Formulario DE 4 (2026): certificado de retenciones de California

¿Qué es Form DE 4?

El Formulario DE 4, el Certificado de exenciones de retención del empleado (Employee's Withholding Allowance Certificate), es la versión propia de California de un certificado de retenciones. El Formulario federal W-4 solo regula la retención del impuesto federal sobre la renta, así que, si trabajas en California, tu empleador también necesita un DE 4 para calcular cuánto Impuesto sobre la Renta Personal de California (Personal Income Tax, PIT) debe descontar de cada nómina. La edición actual es DE 4 Rev. 56 (1-26), emitida por el Departamento de Desarrollo del Empleo de California (California Employment Development Department, EDD).

Es importante completar correctamente el DE 4 en ambos sentidos. Si nunca entregas uno, el formulario indica que tu empleador debe retener como si fueras Soltero con cero exenciones, lo que puede significar que te retengan más impuestos de los necesarios. Si declaras demasiadas exenciones, podrías acabar debiendo impuestos a California al presentar la declaración. Las tres hojas de cálculo del formulario te ayudan a encontrar un punto intermedio: la Hoja de cálculo A cuenta tus exenciones habituales, la Hoja de cálculo B añade exenciones por deducciones detalladas importantes y la Hoja de cálculo C calcula una cantidad fija adicional que se retendrá en cada periodo de pago.

FileIt te permite completar el DE 4 online mediante un formulario guiado. Precumplimenta tu nombre y dirección a partir de los registros de Personas de tu bóveda, hace los cálculos de las hojas de cálculo por ti (incluidas las tablas de tipos impositivos de 2026 impresas en la página 4 del formulario) e introduce tus respuestas en el propio PDF oficial del EDD. El DE 4 terminado se guarda en la carpeta de tu bóveda y, si quieres, puedes enviarlo para firma electrónica. FileIt nunca envía nada al EDD ni a tu empleador: tú entregas el formulario completado directamente a tu empleador.

¿Quién debe completar Form DE 4?

• Nuevos empleados que empiezan un trabajo en el que se retendrá el impuesto estatal sobre la renta de California de sus salarios.
• Empleados actuales de California que quieran cambiar cuánto impuesto estatal se descuenta de cada nómina.
• Cualquier persona cuyo W-4 federal haya cambiado y quiera que sus retenciones de California reflejen su nueva situación: el W-4 ya no se aplica a California.
• Hogares con dos ingresos y personas con más de un trabajo, a quienes el formulario suele recomendar marcar Soltero o Casado (con dos o más ingresos).
• Empleados que no debieron ningún impuesto federal o estatal sobre la renta el año pasado y esperan no deber ninguno este año, y quieren declarar la exención en la línea 3.
• Cónyuges de militares en California únicamente para estar con su cónyuge miembro de las fuerzas armadas bajo órdenes militares, que mantienen su domicilio en otro estado (línea 4).

Cuándo usar Form DE 4

• El primer día o durante la incorporación a un empleador de California, junto con el Formulario federal W-4 y el Formulario I-9.
• Después de un cambio vital que afecte a tus impuestos: matrimonio, divorcio o separación, un nuevo dependiente, que tu cónyuge empiece o deje de trabajar, o que aceptes un segundo trabajo.
• Si tienes previsto detallar deducciones importantes o tienes ingresos no salariales significativos (dividendos, intereses) sobre los que no se retiene nada.
• Antes del 15 de febrero de cada año si quieres seguir declarando la exención: el formulario indica que un DE 4 exento debe renovarse antes de esa fecha.
• Antes del 1 de diciembre si este año no te retienen impuestos federales ni estatales, pero esperas deber impuestos el próximo año: el formulario indica que debes entregar a tu empleador un DE 4 nuevo antes de esa fecha.
• Siempre que compares tus retenciones con el impuesto anual de California que esperas pagar y descubras que son demasiado altas o demasiado bajas.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu nombre legal completo, número de la Seguridad Social y domicilio.
• Tu estado civil a efectos de la declaración: Soltero o Casado (con dos o más ingresos), Casado (un ingreso) o Cabeza de familia.
• El número de dependientes que puedes declarar y si tú o tu cónyuge tiene ceguera (Hoja de cálculo A).
• La declaración del impuesto sobre la renta de residente de California del año pasado (Formulario 540 del FTB), que el formulario sugiere utilizar como modelo para la Hoja de cálculo B.
• Una estimación de tus deducciones detalladas y ajustes a los ingresos, como aportaciones a una IRA o pagos de pensión alimenticia (Hoja de cálculo B).
• Una estimación de tus ingresos no salariales, como dividendos e intereses (Hojas de cálculo B y C).
• Tu salario total estimado de 2026, los créditos fiscales que esperas obtener y lo que ya se te ha retenido este año (Hoja de cálculo C).
• El número de periodos de pago que quedan en el año, si utilizas la Hoja de cálculo C.
• El nombre y la dirección de tu empleador y su número de cuenta de impuestos sobre nóminas del empleador de California de 8 dígitos, si completas la sección del empleador.

