor ».

4 Ligne 3b : Associés, propriétaires ou bénéficiaires étrangers

Cette case est nouvelle dans la révision 2024 et s’applique uniquement à une société de personnes, un trust ou une succession (y compris une LLC imposée comme une société de personnes, P) qui remet le W-9 à une société de personnes, un trust ou une succession dans laquelle elle détient une participation. Cochez-la si l’entité compte des associés, propriétaires ou bénéficiaires étrangers. Les particuliers et les sociétés ignorent cette ligne.

5 Ligne 4 : Exonérations

Ces codes s’appliquent uniquement à certaines entités, et non aux particuliers — les particuliers et les entrepreneurs individuels ne sont généralement pas exonérés, de sorte que la plupart des personnes laissent la ligne 4 vide. Le code de bénéficiaire exonéré (1 à 13) concerne les bénéficiaires exonérés de la retenue de sauvegarde ; les sociétés utilisent généralement le code 5, par exemple, mais pas pour les paiements par carte ou via un réseau tiers, les honoraires d’avocat ou les paiements de soins médicaux et de santé.

Le code d’exonération FATCA (A à M) s’applique uniquement aux comptes détenus hors des États-Unis par certaines institutions financières étrangères. Si le formulaire concerne uniquement un compte détenu aux États-Unis, laissez-le vide. En cas de doute, demandez au demandeur.

6 Lignes 5–6 : Adresse ; ville, État et code postal

Indiquez l’adresse à laquelle le demandeur doit envoyer vos déclarations informatives, telles que le formulaire 1099. S’il s’agit d’une nouvelle adresse pour un demandeur qui vous a déjà enregistré, le formulaire peut être marqué pour signaler le changement.

7 Ligne 7 : Numéro(s) de compte et nom et adresse du demandeur

La ligne 7 est facultative — indiquez des numéros de compte uniquement si le demandeur vous l’a demandé. La case du nom et de l’adresse du demandeur est également facultative ; remplissez-la si vous souhaitez que le formulaire indique à qui il est destiné.

8 Part I : Numéro d’identification fiscale (TIN)

Indiquez votre TIN dans la case appropriée. Il doit correspondre au nom indiqué à la ligne 1 afin d’éviter une retenue de sauvegarde. Les particuliers indiquent généralement leur SSN. Un étranger résident qui n’est pas admissible à un SSN indique son ITIN, dans les cases SSN. Un entrepreneur individuel disposant d’un EIN peut fournir son SSN ou son EIN. Une LLC à membre unique ignorée indique le SSN ou l’EIN de son propriétaire — et non l’EIN propre de la LLC. Les sociétés, sociétés de personnes et LLC imposées comme l’une ou l’autre utilisent l’EIN de l’entité.

Si vous n’avez pas encore de TIN, les instructions indiquent d’en faire immédiatement la demande, d’inscrire « Applied For » dans l’espace TIN, de signer et dater le formulaire, puis de le remettre au demandeur.

9 Part II : Attestation

En signant, vous certifiez sous peine de parjure que (1) le TIN est exact ou que vous en attendez l’attribution, (2) vous n’êtes pas soumis à une retenue de sauvegarde, (3) vous êtes citoyen américain ou une autre personne américaine et (4) tout code FATCA que vous avez indiqué est exact.

Si l’IRS vous a informé que vous êtes actuellement soumis à une retenue de sauvegarde parce que vous n’avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes dans votre déclaration d’impôt, vous devez barrer l’item 2 avant de signer. Signez et datez la ligne « Sign Here » en tant que personne américaine.

Erreurs fréquentes à éviter

Inscrire le nom de l’entreprise à la ligne 1 pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique. Le nom du propriétaire va à la ligne 1 et le nom de l’entreprise à la ligne 2.
Cocher la case LLC pour une LLC à membre unique qui est une entité ignorée. Elle doit plutôt cocher la classification de son propriétaire.
Fournir un TIN qui ne correspond pas au nom indiqué à la ligne 1, par exemple l’EIN d’une LLC avec le nom personnel du propriétaire. Les divergences peuvent entraîner une retenue de sauvegarde.
Indiquer un code de bénéficiaire exonéré en tant que particulier. Les particuliers et les entrepreneurs individuels ne sont généralement pas exonérés.
Oublier d’indiquer C, S ou P après avoir coché la case LLC.
Envoyer le W-9 à l’IRS. Il doit être remis uniquement au demandeur.
Envoyer par e-mail un W-9 contenant votre SSN complet en pièce jointe non protégée. Demandez au demandeur un moyen sécurisé de le transmettre.
Ne pas envoyer un W-9 mis à jour après un changement de nom, de TIN, d’adresse ou de classification fiscale.

Après l’avoir rempli

Signez et datez la Part II — à la main sur le PDF imprimé ou avec la signature électronique facultative de FileIt — puis remettez le formulaire au demandeur selon la méthode qu’il vous indique. Comme le W-9 contient votre SSN ou votre EIN, utilisez autant que possible un moyen de transmission sécurisé. Ne l’envoyez jamais à l’IRS ; le formulaire lui-même indique de ne pas le faire.

