Formulario I-9 — Verificación de Elegibilidad de Empleo (Employment Eligibility Verification)

¿Qué es Form I-9?

El Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo (Employment Eligibility Verification), es el formulario que utilizan los empleadores estadounidenses para verificar la identidad y la autorización de empleo de cada persona que contratan. Lo publica el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (U.S. Citizenship and Immigration Services, USCIS), que forma parte del Departamento de Seguridad Nacional (Department of Homeland Security). El nuevo empleado completa la Sección 1 antes de su primer día de trabajo, y el empleador completa la Sección 2 en un plazo de tres días laborables después de examinar los documentos de identidad y autorización de empleo del empleado.

A diferencia de la mayoría de los formularios gubernamentales, el I-9 no se envía a USCIS. El empleador lo conserva en sus archivos y debe poder presentarlo si se lo solicitan. La edición actual está fechada el 01/20/25 y muestra una fecha de caducidad del 05/31/2027 en la esquina superior: esa fecha se refiere a la versión del formulario, no a la documentación del empleado.

FileIt guía al empleado y al empleador por sus respectivas partes con un lenguaje sencillo e imprime las respuestas en el PDF oficial de USCIS. Completa previamente el nombre, la dirección y la fecha de nacimiento del empleado, así como los datos del empleador, a partir de los registros de People de tu bóveda. El formulario terminado se guarda en la bóveda y, opcionalmente, puedes enviarlo para firmarlo electrónicamente. FileIt nunca envía nada a USCIS ni a E-Verify: el empleador conserva el formulario completado.

¿Quién debe completar Form I-9?

• Toda persona contratada para trabajar en Estados Unidos, incluidos los ciudadanos estadounidenses, no solo las personas que no son ciudadanas.
• Todo empleador estadounidense, incluidas las pequeñas empresas, debe completar y conservar un I-9 por cada nueva contratación.
• Los hogares que emplean directamente a alguien, como una persona cuidadora o una niñera, ya que también son empleadores.
• Los empleadores que vuelven a contratar a un antiguo empleado, quienes en algunos casos pueden usar el Suplemento B en lugar de un formulario nuevo.
• Los empleados cuyo documento de autorización de empleo caduca, que necesitarán una nueva verificación en el Suplemento B.
• Cualquier persona que ayude a un empleado a completar la Sección 1 como preparador o traductor, quien debe completar el Suplemento A.

Cuándo usar Form I-9

• Después de aceptar una oferta de trabajo: el empleado completa la Sección 1 como máximo el primer día de empleo, pero no antes de aceptar la oferta.
• En un plazo de tres días laborables después del primer día de trabajo del empleado, el empleador examina los documentos y completa la Sección 2.
• Cuando caduca la autorización temporal para trabajar de un empleado, el empleador completa la nueva verificación en el Suplemento B.
• Cuando se vuelve a contratar a un antiguo empleado en un plazo de tres años desde la fecha en que se completó el I-9 original, el empleador puede utilizar el Suplemento B.
• Cuando un empleado presenta pruebas de un cambio de nombre legal, el cambio puede registrarse en el Suplemento B.

Qué necesitas antes de empezar

• El nombre legal completo del empleado y cualquier otro apellido utilizado, por ejemplo, un apellido de soltera.
• La dirección del domicilio y la fecha de nacimiento del empleado.
• El número de la Seguridad Social del empleado, opcional salvo que el empleador participe en E-Verify.
• Para un residente permanente legal: el número de USCIS o el número A.
• Para una persona que no es ciudadana y está autorizada a trabajar: la fecha de caducidad de la autorización de empleo, si la hay, y uno de estos datos: un número A, un número de admisión del Formulario I-94 o un número de pasaporte extranjero y el país de expedición.
• Documentos originales y vigentes que el empleado decida presentar: uno de la Lista A, o uno de la Lista B más uno de la Lista C.
• El primer día de empleo del empleado.
• El nombre y la dirección de la empresa del empleador, y el nombre y cargo de la persona que completa la Sección 2.

Qué contiene Form I-9

La edición de 2025 tiene 4 páginas. FileIt lo organiza en 2 partes y lo firman Employee y Employer:

1. Section 1: Employee information and attestationEmployee
2. Section 2: Employer review and verificationEmployer

Cómo completar Form I-9, paso a paso

1 Sección 1. Información y declaración del empleado (Employee Information and Attestation)

El empleado introduce sus apellidos, nombre, inicial del segundo nombre, otros apellidos utilizados, dirección, fecha de nacimiento y, opcionalmente, su número de la Seguridad Social, dirección de correo electrónico y número de teléfono. El número de la Seguridad Social es opcional salvo que el empleador participe en E-Verify.

A continuación, el empleado marca una casilla para declarar su ciudadanía o situación migratoria: (1) ciudadano de Estados Unidos; (2) nacional no ciudadano de Estados Unidos; (3) residente permanente legal, con su número de USCIS o número A; o (4) persona no ciudadana autorizada a trabajar hasta una fecha de caducidad indicada (o N/A si la autorización no caduca), con un número A, un número de admisión del Formulario I-94 o un número de pasaporte extranjero y el país de expedición.

El empleado firma y fecha la Sección 1, declarando bajo pena de perjurio que la información es verdadera. El formulario advierte que la legislación federal establece penas de prisión y/o multas por declaraciones falsas o por utilizar documentos falsos.

2 Sección 2. Revisión y verificación del empleador (Employer Review and Verification)

En un plazo de tres días laborables después del primer día de empleo del empleado, el empleador o su representante autorizado examina físicamente los documentos originales del empleado, o los examina mediante un procedimiento alternativo autorizado por DHS; en ese caso, hay una casilla que se debe marcar. El empleado puede presentar un documento de la Lista A, o uno de la Lista B y uno de la Lista C.