Qué contiene Form DE 4

La edición de 2026 tiene 4 páginas. FileIt lo organiza en 7 partes y lo firman Employee:

1. Personal informationEmployee
2. Lines 1–2: Withholding allowances and additional withholdingEmployee
3. Lines 3–4: Exemption from withholdingEmployee
4. Employer's sectionEmployer
5. Worksheet A — Regular withholding allowancesEmployee
6. Worksheet B — Estimated deductionsEmployee
7. Worksheet C — Additional tax withholding and estimated taxEmployee

Cómo completar Form DE 4, paso a paso

1 Datos personales

Introduce tu nombre, segundo nombre y apellidos, número de la Seguridad Social y dirección postal con ciudad, estado y código postal. La casilla del nombre del formulario es pequeña; si tu nombre completo no cabe, utiliza la inicial de tu segundo nombre.

Después, elige tu estado civil a efectos de la declaración. El DE 4 ofrece tres opciones: Soltero o Casado (con dos o más ingresos), Casado (un ingreso) y Cabeza de familia. Si tu cónyuge trabaja o tienes más de un empleo, las instrucciones del formulario recomiendan marcar Soltero o Casado (con dos o más ingresos), porque es habitual que se retenga de menos cuando hay varias nóminas. Las parejas de hecho registradas reciben el mismo trato que los cónyuges a efectos de las retenciones de California.

2 Estado civil: cabeza de familia y personas casadas que viven separadas

Cabeza de familia se aplica a las personas solteras o legalmente separadas que pagan más del 50 por ciento de los costes de mantener un hogar durante todo el año para sí mismas y sus dependientes u otras personas que cumplan los requisitos. Los costes incluyen alquiler, intereses hipotecarios, impuestos sobre la propiedad, seguro de la propiedad, reparaciones, suministros y comida.

Si estás casado pero no vives con tu cónyuge, el formulario te permite marcar Cabeza de familia solo si se cumplen las tres condiciones siguientes: tu cónyuge no vivirá contigo en ningún momento del año, pagas más de la mitad del coste de una vivienda durante todo el año para ti y para un hijo o hijastro que sea tu dependiente, y presentarás una declaración por separado.

3 Hoja de cálculo A: exenciones de retención habituales

La mayoría de las personas empieza por la Hoja de cálculo A. Introduces 1 por ti, 1 por tu cónyuge (si tu cónyuge no declara su propia exención), 1 por tu propia ceguera y 1 por la ceguera de tu cónyuge (con la misma condición), además del número de dependientes, sin contar contigo ni con tu cónyuge. La línea F es el total y se incluye en la línea 1a del DE 4.

Declara tus exenciones con un solo empleador. El formulario indica que las retenciones suelen ser más precisas cuando todas las exenciones se declaran en el DE 4 del trabajo mejor pagado y se declaran cero exenciones en los demás. FileIt suma la Hoja de cálculo A y completa automáticamente la línea 1a.