FileIt conserve le PDF finalisé dans le dossier de votre coffre-fort, afin que vous disposiez toujours d’une copie exacte de ce que vous avez remis à chaque payeur. Le demandeur utilise votre TIN pour produire ses déclarations informatives et vous recevrez généralement votre exemplaire de tout formulaire 1099 à l’adresse indiquée à la ligne 5.

Remplissez un nouveau W-9 si votre nom ou votre TIN change, si votre classification fiscale change, ou si vous étiez un bénéficiaire exonéré et ne l’êtes plus. Si l’IRS vous informe que vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde, n’oubliez pas de barrer l’item 2 sur tout nouveau W-9 que vous signez.

Remplissez Form W-9 en ligne avec FileIt

Choisissez la personne. Sélectionnez quelqu’un dans Personnes et FileIt renseigne son nom, sa date de naissance, son adresse et les autres informations déjà connues.
Répondez à des questions en langage clair. Une partie du formulaire à la fois, avec le texte d’aide officiel à côté de chaque question — 19 champs au total. Vos réponses sont enregistrées au fur et à mesure.
Vérifiez l’aperçu en direct. Voyez vos réponses apparaître sur le véritable formulaire Internal Revenue Service (IRS) et laissez FileIt effectuer les calculs des feuilles de travail.
Générez le PDF officiel. FileIt inscrit vos réponses dans le PDF de l’organisme et le classe dans le dossier de cette personne, dans votre coffre-fort. Signez-le ou envoyez-le pour signature électronique.

FileIt remplit le formulaire — il ne le classe ni ne le soumet jamais pour vous. Remettez le formulaire rempli à la personne qui vous l’a demandé, comme l’indiquent ses instructions.

Commencez Form W-9 maintenant — c’est gratuit

Form W-9 : questions fréquentes

Puis-je remplir un W-9 en ligne ?

Oui. FileIt vous pose chaque question en anglais clair et inscrit vos réponses dans le PDF officiel W-9 de l’IRS. Le remplissage de formulaires est disponible sur tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite. Vous pouvez le télécharger, le signer ou utiliser la signature électronique facultative de FileIt, puis l’envoyer vous-même au demandeur.

Où dois-je envoyer mon W-9 ?

Envoyez-le à la personne ou à l’entreprise qui vous l’a demandé — le demandeur. Le formulaire indique : « Give form to the requester. Do not send to the IRS. »

Quelle est la différence entre un W-9 et un W-4 ?

Un W-4 est destiné aux salariés et indique à un employeur le montant d’impôt sur le revenu à retenir sur leur salaire. Un W-9 concerne généralement les prestataires indépendants, les fournisseurs et les titulaires de comptes ; il fournit simplement votre numéro d’identification fiscale à un payeur afin qu’il puisse déclarer les paiements à l’IRS. Les salariés fournissent un W-4 ; les prestataires fournissent généralement un W-9.

Dois-je utiliser mon SSN ou mon EIN sur un W-9 ?

Utilisez le numéro qui correspond au nom indiqué à la ligne 1. Les particuliers utilisent généralement leur SSN. Un entrepreneur individuel disposant d’un EIN peut utiliser l’un ou l’autre. Une LLC à membre unique qui est une entité ignorée utilise le SSN ou l’EIN du propriétaire, tandis qu’une LLC imposée comme une société ou une société de personnes utilise son propre EIN.

Comment remplir un W-9 pour une LLC à membre unique ?

Si la LLC est ignorée à des fins fiscales, indiquez le nom du propriétaire à la ligne 1 et le nom de la LLC à la ligne 2, cochez la case correspondant à la classification du propriétaire (généralement « Individual/sole proprietor ») et indiquez le SSN ou l’EIN du propriétaire dans la Part I.

Qu’est-ce que la retenue de sauvegarde ?

Il s’agit d’un impôt qu’un payeur doit retenir sur certains paiements et verser à l’IRS dans certaines circonstances — le formulaire fixe le taux à 24%. Elle peut s’appliquer si vous ne fournissez pas votre TIN, fournissez un TIN incorrect, ne faites pas l’attestation requise ou si l’IRS estime que vous avez sous-déclaré des intérêts ou des dividendes. Un W-9 exact et signé permet généralement de l’éviter.

Que faire si je n’ai pas encore de TIN ?

Les instructions du W-9 indiquent d’en faire immédiatement la demande, d’inscrire « Applied For » dans l’espace TIN, de signer et dater le formulaire, puis de le remettre au demandeur. Vous devrez ensuite fournir le numéro dès que vous l’aurez reçu.

Un W-9 expire-t-il ?

Le formulaire ne comporte aucune date d’expiration imprimée pour le bénéficiaire du paiement. Toutefois, vous devez fournir un nouveau W-9 lorsque votre nom, votre TIN ou votre classification fiscale change, et un demandeur peut vous demander une nouvelle version conforme à la révision en vigueur.

Une personne étrangère peut-elle remplir un W-9 ?

Non. Le W-9 est réservé aux personnes américaines, y compris les étrangers résidents. Le formulaire indique que les personnes étrangères doivent utiliser à la place le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 approprié.

Sources officielles

Formulaire vierge (PDF), publié par Internal Revenue Service (IRS) : https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf
Instructions et conseils officiels : https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-w-9
Édition affichée sur cette page : Rev. March 2024 (vérifiée le 2026-09-25).

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