Formulario W-4 (2026) — Certificado de retenciones

¿Qué es Form W-4?

El formulario W-4, el certificado de retenciones del empleado (Employee's Withholding Certificate), indica a tu empleador cuánto impuesto federal sobre la renta debe retener de tu salario. Lo publica el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS), pero no se lo envías al IRS. Se lo entregas a tu empleador, que lo utiliza para configurar la nómina. La edición de 2026 mantiene el diseño de cinco pasos que el IRS introdujo en 2020, por lo que ya no tienes que contar «asignaciones». En su lugar, indicas tu situación fiscal, tienes en cuenta otros empleos y, opcionalmente, declaras créditos, otros ingresos y deducciones en cantidades monetarias.

Es importante completar correctamente tu W-4 porque las retenciones son la forma en que la mayoría de las personas paga su impuesto sobre la renta durante el año. Si te retienen demasiado poco, normalmente tendrás que pagar impuestos al presentar la declaración y es posible que debas pagar una multa. Si te retienen demasiado, normalmente recibirás un reembolso, lo que significa que tuviste menos dinero en cada nómina del que necesitabas.

FileIt te guía por cada paso del W-4 en un lenguaje claro e introduce tus respuestas en el PDF oficial del propio IRS. Completa previamente tu nombre, dirección y otros datos a partir de los registros de Personas de tu bóveda, y realiza los cálculos del paso 3 y de las hojas de trabajo opcionales de varios empleos y deducciones. El PDF terminado se guarda en la carpeta de tu bóveda y, si quieres, puedes enviarlo para firmarlo electrónicamente. Después entregas tú mismo el formulario firmado a tu empleador: FileIt nunca presenta nada ante el IRS ni ante tu empleador.

¿Quién debe completar Form W-4?

• Todo empleado nuevo en Estados Unidos que cobre un salario y tenga retenciones del impuesto federal sobre la renta.
• Empleados actuales que quieran cambiar la cantidad de impuestos que se les retiene de la nómina, por ejemplo después de recibir un reembolso importante o de tener que pagar en la declaración.
• Personas que tienen más de un empleo al mismo tiempo, ya que la retención correcta depende de los ingresos de todos los empleos.
• Parejas casadas que presentan una declaración conjunta cuando ambos cónyuges trabajan: cada cónyuge entrega un W-4 a su propio empleador.
• Empleados que quieran solicitar la exención de retenciones para 2026 porque no tuvieron ninguna obligación tributaria federal en 2025 y esperan no tenerla en 2026.
• Empleados extranjeros no residentes, que primero deben leer el Aviso 1392 del IRS, Instrucciones complementarias del formulario W-4 para extranjeros no residentes (Supplemental Form W-4 Instructions for Nonresident Aliens), tal como recomienda el propio formulario.

Cuándo usar Form W-4

• El día que empiezas un empleo nuevo o antes, para que se aplique la retención correcta desde tu primera nómina.
• Cuando cambia tu estado civil, tienes o adoptas un hijo, o una persona dependiente deja de cumplir los requisitos.
• Cuando tú o tu cónyuge empiezan o dejan un segundo empleo, o tu salario cambia considerablemente.
• Cuando esperas recibir otros ingresos sin retenciones (como intereses, dividendos o ingresos de jubilación) o tener deducciones superiores a la deducción estándar.
• Si solicitaste la exención para 2026: el formulario indica que tendrás que presentar un nuevo formulario W-4 antes del 16 de febrero de 2027.
• Al principio de cada año, el IRS recomienda volver a comprobar tus retenciones con su estimador online en www.irs.gov/W4App.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu nombre legal completo, exactamente como aparece en tu tarjeta de la Seguridad Social.
• Tu número de la Seguridad Social.
• Tu dirección actual.
• La situación fiscal que esperas tener al presentar la declaración del año (soltero, casado que presenta una declaración conjunta, cabeza de familia, etc.).
• El número de hijos que cumplan los requisitos y tengan menos de 17 años, así como cualquier otra persona dependiente que esperes declarar.
• Los datos salariales de cada empleo que tú y tu cónyuge tengáis, si el paso 2 se aplica a vuestra situación.
• Estimaciones de cualquier ingreso que no proceda de empleos, como intereses, dividendos o ingresos de jubilación.
• Estimaciones de las deducciones que esperas declarar, si quieres utilizar la hoja de trabajo de deducciones.
• Tu nómina más reciente, si estás actualizando tu W-4 a mitad de año.

