Formulaire DE 4 (2026) — Certificat californien de retenue de l’employé

Qu’est-ce que Form DE 4 ?

Le formulaire DE 4, le certificat d’allocation de retenue de l’employé (Employee's Withholding Allowance Certificate), est la version californienne d’un certificat de retenue. Le formulaire fédéral W-4 ne concerne que la retenue de l’impôt fédéral sur le revenu. Si vous travaillez en Californie, votre employeur a donc également besoin d’un DE 4 pour déterminer le montant d’impôt californien sur le revenu des personnes physiques (Personal Income Tax, PIT) à retenir sur chaque paie. L’édition actuelle est DE 4 Rev. 56 (1-26), publiée par le département du développement de l’emploi de Californie (California Employment Development Department, EDD).

Il est important de remplir correctement le DE 4. Si vous n’en remettez jamais un, le formulaire indique que votre employeur doit retenir l’impôt comme si vous étiez célibataire avec zéro allocation, ce qui peut entraîner une retenue supérieure à vos besoins. Si vous demandez trop d’allocations, vous risquez au contraire de devoir payer un solde d’impôt californien au moment de votre déclaration. Les trois feuilles de calcul du formulaire vous aident à trouver le juste équilibre : la feuille A compte vos allocations ordinaires, la feuille B ajoute les allocations correspondant à d’importantes déductions détaillées et la feuille C calcule un montant forfaitaire supplémentaire à retenir à chaque période de paie.

FileIt vous permet de remplir le DE 4 en ligne à l’aide d’un formulaire guidé. Il préremplit vos nom et adresse à partir des fiches People de votre coffre-fort, effectue les calculs des feuilles de calcul (y compris ceux des barèmes de taux d’imposition 2026 imprimés à la page 4 du formulaire) et reporte vos réponses dans le PDF officiel de l’EDD. Le DE 4 finalisé est enregistré dans le dossier de votre coffre-fort et vous pouvez l’envoyer pour signature électronique si vous le souhaitez. FileIt ne transmet jamais rien à l’EDD ni à votre employeur : vous remettez vous-même le formulaire rempli à votre employeur.

Qui doit remplir Form DE 4 ?

• Les nouveaux employés qui commencent un emploi pour lequel l’impôt sur le revenu de l’État de Californie sera retenu sur leur salaire.
• Les employés californiens actuels qui souhaitent modifier le montant d’impôt de l’État retenu sur chaque paie.
• Toute personne dont le formulaire fédéral W-4 a changé et qui souhaite adapter sa retenue californienne à sa nouvelle situation — le W-4 ne s’applique plus automatiquement à la Californie.
• Les ménages à deux revenus et les personnes ayant plusieurs emplois, auxquelles le formulaire recommande généralement de cocher Célibataire ou Marié (avec deux revenus ou plus).
• Les employés qui n’ont dû payer aucun impôt fédéral ou californien sur le revenu l’année dernière et qui ne prévoient pas d’en devoir cette année, et qui souhaitent demander une exonération à la ligne 3.
• Les conjoints de militaires en Californie uniquement pour vivre avec leur conjoint militaire sous ordres militaires, et qui conservent leur domicile dans un autre État (ligne 4).

Quand utiliser Form DE 4

• Le premier jour ou pendant l’intégration auprès d’un employeur californien, en même temps que le formulaire fédéral W-4 et le formulaire I-9.
• Après un changement de vie qui affecte vos impôts : mariage, divorce ou séparation, nouvelle personne à charge, conjoint qui commence ou cesse de travailler, ou nouvel emploi.
• Si vous prévoyez de détailler d’importantes déductions ou si vous avez des revenus importants ne provenant pas d’un salaire (dividendes, intérêts) sur lesquels aucune retenue n’est effectuée.
• Au plus tard le 15 février de chaque année si vous souhaitez continuer à bénéficier du statut d’exonération — le formulaire indique qu’un DE 4 exonéré doit être renouvelé à cette date.
• Au plus tard le 1er décembre si aucun impôt fédéral ou californien n’est retenu cette année, mais que vous prévoyez de devoir payer un impôt l’année prochaine — le formulaire indique que vous devez alors remettre un nouveau DE 4 à votre employeur.
• Chaque fois que vous comparez vos retenues à votre impôt californien annuel prévu et constatez qu’elles sont trop élevées ou trop faibles.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

