Formulaire AP03 : nommer un secrétaire (PDF)

Qu’est-ce que AP03 Appoint a secretary ?

Le formulaire AP03 informe le registre des sociétés britannique (Companies House) qu’une société britannique a nommé une personne comme secrétaire de société. Il concerne uniquement une personne physique : une société ou un cabinet agissant comme secrétaire est nommé au moyen du formulaire AP04, et un administrateur au moyen du formulaire AP01.

Il demande le numéro et le nom de la société, la date de nomination, le nom du secrétaire et les anciens noms utilisés à des fins professionnelles au cours des 20 dernières années, une adresse de correspondance qui apparaîtra dans le registre public, ainsi qu’une case à cocher confirmant que le secrétaire a accepté cette fonction. Une personne habilitée à agir au nom de la société inscrit son nom pour authentifier le formulaire. Aucune signature n’est requise sur cette édition.

FileIt vous guide dans chaque case, vérifie le numéro de société, la date et l’adresse, puis insère vos réponses dans le propre PDF AP03 de Companies House (Version 7.0, 11/25). Les lettres accentuées et d’Europe de l’Est s’impriment correctement. Companies House propose le dépôt en ligne pour cette modification. Si vous avez besoin du formulaire papier, FileIt le prépare et en enregistre une copie dans votre coffre-fort. Vous le téléversez ou l’envoyez vous-même ; FileIt ne dépose jamais rien à votre place.

Qui le remplit: La société : généralement un administrateur, le secrétaire ou un mandataire autorisé
À remettre à: Companies House (le dépôt en ligne est également disponible)
Un formulaire par: Secrétaire individuel nommé
Signature: Aucune : un nom inscrit en caractères d’imprimerie l’authentifie
Registre public: Tout ce qui figure sur le formulaire y apparaît
Édition: AP03 Version 7.0 (11/25)

Qui doit remplir AP03 Appoint a secretary ?

Une société britannique qui nomme une personne comme secrétaire de société.
Une société cotée, qui doit avoir un secrétaire, pour remplacer une personne ayant quitté ses fonctions.
Une société privée dont les statuts exigent un secrétaire, ou qui choisit d’en avoir un.
Les experts-comptables et agents chargés du secrétariat juridique qui déposent le formulaire pour une société cliente.
Pas pour un secrétaire personne morale (utilisez AP04) ni pour un administrateur (utilisez AP01).

Quand utiliser AP03 Appoint a secretary

Après la nomination du secrétaire par la société, afin que le registre public soit à jour.
Lorsque vous ne pouvez pas utiliser le service en ligne de Companies House ou préférez ne pas le faire.
Avec le formulaire TM02 lorsqu’un secrétaire en remplace un autre : TM02 met fin à l’ancienne nomination et AP03 enregistre la nouvelle.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

Le numéro et le nom de la société, exactement tels qu’ils figurent au registre.
La date de nomination.
Le titre du secrétaire (facultatif), tous ses prénoms, son nom de famille et les anciens noms utilisés à des fins professionnelles au cours des 20 dernières années.
Une adresse de correspondance pour le registre public, ou les mots « The company's registered office ».
L’accord du secrétaire pour exercer cette fonction, afin que la société puisse confirmer son consentement.
Le nom de la personne qui authentifie le formulaire.

Contenu de AP03 Appoint a secretary

L’édition 2025 comporte 3 pages. FileIt le demande en 8 parties :

1. Company detailsCompany
2. Date of secretary's appointmentCompany
3. New secretary's detailsSecretary
4. New secretary's service addressSecretary
5. Consent to act as secretaryCompany
6. AuthenticationCompany
7. Additional former namesSecretary
Presenter information (optional)Presenter

Comment remplir AP03 Appoint a secretary, étape par étape

1 Informations sur la société

Saisissez le numéro de société (8 caractères, comme 01234567 ou SC123456) et le nom complet de la société. Les deux doivent correspondre au registre, faute de quoi le formulaire pourrait être renvoyé.

2 Date de nomination

La date à laquelle la société a nommé le secrétaire.

3 Informations sur le nouveau secrétaire

Le titre est facultatif. Indiquez tous les prénoms et le nom de famille, ainsi que les noms précédents (notamment les noms de naissance ou noms après mariage) utilisés à des fins professionnelles au cours des 20 dernières années. S’ils ne tiennent pas sur deux lignes, continuez à la section 7.

4 Adresse de correspondance

Cette adresse apparaît dans le registre public. Il ne s’agit pas nécessairement d’une adresse personnelle, et vous pouvez écrire « The company's registered office » si elle est identique. Si le secrétaire indique ici son adresse personnelle, celle-ci sera publique.

5 Consentement à exercer la fonction

Cochez la case pour confirmer que la personne nommée à la section 3 a accepté d’exercer la fonction de secrétaire de la société.

