Formulario W-9 — Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación

¿Qué es Form W-9?

El Formulario W-9, Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación (Request for Taxpayer Identification Number and Certification), es la forma de proporcionar a una empresa tu número correcto de identificación fiscal (TIN): tu número de la Seguridad Social (SSN), número de identificación fiscal individual (ITIN) o número de identificación del empleador (EIN). La empresa que lo solicita (el solicitante) necesita tu TIN para declarar los pagos que te hace en declaraciones informativas, como el Formulario 1099-NEC por compensación de no empleados, el 1099-MISC, el 1099-INT o el 1099-K.

El W-9 es un formulario del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS), pero indica claramente en la parte superior: entrega el formulario al solicitante; no lo envíes al IRS. Al firmarlo, también certificas, bajo pena de perjurio, que el número es correcto, que no estás sujeto a retención adicional y que eres ciudadano estadounidense u otra persona estadounidense. Si no proporcionas tu TIN al solicitante, tus pagos podrían estar sujetos a retención adicional. La versión actual es Rev. March 2024, que añadió la línea 3b y aclaró cómo una entidad no considerada separada completa la línea 3a.

FileIt te guía por el W-9 línea por línea e imprime tus respuestas en el PDF oficial del propio IRS. Completa previamente tu nombre, dirección y datos de la entidad a partir de los registros de People de tu bóveda, guarda el PDF terminado en tu bóveda y puede enviarlo opcionalmente para firma electrónica. Después, tú envías el formulario firmado al solicitante.

¿Quién debe completar Form W-9?

• Profesionales independientes, contratistas independientes y trabajadores de plataformas que recibirán pagos de una empresa que presenta un Formulario 1099.
• Propietarios únicos y LLC de un solo miembro que se registran como proveedores o suministradores.
• Sociedades anónimas, sociedades colectivas, fideicomisos, patrimonios y LLC que un cliente o pagador necesita clasificar para declarar impuestos.
• Arrendadores que reciben alquiler de un inquilino empresarial y personas que reciben otros pagos declarables determinados.
• Titulares de cuentas que abren cuentas con bancos, agentes u otras instituciones financieras que declaran intereses, dividendos o ventas.
• Solo personas estadounidenses (incluidos extranjeros residentes); las personas extranjeras deben usar el Formulario W-8 o el Formulario 8233 correspondiente.

Cuándo usar Form W-9

• Cuando un nuevo cliente o comprador te pide un W-9 antes de pagarte, normalmente como parte del registro de proveedores.
• Cuando abres una cuenta financiera que generará ingresos declarables, como intereses o dividendos.
• Cuando cambian tu nombre, nombre comercial o TIN; el formulario indica que debes proporcionar un nuevo W-9 si cambia el nombre o TIN de la cuenta.
• Cuando cambia tu clasificación fiscal, por ejemplo, una corporación C que elige tributar como corporación S.
• Cuando dejas de ser un beneficiario exento y esperas recibir pagos declarables de alguien a quien declaraste tu exención.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu nombre exactamente como aparece en tu declaración de impuestos sobre la renta (en el caso de una empresa, como aparece en la declaración fiscal de la entidad).
• Tu nombre comercial, de negocio o «que opera como» («doing business as», DBA), o el nombre de la entidad no considerada separada, si es diferente.
• Tu clasificación fiscal federal: persona física/propietario único, corporación C, corporación S, sociedad colectiva, fideicomiso/patrimonio, LLC u otra.
• Para una LLC que no sea una entidad no considerada separada: su código de clasificación fiscal (C, S o P).
• Tu SSN, ITIN o EIN: el que coincida con el nombre de la línea 1.
• La dirección postal a la que el solicitante debe enviar tus declaraciones informativas, como el Formulario 1099.
• Cualquier código de beneficiario exento o de exención FATCA, si corresponde a tu entidad (las personas físicas normalmente dejan estos campos en blanco).
• Cualquier número de cuenta que el solicitante te haya pedido indicar.