• Votre nom légal complet, votre numéro de sécurité sociale et votre adresse personnelle.
• Votre statut de déclaration : Célibataire ou Marié (avec deux revenus ou plus), Marié (un seul revenu) ou Chef de famille.
• Le nombre de personnes à charge que vous pouvez déclarer, et si vous ou votre conjoint êtes aveugle (feuille de calcul A).
• Votre déclaration d’impôt sur le revenu de résident californien de l’année dernière (formulaire FTB 540), que le formulaire suggère d’utiliser comme modèle pour la feuille B.
• Une estimation de vos déductions détaillées et des ajustements du revenu, tels que les versements à un IRA ou les pensions alimentaires (feuille B).
• Une estimation de vos revenus ne provenant pas d’un salaire, tels que les dividendes et les intérêts (feuilles B et C).
• Votre total estimé de salaires pour 2026, les crédits d’impôt prévus et le montant déjà retenu cette année (feuille C).
• Le nombre de périodes de paie restantes dans l’année, si vous utilisez la feuille C.
• Le nom et l’adresse de votre employeur ainsi que son numéro de compte de taxes sur la paie d’employeur californien à 8 chiffres, si vous remplissez la section destinée à l’employeur.

Contenu de Form DE 4

L’édition 2026 comporte 4 pages. FileIt le demande en 7 parties, et il est signé par Employee :

1. Personal informationEmployee
2. Lines 1–2: Withholding allowances and additional withholdingEmployee
3. Lines 3–4: Exemption from withholdingEmployee
4. Employer's sectionEmployer
5. Worksheet A — Regular withholding allowancesEmployee
6. Worksheet B — Estimated deductionsEmployee
7. Worksheet C — Additional tax withholding and estimated taxEmployee

Comment remplir Form DE 4, étape par étape

1 Informations personnelles

Saisissez vos prénom, deuxième prénom et nom, votre numéro de sécurité sociale ainsi que votre adresse avec rue, ville, État et code postal. La case réservée au nom est courte ; si votre nom complet ne tient pas, utilisez l’initiale de votre deuxième prénom.

Choisissez ensuite votre statut de déclaration. Le DE 4 propose trois choix : Célibataire ou Marié (avec deux revenus ou plus), Marié (un seul revenu) et Chef de famille. Si votre conjoint travaille ou si vous avez plusieurs emplois, les instructions du formulaire recommandent de cocher Célibataire ou Marié (avec deux revenus ou plus), car les retenues insuffisantes sont fréquentes lorsque plusieurs paies sont versées. Les partenaires domestiques enregistrés sont traités comme les conjoints pour les retenues californiennes.

2 Statut de déclaration : chef de famille et personnes mariées vivant séparément

Le statut de chef de famille s’adresse aux personnes célibataires ou légalement séparées qui paient plus de 50 % des frais d’entretien d’un logement pendant toute l’année pour elles-mêmes et leurs personnes à charge ou autres personnes admissibles. Ces frais comprennent le loyer, les intérêts hypothécaires, les taxes foncières, l’assurance habitation, les réparations, les charges et la nourriture.

Si vous êtes marié mais ne vivez pas avec votre conjoint, le formulaire vous permet de cocher Chef de famille uniquement si les trois conditions suivantes sont réunies : votre conjoint ne vivra pas avec vous à aucun moment de l’année, vous payez plus de la moitié des frais d’un logement pendant toute l’année pour vous-même et un enfant ou enfant par alliance à votre charge, et vous déposerez une déclaration séparée.

3 Feuille A — Allocations ordinaires de retenue

La feuille A est le point de départ pour la plupart des personnes. Vous inscrivez 1 pour vous-même, 1 pour votre conjoint (si celui-ci ne demande pas sa propre allocation), 1 pour votre propre cécité et 1 pour la cécité de votre conjoint (selon la même règle), ainsi que le nombre de personnes à charge — sans vous compter ni compter votre conjoint. La ligne F donne le total, qui doit être reporté à la ligne 1a du DE 4.

Demandez vos allocations auprès d’un seul employeur. Le formulaire indique que la retenue est généralement la plus précise lorsque toutes les allocations sont demandées sur le DE 4 correspondant à votre emploi le mieux rémunéré et zéro allocation sur les autres. FileIt additionne la feuille A et remplit automatiquement la ligne 1a.

