Formulaire I-9 — Vérification de l’autorisation d’emploi

Qu’est-ce que Form I-9 ?

Le formulaire I-9, Vérification de l’autorisation d’emploi (Employment Eligibility Verification), est utilisé par les employeurs américains pour vérifier l’identité et l’autorisation d’emploi de chaque personne qu’ils embauchent. Il est publié par les Services de la citoyenneté et de l’immigration des États-Unis (U.S. Citizenship and Immigration Services, USCIS), qui font partie du Département de la sécurité intérieure (Department of Homeland Security). Le nouveau salarié remplit la Section 1 au plus tard le premier jour de travail, et l’employeur remplit la Section 2 dans les trois jours ouvrés suivant l’examen des documents d’identité et d’autorisation de travail du salarié.

Contrairement à la plupart des formulaires administratifs, le formulaire I-9 n’est pas envoyé à l’USCIS. L’employeur le conserve dans ses dossiers et doit pouvoir le produire sur demande. L’édition actuelle est datée du 01/20/25 et affiche une date d’expiration au 05/31/2027 dans l’angle supérieur — cette date concerne la version du formulaire, et non les documents du salarié.

FileIt guide le salarié et l’employeur dans leurs sections respectives, dans un langage clair, puis inscrit les réponses dans le PDF officiel de l’USCIS. Il préremplit le nom, l’adresse et la date de naissance du salarié, ainsi que les coordonnées de l’employeur, à partir des fiches People de votre coffre-fort. Le formulaire terminé est enregistré dans le coffre-fort, et vous pouvez éventuellement l’envoyer pour signature électronique. FileIt n’envoie jamais rien à l’USCIS ni à E-Verify — l’employeur conserve le formulaire rempli.

Qui doit remplir Form I-9 ?

• Toute personne embauchée pour travailler aux États-Unis — y compris les citoyens américains, et pas uniquement les non-citoyens.
• Tout employeur américain, y compris les petites entreprises, qui doit remplir et conserver un formulaire I-9 pour chaque nouvelle embauche.
• Les ménages qui emploient directement une personne, comme une nounou ou un aide à domicile, puisqu’ils sont eux aussi des employeurs.
• Les employeurs qui réembauchent un ancien salarié, et qui peuvent dans certains cas utiliser le Supplement B plutôt qu’un nouveau formulaire.
• Les salariés dont le document d’autorisation de travail expire et qui auront besoin d’une nouvelle vérification dans le Supplement B.
• Toute personne qui aide un salarié à remplir la Section 1 en tant que préparateur ou traducteur, et qui doit remplir le Supplement A.

Quand utiliser Form I-9

• Après l’acceptation d’une offre d’emploi : le salarié remplit la Section 1 au plus tard le premier jour d’emploi, mais pas avant l’acceptation de l’offre.
• Dans les trois jours ouvrés suivant le premier jour de travail du salarié, l’employeur examine les documents et remplit la Section 2.
• Lorsque l’autorisation temporaire de travail d’un salarié expire, l’employeur effectue une nouvelle vérification dans le Supplement B.
• Lorsqu’un ancien salarié est réembauché dans les trois ans suivant la date à laquelle le formulaire I-9 original a été rempli, l’employeur peut utiliser le Supplement B.
• Lorsqu’un salarié fournit la preuve d’un changement légal de nom, ce changement peut être consigné dans le Supplement B.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Le nom légal complet du salarié et tout autre nom de famille utilisé (par exemple, un nom de jeune fille).
• L’adresse personnelle et la date de naissance du salarié.
• Le numéro de sécurité sociale du salarié — facultatif, sauf si l’employeur participe à E-Verify.
• Pour un résident permanent légal : le numéro USCIS ou le numéro A.
• Pour un non-citoyen autorisé à travailler : la date d’expiration de l’autorisation de travail (le cas échéant) et l’un des éléments suivants : un numéro A, un numéro d’admission du formulaire I-94 ou un numéro de passeport étranger accompagné du pays de délivrance.
• Les documents originaux en cours de validité que le salarié choisit de présenter : un document de la Liste A, ou un document de la Liste B accompagné d’un document de la Liste C.
• Le premier jour d’emploi du salarié.
• Le nom et l’adresse de l’entreprise de l’employeur, ainsi que le nom et le titre de la personne qui remplit la Section 2.