4 Hoja de cálculo B: deducciones estimadas

Utiliza la Hoja de cálculo B solo si tienes previsto detallar deducciones, declarar ajustes a los ingresos o tienes una cantidad importante de ingresos no salariales sobre los que no se retiene nada. Introduces tus deducciones detalladas estimadas, restas la deducción estándar, añades los ajustes a los ingresos y restas tus ingresos no salariales. Para la edición de 2026, la deducción estándar de la línea 2 es de $5,706 para solteros, casados que presentan declaraciones por separado, matrimonios con dos ingresos o casados con varios empleadores, y de $11,412 para casados que presentan una declaración conjunta con dos o más exenciones, cabezas de familia solteros o viudos o viudas que cumplan los requisitos y tengan dependientes.

Si las deducciones son superiores, obtienes una exención adicional por cada $1,000 (línea 8), que se incluye en la línea 1b. Si tus ingresos no salariales son mayores, las líneas 9 a 11 muestran la diferencia y te remiten a la Hoja de cálculo C. No incluyas las remuneraciones diferidas, los pagos de pensiones cualificadas ni las prestaciones flexibles que se descuentan de tu salario antes de impuestos. FileIt realiza esta hoja de cálculo y completa la línea 1b por ti.

5 Hoja de cálculo C: retención fiscal adicional e impuesto estimado

La Hoja de cálculo C estima tu impuesto de California de todo el año y lo compara con lo que se te retendrá. Introduces los salarios estimados de 2026, los ingresos no salariales, las deducciones y los ajustes; la hoja de cálculo determina tus ingresos imponibles, consulta el impuesto en la tabla de tipos de 2026 correspondiente a tu estado civil, resta $168.30 por cada exención de la Hoja de cálculo A (la cifra de exención personal de 2026) y resta los créditos que correspondan.

En la línea 13 introduces el impuesto ya retenido y el que esperas que se retenga durante el resto del año; el formulario sugiere preguntar a tu empleador cuánto se retendrá por periodo de pago con el estado civil y las exenciones que declaras. Si hay un déficit, la línea 15 lo divide entre los periodos de pago restantes y esa cantidad por nómina se incluye en la línea 2. FileIt consulta la tabla de impuestos, realiza la división y redondea la línea 2 a dólares enteros.

6 Líneas 1a–1c y línea 2: exenciones y retención adicional

La línea 1a contiene tus exenciones habituales de la Hoja de cálculo A, la línea 1b tus exenciones adicionales de la Hoja de cálculo B y la línea 1c el total que declaras. La línea 2 es cualquier cantidad fija adicional que quieras que se retenga en cada periodo de pago, normalmente calculada mediante la Hoja de cálculo C.

El formulario señala que tu empleador no está obligado a retener la cantidad adicional de la línea 2. Si no lo hace, el formulario sugiere utilizar el estado Soltero con cero exenciones para aumentar la retención y pagar impuestos estimados trimestrales mediante el Formulario 540-ES a la Junta de Impuestos de Franquicias.

7 Líneas 3 y 4: exención de la retención

En lugar de las líneas 1 y 2, puedes declarar la exención. La línea 3 es para quienes no debieron impuestos federales ni estatales sobre la renta el año pasado y esperan no deber ninguno este año; también debes completar un Formulario federal W-4, y un DE 4 exento debe renovarse antes del 15 de febrero de cada año.

La línea 4 es la exención para cónyuges de militares conforme a la Ley de Ayuda Civil para Miembros de las Fuerzas Armadas (Service Member Civil Relief Act), modificada por la Ley de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares (Military Spouses Residency Relief Act) y la Ley de Prestaciones para Veteranos y Transición de 2018 (Veterans Benefits and Transition Act of 2018). Se aplica si tu cónyuge es miembro de las fuerzas armadas presente en California bajo órdenes militares, tú estás en California únicamente para estar con tu cónyuge y mantienes tu domicilio en otro estado. Es posible que te pidan demostrarlo. Declara la línea 3 o la línea 4, pero no ambas, y deja en blanco las líneas 1 y 2 si declaras cualquiera de ellas.