4 Feuille B — Déductions estimées

Utilisez la feuille B uniquement si vous prévoyez de détailler vos déductions, de demander des ajustements du revenu ou de recevoir un montant important de revenus ne provenant pas d’un salaire sur lesquels aucune retenue n’est effectuée. Vous indiquez vos déductions détaillées estimées, soustrayez la déduction standard, ajoutez les ajustements du revenu et soustrayez vos revenus ne provenant pas d’un salaire. Pour l’édition 2026, la déduction standard de la ligne 2 est de $5,706 pour les célibataires, les personnes mariées déposant séparément, les personnes mariées ayant deux revenus ou les personnes mariées ayant plusieurs employeurs, et de $11,412 pour les personnes mariées déposant conjointement avec deux allocations ou plus, les chefs de famille non mariés ou les veufs ou veuves admissibles ayant des personnes à charge.

Si les déductions sont supérieures, vous obtenez une allocation supplémentaire pour chaque tranche de $1,000 (ligne 8), à reporter à la ligne 1b. Si vos revenus ne provenant pas d’un salaire sont plus élevés, les lignes 9 à 11 indiquent la différence et vous renvoient à la feuille C. N’incluez pas les rémunérations différées, les versements de retraite admissibles ni les avantages flexibles prélevés sur votre paie avant impôt. FileIt effectue cette feuille de calcul et remplit la ligne 1b pour vous.

5 Feuille C — Retenue d’impôt supplémentaire et impôt estimé

La feuille C estime votre impôt californien pour l’année entière et le compare au montant qui sera retenu. Vous indiquez vos salaires estimés pour 2026, vos revenus ne provenant pas d’un salaire, vos déductions et vos ajustements ; la feuille détermine votre revenu imposable, recherche l’impôt dans le barème de taux 2026 correspondant à votre statut de déclaration, soustrait $168.30 pour chaque allocation de la feuille A (montant de l’exonération personnelle pour 2026) et soustrait les crédits éventuels.

À la ligne 13, vous indiquez l’impôt déjà retenu et celui qui devrait l’être pendant le reste de l’année — le formulaire suggère de demander à votre employeur le montant qui sera retenu par période de paie selon le statut et les allocations que vous demandez. En cas d’insuffisance, la ligne 15 la divise par le nombre de périodes de paie restantes, et ce montant par paie est reporté à la ligne 2. FileIt effectue la recherche dans le barème et la division, puis arrondit la ligne 2 au dollar près.

6 Lignes 1a à 1c et ligne 2 — Allocations et retenue supplémentaire

La ligne 1a correspond à vos allocations ordinaires de la feuille A, la ligne 1b à vos allocations supplémentaires de la feuille B, et la ligne 1c au total demandé. La ligne 2 correspond à tout montant forfaitaire supplémentaire que vous souhaitez faire retenir à chaque période de paie, généralement calculé à partir de la feuille C.

Le formulaire précise que votre employeur n’est pas tenu de retenir le montant supplémentaire de la ligne 2. S’il refuse, le formulaire suggère d’utiliser le statut Célibataire avec zéro allocation pour augmenter la retenue, et de payer un impôt estimé trimestriel sur le formulaire 540-ES auprès du Franchise Tax Board si cela ne suffit toujours pas.

7 Lignes 3 et 4 — Exonération de retenue

Au lieu de remplir les lignes 1 et 2, vous pouvez demander une exonération. La ligne 3 s’adresse aux personnes qui n’ont dû payer aucun impôt fédéral ou californien sur le revenu l’année dernière et qui ne prévoient pas d’en devoir cette année ; vous devez également remplir un formulaire fédéral W-4, et un DE 4 exonéré doit être renouvelé au plus tard le 15 février de chaque année.

La ligne 4 concerne l’exonération des conjoints de militaires prévue par la loi sur la protection civile des membres des forces armées (Service Member Civil Relief Act), telle que modifiée par la loi sur l’exonération de résidence des conjoints de militaires (Military Spouses Residency Relief Act) et la loi de 2018 sur les prestations et la transition des anciens combattants (Veterans Benefits and Transition Act of 2018). Elle s’applique si votre conjoint est membre des forces armées présent en Californie sous ordres militaires, si vous êtes en Californie uniquement pour vivre avec votre conjoint et si vous conservez votre domicile dans un autre État. Il peut vous être demandé de le prouver. Demandez la ligne 3 ou la ligne 4, mais pas les deux, et laissez les lignes 1 et 2 vierges si vous demandez l’une ou l’autre.