Qué contiene Form W-4

La edición de 2026 tiene 5 páginas. FileIt lo organiza en 8 partes y lo firman Employee:

1. Step 1: Personal informationEmployee
2. Step 2: Multiple jobs or spouse worksEmployee
3. Step 3: Claim dependent and other creditsEmployee
4. Step 4 (optional): Other adjustmentsEmployee
5. Exemption from withholdingEmployee
6. Employers onlyEmployer
7. Step 2(b) — Multiple Jobs WorksheetEmployee
8. Step 4(b) — Deductions WorksheetEmployee

Cómo completar Form W-4, paso a paso

1 Paso 1: Introduce tus datos personales

Introduce tu nombre, inicial del segundo nombre, apellidos, dirección y número de la Seguridad Social. El formulario pregunta si tu nombre coincide con el de tu tarjeta de la Seguridad Social; si no coincide, el IRS recomienda que contactes con la Administración de la Seguridad Social para que tus ingresos se te atribuyan correctamente.

Después, marca una situación fiscal en el paso 1(c): «Soltero o casado que presenta una declaración por separado», «Casado que presenta una declaración conjunta o cónyuge viudo que cumple los requisitos» o «Cabeza de familia». Marca «Cabeza de familia» solo si no estás casado y pagas más de la mitad de los gastos de mantener una vivienda para ti y una persona que cumpla los requisitos. Tu situación fiscal determina la deducción estándar y los tipos impositivos utilizados para calcular tus retenciones.

2 Paso 2: Varios empleos o cónyuge que trabaja

Completa este paso solo si tienes más de un empleo al mismo tiempo o si estás casado y presentas una declaración conjunta, y tu cónyuge también trabaja. Debes elegir una sola de estas tres opciones: (a) utilizar el estimador del IRS en www.irs.gov/W4App —la opción más precisa y la que debes usar si tú o tu cónyuge tenéis ingresos por trabajo por cuenta propia—; (b) utilizar la hoja de trabajo de varios empleos e introducir el resultado en el paso 4(c); o (c), si solo hay dos empleos en total, marcar la casilla del W-4 correspondiente a ambos empleos.

La casilla del paso 2(c) divide por la mitad la deducción estándar y los tramos impositivos para cada empleo. El formulario indica que funciona bien cuando los dos empleos tienen salarios similares; de lo contrario, podrían retenerte más impuestos de los necesarios. Si prefieres no compartir con este empleador información sobre tu otro empleo, el formulario señala que puedes utilizar la opción 2(b) en lugar de la 2(c).

3 Paso 3: Declara personas dependientes y otros créditos

Este paso solo se aplica si tus ingresos totales serán de $200,000 o menos ($400,000 o menos si presentas una declaración conjunta con tu cónyuge). En la edición de 2026, multiplicas por $2,200 el número de hijos que cumplan los requisitos y tengan menos de 17 años, y por $500 el número de otras personas dependientes. Después sumas los demás créditos que esperes solicitar, como créditos educativos o el crédito por impuestos extranjeros. FileIt hace esta multiplicación y calcula el total del paso 3 por ti.

Si tienes más de un empleo, completa el paso 3 en el W-4 de uno solo de ellos; el IRS indica que la retención es más precisa si utilizas el empleo mejor pagado. Declarar créditos aquí aumenta el dinero que recibes en cada nómina y reduce cualquier reembolso.

4 Paso 4 (opcional): Otros ajustes

El paso 4(a) es para otros ingresos (que no procedan de empleos) que esperes recibir este año y que no tengan retenciones, como intereses, dividendos e ingresos de jubilación. No incluyas aquí los ingresos por trabajo por cuenta propia. El paso 4(b) es para las deducciones que superen la deducción estándar básica, obtenidas de la hoja de trabajo de deducciones. El paso 4(c) es cualquier impuesto adicional que quieras que te retengan en cada periodo de pago, incluido el resultado de la hoja de trabajo de varios empleos.

Si omites el paso 4(b), tus retenciones se basarán en la deducción estándar. Introducir una cantidad en el paso 4(c) reduce cada nómina, pero aumenta tu reembolso o reduce la cantidad que tendrás que pagar.

5 Exento de retenciones

Solo puedes solicitar la exención para 2026 si cumples las dos condiciones: no tuviste ninguna obligación tributaria federal en 2025 y no esperas tenerla en 2026. Si marcas esta casilla, completa únicamente los pasos 1(a), 1(b) y 5; deja todo lo demás en blanco. No se te retendrá ningún impuesto federal sobre la renta, y es posible que debas pagar impuestos y multas al presentar la declaración si tu situación resulta ser distinta.

La exención solo dura un año. El formulario de 2026 indica que tendrás que presentar un nuevo W-4 antes del 16 de febrero de 2027.

6 Paso 5: Firma aquí

Firma y fecha el formulario. Al firmarlo declaras, bajo pena de perjurio, que el certificado es verdadero, correcto y completo según tu leal saber y entender. El formulario no es válido si no lo firmas.

7 Solo para empleadores

Esta casilla es para tu empleador, no para ti. El empleador introduce su nombre y dirección, tu primera fecha de empleo y su número de identificación del empleador (Employer Identification Number, EIN). Si completas el formulario para un empleado doméstico de tu hogar o para una pequeña empresa propia, FileIt también te permite completar esta casilla.