8 Firma y fecha del empleado

Firmas y fechas el DE 4, certificando bajo pena de perjurio que no declaras más exenciones de las que te corresponden o que cumples los requisitos para la exención que has declarado. Con FileIt puedes firmar mediante el proceso opcional de firma electrónica o imprimir el PDF terminado y firmarlo a mano, según lo que acepte tu empleador.

9 Sección del empleador

La parte inferior de la página 1 corresponde al empleador: su nombre y dirección y su número de cuenta del impuesto sobre nóminas del empleador de California (un número del EDD de 8 dígitos, que suele escribirse como 123-4567-8). Los empleados pueden dejarla en blanco para que la complete Recursos Humanos. Si gestionas las nóminas de tu propia empresa o de un empleado doméstico, FileIt puede precargar tus datos del empleador a partir de los registros de entidades de tu bóveda.

Errores comunes que debes evitar

• Dar por hecho que tu W-4 federal cubre California. Desde 2020, el W-4 solo sirve para las retenciones federales, así que, sin un DE 4, tu empleador debe utilizar Soltero con cero exenciones.
• Declarar las mismas exenciones en dos trabajos o que ambos cónyuges se declaren mutuamente. Incluye todas las exenciones en el DE 4 del trabajo mejor pagado y cero en los demás.
• Elegir Casado (un ingreso) cuando ambos cónyuges trabajan. El formulario recomienda Soltero o Casado (con dos o más ingresos) para los hogares con dos personas que perciben ingresos.
• Marcar la casilla de exención e introducir también exenciones o una cantidad adicional. Las líneas 3 y 4 sustituyen a las líneas 1 y 2.
• Olvidar renovar un DE 4 exento antes del 15 de febrero: sin uno nuevo, la exención no se mantiene.
• Utilizar la Hoja de cálculo C sin tener en cuenta los impuestos ya retenidos a principios de año, lo que exagera la cantidad adicional necesaria en la línea 2.
• Reutilizar las cifras de las hojas de cálculo de una edición anterior. La deducción estándar, la cantidad por exención y las tablas de tipos impositivos son específicas de la edición de 2026 (Rev. 56).
• Declarar más exenciones de las que te corresponden. El formulario advierte de una multa de $500 por presentar un DE 4 sin fundamento razonable que provoque una menor retención, además de sanciones penales por proporcionar información deliberadamente falsa.

Después de completarlo

Firma y fecha el formulario y entrégalo al equipo de nóminas o de Recursos Humanos de tu empleador. El DE 4 se queda con tu empleador: el formulario no te pide que lo envíes al EDD, aunque el EDD o la Junta de Impuestos de Franquicias pueden exigir a tu empleador que lo presente. Tu empleador lo utiliza junto con las tablas de retenciones de la Guía del empleador de California (California Employer's Guide, DE 44).

Guarda una copia. FileIt guarda el PDF terminado y aplanado en la carpeta de tu bóveda, para que puedas ver exactamente qué estado civil y qué exenciones declaraste si una nómina parece incorrecta o necesitas actualizar el formulario más adelante.

Revisa tus primeras nóminas cuando el DE 4 entre en vigor y compara el impuesto de California retenido con el impuesto que esperas pagar en el año. Presenta un DE 4 nuevo cada vez que cambien tu hogar, tus ingresos o tus deducciones, y antes del 15 de febrero de cada año si declaras la exención.

Form DE 4: preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

• Formulario en blanco (PDF), publicado por California Employment Development Department (EDD): https://edd.ca.gov/siteassets/files/pdf_pub_ctr/de4.pdf
• Instrucciones y orientación oficiales: https://edd.ca.gov/Payroll_Taxes/Forms_and_Publications.htm
• Edición mostrada en esta página: DE 4 Rev. 56 (1-26) (comprobada el 2026-09-25).

FileIt no está afiliado ni cuenta con el respaldo de California Employment Development Department (EDD) ni de ningún gobierno. Esta página explica el formulario en términos generales y no constituye asesoramiento jurídico, fiscal ni migratorio. Lee siempre las instrucciones oficiales y comprueba que utilizas la edición que acepta el destinatario. Última revisión de la página: 2026-09-25.

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