6 Authentification

La personne qui authentifie le formulaire inscrit son nom en caractères d’imprimerie : un administrateur, le secrétaire, une personne autorisée en vertu de l’article 270 ou 274 de la loi britannique sur les sociétés de 2006 (Companies Act 2006), ou l’un des titulaires de fonction indiqués sur le formulaire. Aucune signature n’est requise.

7 Informations sur le déposant

Coordonnées facultatives de la personne qui envoie le formulaire. Elles sont visibles par toute personne consultant le registre public.

Erreurs fréquentes à éviter

Utiliser AP03 pour un secrétaire personne morale. Il faut utiliser le formulaire AP04.
Oublier de cocher la case de consentement.
Indiquer une adresse personnelle comme adresse de correspondance sans avoir l’intention de la rendre publique.
Indiquer un nom ou un numéro de société qui ne correspond pas au registre.
Oublier les anciens noms utilisés à des fins professionnelles au cours des 20 dernières années.

Après l’avoir rempli

Imprimez le formulaire AP03 et suivez la liste de contrôle figurant sur sa dernière page. Companies House indique que vous pouvez téléverser certains formulaires au lieu de les envoyer par courrier ; si vous l’envoyez par courrier, adressez-le à l’adresse correspondant au lieu où la société est immatriculée (voir gov.uk/companies-house/offices). FileIt ne l’envoie pas à votre place.

Une fois le formulaire accepté par Companies House, le secrétaire apparaît dans la fiche de la société au registre public. Conservez le formulaire rempli ainsi que le procès-verbal ou la résolution du conseil nommant le secrétaire dans le dossier FileIt de la société.

Si les informations concernant le secrétaire changent ultérieurement, il faut utiliser le formulaire CH03. À la fin de la nomination, il faut utiliser le formulaire TM02.

Remplissez AP03 Appoint a secretary en ligne avec FileIt

Choisissez la personne. Sélectionnez quelqu’un dans Personnes et FileIt renseigne son nom, sa date de naissance, son adresse et les autres informations déjà connues.
Répondez à des questions en langage clair. Une partie du formulaire à la fois, avec le texte d’aide officiel à côté de chaque question — 39 champs au total. Vos réponses sont enregistrées au fur et à mesure.
Vérifiez l’aperçu en direct. Voyez vos réponses apparaître sur le véritable formulaire Companies House et laissez FileIt effectuer les calculs des feuilles de travail.
Générez le PDF officiel. FileIt inscrit vos réponses dans le PDF de l’organisme et le classe dans le dossier de cette personne, dans votre coffre-fort.

FileIt remplit le formulaire — il ne le classe ni ne le soumet jamais pour vous. Remettez le formulaire rempli à la personne qui vous l’a demandé, comme l’indiquent ses instructions.

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AP03 Appoint a secretary : questions fréquentes

AP03 permet-il de nommer une société comme secrétaire ?

Non. Le formulaire précise qu’il sert à nommer une personne physique. Un secrétaire personne morale est nommé au moyen du formulaire AP04.

Le secrétaire doit-il signer le formulaire AP03 ?

Non. La société confirme à la section 5 que le secrétaire a accepté d’exercer cette fonction, et le formulaire est authentifié au moyen d’un nom inscrit en caractères d’imprimerie. Aucune signature n’est requise sur cette édition.

Qu’est-ce qu’une adresse de correspondance ?

C’est l’adresse qui apparaît dans le registre public pour le secrétaire. Il ne s’agit pas nécessairement de son adresse personnelle, et le formulaire vous permet d’indiquer à la place « The company's registered office ».

Quels anciens noms dois-je indiquer ?

Le formulaire demande les noms précédents, notamment les noms de naissance ou noms après mariage, utilisés à des fins professionnelles au cours des 20 dernières années. La section 7 permet d’en ajouter d’autres.

Qui peut authentifier le formulaire ?

Le formulaire indique qu’il peut s’agir d’un administrateur, du secrétaire, d’une personne autorisée en vertu de l’article 270 ou 274 de la loi britannique sur les sociétés de 2006 (Companies Act 2006), d’un administrateur judiciaire, d’un administrateur-séquestre, d’un séquestre, d’un gestionnaire-séquestre, d’un séquestre et gestionnaire de la Charity Commission, d’un gestionnaire de CIC ou d’un curateur judiciaire.

Sources officielles

Formulaire vierge (PDF), publié par Companies House : https://assets.publishing.service.gov.uk/media/6912fcbccf24e9250d893ef7/AP03_v7.0-FINAL.pdf
Instructions et conseils officiels : https://www.gov.uk/government/publications/appoint-a-secretary-ap03
Édition affichée sur cette page : AP03, Version 7.0 11/25 (vérifiée le 2026-10-01).

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