Para cada documento, el empleador registra el título del documento, la autoridad emisora, el número del documento y la fecha de caducidad, si la hay. Hay espacio para hasta tres documentos de la Lista A, ya que algunos elementos de la Lista A son combinaciones, como un pasaporte extranjero junto con el Formulario I-94, además de una casilla de Información adicional. Después, el empleador introduce el primer día de empleo del empleado, el nombre y cargo del representante del empleador, el nombre y la dirección de la empresa, y firma la certificación de que los documentos parecen auténticos y corresponden al empleado.

3 Listas de documentos aceptables (Lists of Acceptable Documents)

La página 2 del formulario enumera los documentos que se pueden aceptar. Los documentos de la Lista A acreditan tanto la identidad como la autorización de empleo, por ejemplo, un pasaporte o una tarjeta de pasaporte de Estados Unidos, una Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551) o un Documento de Autorización de Empleo con fotografía (Formulario I-766). Los documentos de la Lista B acreditan únicamente la identidad, como un permiso de conducir o una tarjeta de identificación estatal, y los documentos de la Lista C acreditan únicamente la autorización de empleo, como una tarjeta de la Seguridad Social sin restricciones o un certificado de nacimiento estadounidense.

Todos los documentos con fecha de caducidad deben estar vigentes, aunque los documentos cuya validez haya ampliado la autoridad emisora se consideran vigentes. En algunos casos, se puede presentar durante un periodo temporal un recibo de sustitución de un documento perdido, robado o dañado. El empleado elige qué documentos aceptables presenta; el empleador no puede exigir unos documentos específicos.

4 Suplemento A. Certificación del preparador o traductor para la Sección 1 (Preparer and/or Translator Certification for Section 1)

Si alguien ayudó al empleado a completar la Sección 1, ya fuera preparándola o traduciéndola, esa persona debe completar el Suplemento A en la página 3 del formulario oficial. Cada preparador o traductor firma un área de certificación independiente con su nombre y dirección. El empleador conserva las hojas de los suplementos completadas junto con el I-9 del empleado.

5 Suplemento B. Nueva verificación y nueva contratación (Reverification and Rehire)

El Suplemento B (antes Sección 3) se utiliza posteriormente, únicamente si el empleado necesita una nueva verificación, vuelve a ser contratado en un plazo de tres años desde la fecha en que se completó el I-9 original o presenta pruebas de un cambio de nombre legal. Para la nueva verificación, el empleado puede presentar cualquier documento aceptable de la Lista A o de la Lista C que demuestre que mantiene su autorización de empleo. El empleador utiliza una nueva sección cada vez y conserva la página junto con el I-9 original del empleado.

El formulario guiado de FileIt cubre las Secciones 1 y 2; los suplementos están en el PDF oficial para los empleadores que los necesiten.

Errores comunes que debes evitar

• Hacer que el empleado complete la Sección 1 antes de aceptar una oferta de trabajo. Debe completarse después de aceptar la oferta y como máximo el primer día de trabajo.
• Decirle al empleado qué documentos debe llevar. El aviso contra la discriminación del formulario indica que los empleadores no pueden especificar qué documentos aceptables debe presentar un empleado.
• Aceptar documentos de la Lista A y de las Listas B/C, o un documento de la Lista B sin uno de la Lista C. Es uno de la Lista A, o uno de la Lista B más uno de la Lista C.
• Aceptar documentos caducados. Los documentos con fecha de caducidad deben estar vigentes, salvo que la autoridad emisora haya ampliado su validez.
• No cumplir el plazo de tres días laborables para la Sección 2 después del primer día de trabajo del empleado.
• Dejar en blanco la casilla de ciudadanía o situación migratoria, o marcar la casilla 4 sin proporcionar también un número A, un número I-94 o los datos de un pasaporte extranjero.
• Enviar el formulario por correo a USCIS. El I-9 permanece con el empleador.
• Olvidar el Suplemento A cuando un amigo, familiar o traductor ayudó al empleado a completar la Sección 1.

Después de completarlo

El empleado firma la Sección 1 y el empleador o su representante autorizado firma la Sección 2. Con FileIt puedes firmar el PDF impreso a mano o utilizar la firma electrónica opcional. Una vez completadas ambas partes, el formulario está terminado: no se presenta ante ninguna agencia gubernamental.

El empleador conserva el I-9 completado y debe poder ponerlo a disposición para su inspección. Guárdalo de forma segura junto con los suplementos. FileIt guarda el PDF terminado en la bóveda, lo que te proporciona una copia organizada junto a los demás registros del empleado. Si el empleador participa en E-Verify, crea ese caso por su cuenta; FileIt no se conecta a E-Verify.

Si caduca la autorización de empleo del empleado o un documento de la Lista A o de la Lista C, completa la nueva verificación en el Suplemento B antes de que caduque. Si el empleado vuelve a ser contratado en un plazo de tres años o cambia legalmente de nombre, también puedes registrarlo en el Suplemento B.

Form I-9: preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Formulario en blanco (PDF), publicado por U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS): https://www.uscis.gov/sites/default/files/document/forms/i-9.pdf
• Instrucciones y orientación oficiales: https://www.uscis.gov/i-9
• Edición mostrada en esta página: 01/20/25 (expires 05/31/2027) (comprobada el 2026-09-25).

FileIt no está afiliado ni cuenta con el respaldo de U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) ni de ningún gobierno. Esta página explica el formulario en términos generales y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni migratorio. Lee siempre las instrucciones oficiales y comprueba que utilizas la edición que acepta el destinatario. Última revisión de la página: 2026-09-25.

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