Quel est le modèle de formulaire demande de relevé de notes ou de certificat ?
Les services des archives reçoivent des demandes de relevés de notes, de certificats de remplacement et d’attestations de vérification d’anciens élèves du monde entier, parfois des années après leur départ. Avant de communiquer un document, le personnel doit retrouver le bon dossier et confirmer que la personne qui en fait la demande est bien celle qu’elle prétend être.
Ce modèle recueille les noms actuels et antérieurs, la date de naissance, le numéro d’étudiant, les documents demandés, le programme et les années de fréquentation, l’achèvement ou non du programme, le nombre de copies et leur usage, le mode d’envoi des documents, une pièce d’identité avec photo et un justificatif de changement de nom, puis la reconnaissance des frais, une autorisation signée et une signature.
Chaque demande devient un PDF signé dans votre coffre-fort, avec la pièce d’identité jointe, prêt à être traité par l’équipe des archives.
- Idéal pour
- Écoles, collèges, universités et organismes de formation
- Rempli par
- Anciens ou actuels étudiants
- Temps de remplissage
- Environ 5–10 minutes
- Comprend
- Options d’envoi avec adresses conditionnelles, téléversements de pièce d’identité et de justificatif de changement de nom, reconnaissance des frais et autorisation signée
Qui utilise un formulaire demande de relevé de notes ou de certificat ?
- Anciens étudiants ayant besoin d’un relevé de notes officiel pour poursuivre leurs études
- Certificats ou diplômes de remplacement après perte ou détérioration
- Attestations d’inscription ou de diplôme pour les employeurs
- Documents nécessaires à l’immigration ou à l’obtention d’une autorisation professionnelle
- Envoi direct de relevés de notes à un autre établissement
- Demandes d’étudiants dont le nom a changé
Questions de ce formulaire demande de relevé de notes ou de certificat
25 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Nom complet actuel*
- Nom utilisé pendant vos études (s'il est différent)
- Date de naissance*
- Numéro d'étudiant (si vous le connaissez)
- Adresse e-mail*
- Téléphone
2 Dossiers
- De quoi avez-vous besoin ?* Relevé de notes officiel · Relevé de notes non officiel · Duplicata de certificat / diplôme · Attestation d'inscription · Attestation de diplôme ou de qualification · Descriptions des cours
- Formation / cursus suivi*
- Année de début
- Année de départ
- Avez-vous terminé la formation ?* Oui — terminée / diplômé(e) · Non — interrompue avant son terme · Je suis toujours inscrit(e)
- Date d'obtention du diplôme / de fin de formation affichée uniquement si applicable
- Nombre de copies*
- Motif Poursuite d'études · Emploi · Immigration / visa · Autorisation d'exercer · Dossiers personnels · Autre
3 Envoi
- Comment souhaitez-vous recevoir vos documents ?* Électronique — PDF sécurisé par e-mail · Envoi postal à mon adresse · Envoi postal direct à un établissement ou employeur · Retrait en personne
- Envoyer la copie électronique à l'adresse e-mail* affichée uniquement si applicable
- Adresse postale* affichée uniquement si applicable
- Organisme et service destinataires* affichée uniquement si applicable
- Adresse du destinataire* affichée uniquement si applicable
- Date limite
4 Pièce d'identité et autorisation
- Pièce d'identité avec photo*
- Justificatif de changement de nom affichée uniquement si applicable
- Frais*
- Autorisation*
- Signature*
Le formulaire demande de relevé de notes ou de certificat, page par page
1 À propos de vous
Le demandeur indique son nom complet actuel, tout nom utilisé pendant ses études, sa date de naissance et son adresse e-mail, ainsi que, facultativement, son numéro d’étudiant et son numéro de téléphone.
2 Documents
Une liste de contrôle obligatoire couvre les relevés de notes officiels et non officiels, un certificat ou diplôme de remplacement, les attestations d’inscription ou de diplôme et les descriptifs de cours. Le programme est obligatoire, ainsi que les années de début et de fin de fréquentation. Le demandeur indique s’il a terminé le programme — une réponse positive demande la date d’obtention — puis le nombre de copies nécessaires et leur usage.
3 Envoi
Les demandeurs choisissent l’envoi électronique (qui demande une adresse e-mail), l’envoi postal à leur propre adresse (qui demande leur adresse), l’envoi postal à un établissement ou à un employeur (qui demande le nom et l’adresse du destinataire) ou le retrait en personne (qui affiche une note indiquant d’apporter une pièce d’identité et d’autoriser toute personne venant retirer les documents à leur place). Une date facultative permet d’indiquer toute échéance.
4 Identité et autorisation
Une pièce d’identité avec photo est obligatoire. Si un ancien nom a été indiqué, le formulaire demande un justificatif du changement de nom. Une note explique que certains établissements retiennent les documents tant que des frais restent dus. Le demandeur reconnaît les éventuels frais, autorise la remise au destinataire indiqué et signe.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez vos frais au texte d’introduction ou à la déclaration des frais
- Supprimez les types de documents que vous ne délivrez pas
- Ajoutez une liste déroulante de campus ou d’écoles si vous conservez les dossiers de plusieurs établissements
- Classez les demandes dans un dossier par mois pour leur traitement
- Ajoutez votre service des archives aux notifications
- Modifiez les options d’envoi pour les adapter à ce que vous proposez
Conseils pour un meilleur formulaire demande de relevé de notes ou de certificat
- Vérifiez la pièce d’identité par rapport au dossier avant de communiquer quoi que ce soit
- Demandez les anciens noms — c’est la raison la plus fréquente pour laquelle les dossiers sont introuvables
- Confirmez les frais avant le traitement
- Envoyez les relevés de notes électroniques officiels uniquement par un moyen sécurisé
- Conservez un registre de ce qui a été envoyé, de son destinataire et de la date d’envoi
- Informez les demandeurs des délais de traitement dès le départ
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’une demande est envoyée, FileIt l’enregistre au format PDF signé, avec la pièce d’identité et tout justificatif de changement de nom joints, puis la classe dans le dossier de coffre-fort de votre choix. L’équipe des archives est informée et le demandeur peut recevoir une copie.
Le personnel des archives utilise généralement le tableau des réponses pour traiter les demandes par date et par échéance, ainsi que l’exportation CSV pour consigner ce qui a été envoyé, à qui et quand.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de relevé de notes ou de certificat : questions fréquentes
Ce modèle de demande de relevé est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris dans l’offre gratuite.
Pourquoi le formulaire demande-t-il une pièce d’identité avec photo ?
Afin que le service des archives puisse confirmer l’identité du demandeur avant de communiquer les documents.
Les documents peuvent-ils être envoyés directement à un autre établissement ?
Oui. Le choix de l’envoi postal à un établissement ou à un employeur demande le nom et l’adresse du destinataire.
Que se passe-t-il si le nom du demandeur a changé ?
Le formulaire demande le nom utilisé pendant les études et, s’il est indiqué, un justificatif du changement de nom.
Le formulaire permet-il de payer ?
Non. Le demandeur reconnaît les éventuels frais, et vous encaissez le paiement séparément.
Les demandeurs doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Ils remplissent et signent le formulaire depuis un lien, sans compte.