Contenu de Form I-9

L’édition 2025 comporte 4 pages. FileIt le demande en 2 parties, et il est signé par Employee et Employer :

1. Section 1: Employee information and attestationEmployee
2. Section 2: Employer review and verificationEmployer

Comment remplir Form I-9, étape par étape

1 Section 1. Informations et déclaration du salarié

Le salarié saisit son nom de famille, son prénom, l’initiale de son deuxième prénom, les autres noms de famille utilisés, son adresse, sa date de naissance et, facultativement, son numéro de sécurité sociale, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Le numéro de sécurité sociale est facultatif, sauf si l’employeur participe à E-Verify.

Le salarié coche ensuite une case pour attester de sa citoyenneté ou de son statut d’immigration : (1) citoyen des États-Unis ; (2) ressortissant non citoyen des États-Unis ; (3) résident permanent légal, avec son numéro USCIS ou numéro A ; ou (4) non-citoyen autorisé à travailler jusqu’à une date d’expiration indiquée (ou N/A si l’autorisation n’expire pas), avec un numéro A, un numéro d’admission du formulaire I-94 ou un numéro de passeport étranger et le pays de délivrance.

Le salarié signe et date la Section 1, attestant sous peine de parjure que les informations sont exactes. Le formulaire indique que la législation fédérale prévoit une peine d’emprisonnement et/ou des amendes en cas de fausses déclarations ou d’utilisation de faux documents.

2 Section 2. Examen et vérification par l’employeur

Dans les trois jours ouvrés suivant le premier jour d’emploi du salarié, l’employeur ou son représentant autorisé examine physiquement les documents originaux du salarié — ou les examine selon une procédure alternative autorisée par le DHS, auquel cas une case doit être cochée. Le salarié peut présenter un document de la Liste A, ou un document de la Liste B et un document de la Liste C.

Pour chaque document, l’employeur inscrit le titre du document, l’autorité émettrice, le numéro du document et sa date d’expiration (le cas échéant). Il est possible d’inscrire jusqu’à trois documents de la Liste A, car certains éléments de la Liste A sont des combinaisons (comme un passeport étranger accompagné du formulaire I-94), ainsi que des informations supplémentaires. L’employeur indique ensuite le premier jour d’emploi du salarié, le nom et le titre du représentant de l’employeur, le nom et l’adresse de l’entreprise, puis signe la certification attestant que les documents semblent authentiques et correspondent au salarié.

3 Listes des documents acceptables

La page 2 du formulaire énumère les documents qui peuvent être acceptés. Les documents de la Liste A établissent à la fois l’identité et l’autorisation d’emploi — par exemple un passeport américain ou une carte-passeport, une carte de résident permanent (formulaire I-551) ou un document d’autorisation d’emploi avec photographie (formulaire I-766). Les documents de la Liste B établissent uniquement l’identité, comme un permis de conduire ou une carte d’identité délivré(e) par un État, et les documents de la Liste C établissent uniquement l’autorisation d’emploi, comme une carte de sécurité sociale sans restriction ou un certificat de naissance américain.

Tous les documents comportant une date d’expiration doivent être en cours de validité, même si les documents dont la validité a été prolongée par l’autorité émettrice sont considérés comme valides. Dans certains cas, un récépissé de remplacement d’un document perdu, volé ou endommagé peut être présenté pendant une période temporaire. Le salarié choisit les documents acceptables qu’il présente — l’employeur ne peut pas en exiger certains.

4 Supplement A, Certification du préparateur et/ou du traducteur pour la Section 1

Si une personne a aidé le salarié à remplir la Section 1 — en la préparant ou en la traduisant — elle doit remplir le Supplement A à la page 3 du formulaire officiel. Chaque préparateur ou traducteur signe une zone de certification distincte avec son nom et son adresse. L’employeur conserve les feuilles de supplément remplies avec le formulaire I-9 du salarié.