8 Signature et date de l’employé

Vous signez et datez le DE 4, certifiant sous peine de parjure que vous ne demandez pas plus d’allocations que celles auxquelles vous avez droit ou que vous remplissez les conditions de l’exonération demandée. Avec FileIt, vous pouvez signer au moyen du processus facultatif de signature électronique ou imprimer le PDF finalisé et le signer à la main, selon ce que votre employeur accepte.

9 Section de l’employeur

Le bas de la page 1 est réservé à l’employeur : son nom et son adresse, ainsi que son numéro de compte de taxes sur la paie de l’employeur californien (un numéro EDD à 8 chiffres, souvent écrit sous la forme 123-4567-8). Les employés peuvent laisser cette section vierge afin que les ressources humaines la remplissent. Si vous gérez la paie de votre propre entreprise ou d’un employé de maison, FileIt peut préremplir les informations de votre employeur à partir des fiches d’entités de votre coffre-fort.

Erreurs fréquentes à éviter

• Penser que votre W-4 fédéral couvre la Californie. Depuis 2020, le W-4 concerne uniquement les retenues fédérales ; sans DE 4, votre employeur doit donc appliquer le statut Célibataire avec zéro allocation.
• Demander les mêmes allocations auprès de deux employeurs ou demander chacun son conjoint. Placez toutes les allocations sur le DE 4 de votre emploi le mieux rémunéré et zéro sur les autres.
• Choisir Marié (un seul revenu) lorsque les deux conjoints travaillent. Le formulaire recommande Célibataire ou Marié (avec deux revenus ou plus) pour les ménages à deux revenus.
• Cocher la case d’exonération tout en indiquant des allocations ou un montant supplémentaire. Les lignes 3 et 4 remplacent les lignes 1 et 2.
• Oublier de renouveler un DE 4 exonéré au plus tard le 15 février : sans nouveau formulaire, votre exonération ne se prolonge pas.
• Utiliser la feuille C sans tenir compte de l’impôt déjà retenu plus tôt dans l’année, ce qui surestime le montant supplémentaire nécessaire à la ligne 2.
• Réutiliser les chiffres d’une feuille d’une édition précédente. La déduction standard, le montant par allocation et les barèmes de taux d’imposition sont propres à l’édition 2026 (Rev. 56).
• Demander plus d’allocations que celles auxquelles vous avez droit. Le formulaire avertit qu’une amende de $500 peut être appliquée si vous déposez un DE 4 sans motif raisonnable, entraînant une retenue d’impôt moindre, et que des sanctions pénales peuvent s’appliquer en cas de fausses informations fournies volontairement.

Après l’avoir rempli

Signez et datez le formulaire, puis remettez-le au service de paie ou aux ressources humaines de votre employeur. Le DE 4 reste auprès de votre employeur : le formulaire ne vous demande pas de l’envoyer à l’EDD, même si l’EDD ou le Franchise Tax Board peut exiger que votre employeur le produise. Votre employeur l’utilise avec les tables de retenue du guide de l’employeur californien (California Employer's Guide, DE 44).

Conservez une copie. FileIt enregistre le PDF final aplati dans le dossier de votre coffre-fort, afin que vous puissiez vérifier exactement le statut et les allocations demandés si une paie semble incorrecte ou si vous devez mettre à jour le formulaire plus tard.

Vérifiez vos premières paies après la prise d’effet du DE 4 et comparez l’impôt californien retenu à votre impôt prévu pour l’année. Déposez un nouveau DE 4 chaque fois que votre foyer, vos revenus ou vos déductions changent, et au plus tard le 15 février de chaque année si vous demandez le statut d’exonération.

Form DE 4 : questions fréquentes

Sources officielles

• Formulaire vierge (PDF), publié par California Employment Development Department (EDD) : https://edd.ca.gov/siteassets/files/pdf_pub_ctr/de4.pdf
• Instructions et conseils officiels : https://edd.ca.gov/Payroll_Taxes/Forms_and_Publications.htm
• Édition affichée sur cette page : DE 4 Rev. 56 (1-26) (vérifiée le 2026-09-25).

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