Qué contiene Form W-9

La edición de 2024 tiene 6 páginas. FileIt lo organiza en 7 partes y lo firman Payee (the person giving the form):

1. Lines 1–2: NamePayee (the person giving the form)
2. Line 3: Federal tax classificationPayee (the person giving the form)
3. Line 4: Exemptions (if any)Payee (the person giving the form)
4. Lines 5–7: Address and account numbersPayee (the person giving the form)
5. Part I: Taxpayer identification number (TIN)Payee (the person giving the form)
6. Part II: CertificationPayee (the person giving the form)
7. Requester's name and address (optional)Requester (who asked for the form)

Cómo completar Form W-9, paso a paso

1 Línea 1: nombre de la entidad/persona física

Es obligatorio introducir un dato. Las personas físicas deben indicar el nombre que aparece en su declaración de impuestos; si has cambiado tu apellido sin informar a la Administración del Seguro Social, las instrucciones indican que uses el nombre de tu tarjeta del Seguro Social y tu nuevo apellido. Las entidades deben indicar el nombre que aparece en su declaración fiscal.

Los propietarios únicos y las entidades no consideradas separadas (como una LLC de un solo miembro perteneciente a una persona) deben poner el nombre del propietario en la línea 1, no el nombre comercial.

2 Línea 2: nombre comercial/nombre de la entidad no considerada separada

Complétala solo si es diferente de la línea 1; por ejemplo, con el nombre comercial, de negocio o «que opera como» («doing business as», DBA), o el nombre de tu LLC de un solo miembro. Déjala en blanco si eres una persona física a la que pagan a su propio nombre.

3 Línea 3a: clasificación fiscal federal

Marca solo una de las siete casillas, para la persona o entidad nombrada en la línea 1: persona física/propietario único, corporación C, corporación S, sociedad colectiva, fideicomiso/patrimonio, LLC u otra. Si marcas LLC, introduce su código de clasificación fiscal: C para corporación C, S para corporación S o P para sociedad colectiva.

La revisión de March 2024 aclara un punto que suele causar confusión: una LLC que es una entidad no considerada separada no debe marcar la casilla LLC. Debe marcar la casilla correspondiente a la clasificación fiscal de su propietario; por tanto, una LLC de un solo miembro cuyo propietario es una persona física debe marcar persona física/propietario único.

4 Línea 3b: socios, propietarios o beneficiarios extranjeros

Esta casilla es nueva en la revisión de 2024 y solo se aplica a una sociedad colectiva, fideicomiso o patrimonio (incluida una LLC que tributa como sociedad colectiva, P) que entrega el W-9 a una sociedad colectiva, fideicomiso o patrimonio en el que tiene una participación. Márcala si la entidad tiene socios, propietarios o beneficiarios extranjeros. Las personas físicas y las corporaciones deben omitir esta línea.

5 Línea 4: exenciones

Estos códigos solo se aplican a determinadas entidades, no a personas físicas; las personas físicas y los propietarios únicos generalmente no están exentos, por lo que la mayoría deja la línea 4 en blanco. El código de beneficiario exento (del 1 al 13) es para beneficiarios exentos de retención adicional; por ejemplo, las corporaciones generalmente usan el código 5, aunque no para pagos con tarjeta o de redes de terceros, honorarios de abogados ni pagos médicos y de atención sanitaria.

El código de exención FATCA (de A a M) solo se aplica a cuentas mantenidas fuera de Estados Unidos por determinadas instituciones financieras extranjeras. Si el formulario es únicamente para una cuenta en Estados Unidos, déjalo en blanco. Si no estás seguro, pregunta al solicitante.

6 Líneas 5–6: dirección; ciudad, estado y código postal

Indica la dirección a la que el solicitante debe enviar por correo tus declaraciones informativas, como el Formulario 1099. Si es una dirección nueva para un solicitante que ya tiene tus datos registrados, el formulario puede marcarse para indicar el cambio.

7 Línea 7: número(s) de cuenta y nombre y dirección del solicitante

La línea 7 es opcional: indica números de cuenta solo si el solicitante te lo pidió. La casilla del nombre y la dirección del solicitante también es opcional; complétala si quieres que el formulario muestre para quién es.