5 Supplement B, Nouvelle vérification et réembauche

Le Supplement B (anciennement Section 3) est utilisé ultérieurement, uniquement si le salarié doit faire l’objet d’une nouvelle vérification, est réembauché dans les trois ans suivant la date à laquelle le formulaire I-9 original a été rempli, ou fournit la preuve d’un changement légal de nom. Pour la nouvelle vérification, le salarié peut présenter tout document acceptable de la Liste A ou de la Liste C prouvant que son autorisation d’emploi reste valable. L’employeur utilise une nouvelle section à chaque fois et conserve la page avec le formulaire I-9 original du salarié.

Le formulaire guidé de FileIt couvre les Sections 1 et 2 ; les suppléments figurent dans le PDF officiel pour les employeurs qui en ont besoin.

Erreurs fréquentes à éviter

• Faire remplir la Section 1 au salarié avant l’acceptation d’une offre d’emploi. Elle doit être remplie après l’acceptation de l’offre et au plus tard le premier jour de travail.
• Dire au salarié quels documents apporter. L’avis de non-discrimination du formulaire précise que les employeurs ne peuvent pas indiquer les documents acceptables que le salarié doit présenter.
• Accepter à la fois des documents de la Liste A et des documents des Listes B/C, ou un document de la Liste B sans document de la Liste C. Il faut présenter un document de la Liste A, ou un document de la Liste B accompagné d’un document de la Liste C.
• Accepter des documents expirés. Les documents comportant une date d’expiration doivent être en cours de validité, sauf si leur validité a été prolongée par l’autorité émettrice.
• Ne pas respecter le délai de trois jours ouvrés pour la Section 2 après le premier jour de travail du salarié.
• Laisser vide la case relative à la citoyenneté ou au statut d’immigration, ou cocher la case 4 sans fournir également un numéro A, un numéro I-94 ou les informations relatives à un passeport étranger.
• Envoyer le formulaire à l’USCIS. Le formulaire I-9 reste chez l’employeur.
• Oublier le Supplement A lorsqu’un ami, un proche ou un traducteur a aidé le salarié à remplir la Section 1.

Après l’avoir rempli

Le salarié signe la Section 1 et l’employeur ou son représentant autorisé signe la Section 2. Avec FileIt, vous pouvez signer le PDF imprimé à la main ou utiliser la signature électronique facultative. Une fois les deux parties remplies, le formulaire est terminé — il n’est transmis à aucune administration.

L’employeur conserve le formulaire I-9 rempli et doit pouvoir le mettre à disposition pour inspection. Conservez-le en lieu sûr avec les éventuels suppléments. FileIt enregistre le PDF final dans le coffre-fort, ce qui vous fournit une copie organisée aux côtés des autres dossiers du salarié. Si l’employeur participe à E-Verify, il crée lui-même le dossier correspondant — FileIt ne se connecte pas à E-Verify.

Si l’autorisation de travail du salarié ou un document de la Liste A ou de la Liste C expire, effectuez la nouvelle vérification dans le Supplement B avant son expiration. Si le salarié est réembauché dans les trois ans ou change légalement de nom, vous pouvez également le consigner dans le Supplement B.

Form I-9 : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) : https://www.uscis.gov/sites/default/files/document/forms/i-9.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://www.uscis.gov/i-9
• Édition affichée sur cette page : 01/20/25 (expires 05/31/2027) (vérifiée le 2026-09-25).

FileIt n'est ni affilié à U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) ni à aucune administration, ni approuvé par eux. Cette page présente le formulaire de manière générale et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou en matière d'immigration. Lisez toujours les instructions officielles et vérifiez que vous utilisez l'édition acceptée par le destinataire. Page révisée le 2026-09-25.

Formulaires associés

Tous les formulaires de États-Unis · Tous les formulaires que FileIt peut remplir