¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de expediente académico o certificado?
Las oficinas de registros reciben solicitudes de expedientes académicos, certificados de sustitución y cartas de verificación de antiguos alumnos de todo el mundo, a menudo años después de que hayan terminado sus estudios. Antes de entregar cualquier documento, el personal debe encontrar el registro correcto y confirmar que la persona que lo solicita es quien dice ser.
Esta plantilla recopila los nombres actuales y anteriores, la fecha de nacimiento, el número de estudiante, los documentos necesarios, el programa y los años de asistencia, si se completó el programa, el número de copias y el motivo, cómo deben entregarse los registros, un documento de identidad con fotografía y la prueba de un cambio de nombre, seguidos de un reconocimiento de las tasas, una autorización de entrega firmada y una firma.
Cada solicitud se convierte en un PDF firmado en tu bóveda, con el documento de identidad adjunto, listo para que el equipo de registros la tramite.
- Ideal para
- Escuelas, centros universitarios, universidades y proveedores de formación
- Lo rellenan
- Estudiantes actuales o antiguos
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 5–10 minutos
- Incluye
- Opciones de entrega con direcciones condicionales, cargas de documentos de identidad y pruebas de cambio de nombre, un reconocimiento de las tasas y una autorización de entrega firmada
¿Quién usa un formulario de solicitud de expediente académico o certificado?
- Antiguos alumnos que necesitan un expediente académico oficial (official transcript) para continuar sus estudios
- Certificados o diplomas de sustitución tras pérdida o deterioro
- Cartas de verificación de matriculación o de titulación para empleadores
- Registros para inmigración u obtención de licencias profesionales
- Envío de expedientes académicos directamente a otra institución
- Solicitudes de estudiantes cuyos nombres han cambiado
Preguntas de este formulario de solicitud de expediente académico o certificado
25 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Nombre completo actual*
- Nombre durante tus estudios (si es diferente)
- Fecha de nacimiento*
- Número de estudiante (si lo sabes)
- Correo electrónico*
- Teléfono
2 Expediente
- ¿Qué necesitas?* Certificado oficial de calificaciones · Certificado no oficial de calificaciones · Certificado / diploma de sustitución · Carta de verificación de matrícula · Carta de verificación del título o reconocimiento · Descripciones de cursos
- Programa / curso estudiado*
- Año en que comenzaste
- Año en que dejaste los estudios
- ¿Completaste el programa?* Sí — lo completé / me gradué · No — dejé los estudios antes de completarlos · Todavía estoy matriculado/a
- Fecha de graduación / finalización solo se pregunta cuando corresponde
- Número de copias*
- Finalidad Continuar los estudios · Empleo · Inmigración / visado · Obtención de licencia profesional · Registros personales · Otro
3 Entrega
- ¿Cómo debemos enviarlo?* Electrónico — PDF seguro por correo electrónico · Enviarlo por correo postal · Enviarlo por correo postal directamente a una institución o empleador · Recogerlo en persona
- Enviar la copia electrónica a* solo se pregunta cuando corresponde
- Dirección postal* solo se pregunta cuando corresponde
- Organización y departamento receptores* solo se pregunta cuando corresponde
- Dirección del destinatario* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha límite
4 Identidad y autorización
- Documento de identidad con foto*
- Justificante del cambio de nombre solo se pregunta cuando corresponde
- Tarifas*
- Autorización*
- Firma*
El formulario solicitud de expediente académico o certificado, página por página
1 Sobre ti
La persona solicitante indica su nombre completo actual, cualquier nombre utilizado durante sus estudios, la fecha de nacimiento y su correo electrónico, con el número de estudiante y el teléfono como datos opcionales.
2 Registros
Una lista de selección obligatoria incluye expedientes académicos oficiales y no oficiales (official and unofficial transcripts), un certificado o diploma de sustitución, cartas de verificación de matriculación o de titulación y descripciones de cursos. El programa es obligatorio, junto con los años de inicio y finalización de los estudios. La persona solicitante indica si completó el programa —si responde que sí, debe indicar la fecha de finalización—, cuántas copias necesita y el motivo.
3 Entrega
La persona solicitante elige la entrega electrónica (que solicita un correo electrónico), el envío postal a su domicilio (que solicita su dirección), el envío postal a una institución o empleador (que solicita el destinatario y su dirección) o la recogida en persona (que muestra una nota sobre llevar un documento de identidad y autorizar a cualquier persona que vaya a recogerlo). Una fecha opcional permite registrar cualquier plazo.
4 Identidad y autorización
Se requiere un documento de identidad con fotografía. Si se ha indicado un nombre anterior, el formulario solicita una prueba del cambio de nombre. Una nota explica que algunas instituciones retienen los registros mientras haya tasas pendientes. La persona solicitante reconoce cualquier tasa, autoriza la entrega al destinatario indicado y firma.
Personaliza la plantilla
- Añade tus tasas al texto de portada o a la declaración de tasas
- Elimina los tipos de documentos que no expidas
- Añade un menú desplegable de campus o centros si conservas registros de varios
- Presenta las solicitudes en una carpeta por mes para tramitarlas
- Añade tu oficina de registros a las notificaciones
- Cambia las opciones de entrega para adaptarlas a lo que ofreces
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de expediente académico o certificado
- Comprueba el documento de identidad con el registro antes de entregar cualquier documento
- Pide a las personas solicitantes sus nombres anteriores: son el motivo más habitual por el que no se encuentran los registros
- Confirma las tasas antes de tramitar la solicitud
- Envía los expedientes académicos electrónicos oficiales únicamente por medios seguros
- Lleva un registro de lo que se envió, a dónde y cuándo
- Informa de antemano a las personas solicitantes sobre los plazos de tramitación
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando se envía una solicitud, FileIt la guarda como un PDF firmado, con el documento de identidad y cualquier prueba de cambio de nombre adjuntos, y la archiva en la carpeta de bóveda que elijas. Se notifica al equipo de registros y la persona solicitante puede recibir una copia.
El personal de registros suele utilizar la tabla de respuestas para tramitar las solicitudes por fecha y plazo, y la exportación CSV para registrar qué se envió, a dónde y cuándo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de expediente académico o certificado: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de solicitud de expediente?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Por qué solicita el formulario un documento de identidad con fotografía?
Para que la oficina de registros pueda confirmar la identidad de la persona solicitante antes de entregar los registros.
¿Se pueden enviar los registros directamente a otra institución?
Sí. Al elegir el envío postal a una institución o empleador, se solicitan el nombre y la dirección del destinatario.
¿Qué ocurre si ha cambiado el nombre de la persona solicitante?
El formulario solicita el nombre utilizado durante los estudios y, si se indica uno, una prueba del cambio de nombre.
¿El formulario permite realizar pagos?
No. La persona solicitante reconoce cualquier tasa y tú cobras el importe por separado.
¿Las personas solicitantes necesitan una cuenta de FileIt?
No. Rellenan y firman el formulario desde un enlace sin necesidad de tener una cuenta.