8 Paso 2(b) — Hoja de trabajo de varios empleos

Esta hoja de trabajo calcula el impuesto adicional que debe retenerse cuando tienes dos o tres empleos. Para dos empleos, busca la cantidad en la tabla de la página 5, donde la fila del empleo mejor pagado se cruza con la columna del empleo peor pagado. Para tres empleos, utilizas la tabla dos veces (líneas 2a y 2b). Divide el resultado entre el número de periodos de pago al año del empleo mejor pagado (por ejemplo, 52 semanales, 26 cada dos semanas, 12 mensuales) e introduce la respuesta en el paso 4(c).

Completa esta hoja de trabajo en un solo W-4, preferiblemente el del empleo mejor pagado. El formulario indica que debes consultar la Pub. 505 o utilizar el estimador online si más de un empleo paga más de $120,000 al año o si tienes más de tres empleos. FileIt hace la suma y la división una vez que hayas buscado las cantidades en la tabla.

9 Paso 4(b) — Hoja de trabajo de deducciones

Utiliza esta hoja de trabajo si esperas declarar más de la deducción estándar en tu declaración de 2026. La edición de 2026 incluye líneas para propinas que cumplan los requisitos, remuneración por horas extraordinarias que cumpla los requisitos, intereses de préstamos para vehículos de pasajeros que cumplan los requisitos y la cantidad adicional para personas de 65 años o más, cada una con sus propios límites de ingresos y topes impresos en la hoja de trabajo. También incluye ajustes como los intereses de préstamos estudiantiles y las aportaciones deducibles a una cuenta IRA, además de deducciones detalladas como los intereses hipotecarios, los impuestos estatales y locales, los gastos médicos y las donaciones benéficas.

La hoja de trabajo compara tus deducciones detalladas con la deducción estándar correspondiente a tu situación fiscal y lleva el resultado de la línea 15 al paso 4(b). FileIt calcula por ti los totales, el límite y las líneas de la deducción estándar a partir de las cifras que introduzcas.

Errores comunes que debes evitar

• Completar los pasos 3 y 4(b) en el W-4 de cada empleo. Complétalos en un solo W-4 —preferiblemente el del empleo mejor pagado— y déjalos en blanco en los demás.
• Marcar la casilla del paso 2(c) solo en un empleo. Si utilizas esta opción, también debes marcar la casilla en el W-4 del otro empleo.
• Utilizar más de una opción del paso 2. El formulario indica que debes elegir solo una: el estimador, la hoja de trabajo o la casilla.
• Solicitar la exención sin cumplir las dos condiciones. No debes haber tenido ninguna obligación tributaria federal en 2025 y debes esperar no tenerla en 2026.
• Elegir «Cabeza de familia» simplemente porque vives solo. Debes pagar más de la mitad del coste de mantener una vivienda para ti y una persona que cumpla los requisitos.
• Utilizar un nombre que no coincida con el de tu tarjeta de la Seguridad Social, lo que puede causar problemas para atribuirte tus ingresos.
• Olvidar firmar. Un W-4 sin firma no es válido.
• No actualizarlo nunca. Un W-4 de hace años puede que ya no refleje tus empleos, tu familia o tus deducciones.

Después de completarlo

Firma y fecha el paso 5, a mano en el PDF impreso o mediante la firma electrónica opcional de FileIt. Después entrega el formulario a tu empleador, normalmente al departamento de nómina o recursos humanos. El propio formulario indica: entrega el formulario W-4 a tu empleador. No lo envíes por correo al IRS; tu empleador lo conserva y lo utiliza para calcular tus retenciones.

FileIt guarda el PDF completado en la carpeta de tu bóveda, para que tengas una copia exacta de lo que entregaste a tu empleador. Conserva también las hojas de trabajo: el formulario indica que la hoja de trabajo de varios empleos es para tus registros y que tu empleador no la necesita.

Comprueba tu primera nómina después del cambio para asegurarte de que la retención parece correcta. Completa un nuevo W-4 siempre que cambie tu situación y vuelve a comprobar tus retenciones al principio de cada año. Si solicitaste la exención para 2026, recuerda que debes presentar un nuevo W-4 antes del 16 de febrero de 2027.

Form W-4: preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Formulario en blanco (PDF), publicado por Internal Revenue Service (IRS): https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw4.pdf
• Instrucciones y orientación oficiales: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-w-4
• Edición mostrada en esta página: 2026 (created 12/8/25) (comprobada el 2026-09-25).

FileIt no está afiliado ni cuenta con el respaldo de Internal Revenue Service (IRS) ni de ningún gobierno. Esta página explica el formulario en términos generales y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni migratorio. Lee siempre las instrucciones oficiales y comprueba que utilizas la edición que acepta el destinatario. Última revisión de la página: 2026-09-25.

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