8 Parte I: número de identificación del contribuyente (TIN)

Introduce tu TIN en la casilla correspondiente. Debe coincidir con el nombre de la línea 1 para evitar la retención adicional. Las personas físicas generalmente proporcionan su SSN. Un extranjero residente que no pueda obtener un SSN proporciona su ITIN, introducido en las casillas del SSN. Un propietario único con un EIN puede proporcionar su SSN o EIN. Una LLC de un solo miembro no considerada separada proporciona el SSN o EIN de su propietario, no el EIN propio de la LLC. Las corporaciones, sociedades colectivas y LLC que tributan como una de ellas proporcionan el EIN de la entidad.

Si todavía no tienes un TIN, las instrucciones indican que debes solicitarlo de inmediato, escribir «Applied For» en el espacio del TIN, firmar y fechar el formulario y entregárselo al solicitante.

9 Parte II: certificación

Al firmar, certificas bajo pena de perjurio que (1) el TIN es correcto o estás esperando recibirlo, (2) no estás sujeto a retención adicional, (3) eres ciudadano estadounidense u otra persona estadounidense y (4) cualquier código FATCA que hayas introducido es correcto.

Si el IRS te ha informado de que actualmente estás sujeto a retención adicional porque no declaraste todos los intereses y dividendos en tu declaración de impuestos, debes tachar el punto 2 antes de firmar. Firma y fecha en la línea «Sign Here» como persona estadounidense.

Errores comunes que debes evitar

• Poner el nombre comercial en la línea 1 como propietario único o LLC de un solo miembro. El nombre del propietario va en la línea 1 y el nombre comercial en la línea 2.
• Marcar la casilla LLC para una LLC de un solo miembro que es una entidad no considerada separada. En su lugar, debe marcar la clasificación de su propietario.
• Proporcionar un TIN que no coincida con el nombre de la línea 1, como el EIN de una LLC junto con el nombre personal del propietario. Las discrepancias pueden provocar una retención adicional.
• Introducir un código de beneficiario exento siendo una persona física. Las personas físicas y los propietarios únicos generalmente no están exentos.
• Olvidar introducir C, S o P después de marcar la casilla LLC.
• Enviar el W-9 al IRS. Solo se entrega al solicitante.
• Enviar por correo electrónico un W-9 con tu SSN completo como archivo adjunto sin protección. Pide al solicitante una forma segura de entregarlo.
• No enviar un W-9 actualizado después de cambiar tu nombre, TIN, dirección o clasificación fiscal.

Después de completarlo

Firma y fecha la Parte II, a mano en el PDF impreso o con la firma electrónica opcional de FileIt, y entrega el formulario al solicitante mediante el método que te indique. Como el W-9 contiene tu SSN o EIN, utiliza un método de entrega seguro siempre que puedas. Nunca lo envíes al IRS; el propio formulario lo indica.

FileIt guarda el PDF terminado en la carpeta de tu bóveda, para que siempre tengas una copia exacta de lo que entregaste a cada pagador. El solicitante utiliza tu TIN al presentar declaraciones informativas y normalmente recibirás tu copia de cualquier Formulario 1099 en la dirección de la línea 5.

Completa un nuevo W-9 si cambian tu nombre o TIN, si cambia tu clasificación fiscal o si eras un beneficiario exento y ya no lo eres. Si el IRS te notifica que estás sujeto a retención adicional, recuerda tachar el punto 2 en cualquier W-9 nuevo que firmes.

Form W-9: preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Formulario en blanco (PDF), publicado por Internal Revenue Service (IRS): https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf
• Instrucciones y orientación oficiales: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-w-9
• Edición mostrada en esta página: Rev. March 2024 (comprobada el 2026-09-25).

FileIt no está afiliado ni cuenta con el respaldo de Internal Revenue Service (IRS) ni de ningún gobierno. Esta página explica el formulario en términos generales y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni migratorio. Lee siempre las instrucciones oficiales y comprueba que utilizas la edición que acepta el destinatario. Última revisión de la página: 2026-09-25.

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