¿Qué es la plantilla del formulario de matrícula escolar?
Un formulario de matrícula escolar acompaña a una nueva familia por todas las secciones que admisiones necesita para abrir el expediente de un estudiante: sus propios datos, padres y tutores, historial educativo, información médica y de emergencia, y los documentos que lo acreditan todo, en una única secuencia guiada. Está diseñado para sustituir un voluminoso paquete de documentos en papel por algo que los padres puedan completar desde casa.
Un paquete de matrícula en papel se puede rellenar fácilmente de forma incoherente, y tener que reclamar después un certificado de nacimiento o un comprobante de domicilio pendiente ralentiza cada admisión. Un formulario deja claros desde el principio los documentos y campos obligatorios, y solo solicita información adicional —como una orden judicial o apoyo educativo adicional— cuando las propias respuestas de los padres indican que es relevante.
Esta plantilla funciona en la aplicación Forms de FileIt, incluida en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Los padres la completan sin necesidad de tener una cuenta propia de FileIt, y cada matrícula completada —con los documentos adjuntos— se convierte automáticamente en un PDF que se archiva en tu bóveda con el nombre del estudiante.
- Ideal para
- Centros educativos que gestionan la admisión y matrícula de nuevos estudiantes
- Lo completa
- Un padre, madre o tutor legal, en nombre del estudiante
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 15 minutos
- Incluye
- Compatibilidad con dos tutores, ramificaciones para custodia y necesidades de apoyo, carga de documentos e identificación, firma
¿Quién usa un formulario de matrícula escolar?
- Una familia que matricula a un niño por primera vez en un centro escolar
- Un estudiante que se cambia de otro centro a mitad de curso
- Una familia con dos tutores, cada uno con sus propios datos de contacto en el expediente
- Un estudiante que ha recibido apoyo educativo anteriormente o tiene un plan educativo individualizado
- Una familia con un acuerdo de custodia que el centro necesita registrar antes del día de recogida
- Admisiones que recopila los nombres de los hermanos para vincular los expedientes de familias con más de un hijo en el centro
Preguntas de este formulario de matrícula escolar
41 preguntas en 5 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Estudiante
- Nombre legal del estudiante*
- Nombre preferido
- Fecha de nacimiento*
- Género Mujer · Hombre · No binario · Prefiero describirlo · Prefiero no decirlo
- Género (descripción propia) solo se pregunta cuando corresponde
- Nacionalidad
- Idioma(s) que se hablan en casa
- Curso o grado al que solicita la admisión*
- Fecha de inicio preferida*
- Domicilio*
2 Padres y tutores
- Nombre*
- Relación con el estudiante* Madre · Padre · Padrastro o madrastra · Tutor legal · Abuelo o abuela · Familia de acogida · Otra
- Correo electrónico*
- Teléfono móvil*
- ¿Quieres añadir otro padre, madre o tutor?*
- Nombre* solo se pregunta cuando corresponde
- Relación con el estudiante* solo se pregunta cuando corresponde Madre · Padre · Padrastro o madrastra · Tutor legal · Abuelo o abuela · Familia de acogida · Otra
- Teléfono móvil solo se pregunta cuando corresponde
- Correo electrónico solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Existe alguna orden judicial o acuerdo de custodia que la escuela deba conocer?*
- Indica los detalles* solo se pregunta cuando corresponde
3 Historial educativo
- Escuela actual o anterior
- Fechas de asistencia solo se pregunta cuando corresponde
- Motivo de la salida solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Ha recibido el estudiante apoyo educativo o tiene un plan educativo individualizado?*
- ¿Qué apoyo recibe y para qué? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tiene el estudiante hermanos en esta escuela (o que estén solicitando la admisión)?
- Nombres de los hermanos y curso o grado solo se pregunta cuando corresponde
4 Salud y emergencias
- ¿Tiene alguna enfermedad, alergia o medicación habitual?*
- Indica los detalles* solo se pregunta cuando corresponde
- Necesidades alimentarias Ninguna · Vegetariana · Vegana · Halal · Kosher · Sin gluten · Sin lácteos · Sin frutos secos
- Nombre del contacto*
- Relación*
- Teléfono*
5 Documentos y autorizaciones
- Certificado de nacimiento o pasaporte*
- Comprobante de domicilio
- Informe escolar más reciente solo se pregunta cuando corresponde
- Orden judicial o de custodia* solo se pregunta cuando corresponde
- Autorizaciones La escuela puede utilizar fotos de mi hijo en boletines informativos y en su sitio web · Mi hijo puede participar en excursiones a pie por la zona · El personal puede prestar primeros auxilios básicos y ponerse en contacto con los servicios de emergencia si es necesario
- Declaración*
- Firma del padre, madre o tutor*
El formulario matrícula escolar, página por página
1 Estudiante
El formulario solicita el nombre legal del estudiante (tal como aparece en su certificado de nacimiento o pasaporte), un nombre preferido opcional, la fecha de nacimiento, un campo opcional de género que incluye una opción para describirlo, la nacionalidad, los idiomas que se hablan en casa, el curso al que solicita plaza, la fecha de inicio preferida y la dirección del domicilio. Recopilar por separado el nombre legal y el nombre preferido permite respetar tanto los registros del centro como la experiencia diaria del estudiante desde el primer día.
2 Padres y tutores
El nombre, la relación con el estudiante, el correo electrónico y el teléfono móvil del padre, madre o tutor 1 son obligatorios, y «¿Quieres añadir un segundo padre, madre o tutor?» abre un conjunto equivalente de campos para un segundo tutor cuando la familia responde que sí. «¿Hay órdenes judiciales o acuerdos de custodia que el centro deba conocer?» es una pregunta obligatoria, y una respuesta afirmativa abre un campo de detalles que indica quién puede y quién no puede recoger al estudiante: información que la oficina necesita tener a mano, no enterrada en un archivador.
3 Historial educativo
El centro actual o anterior, las fechas de asistencia y el motivo de la salida se aplican a cualquier estudiante que se incorpora desde otro centro, y se dejan en blanco para quien empieza por primera vez. «¿Ha recibido el estudiante apoyo educativo o tiene un plan educativo individualizado?» abre un campo de detalles para describir el apoyo y su finalidad, desde apoyo por dislexia hasta un programa para alumnado superdotado. «¿Tiene el estudiante hermanos en este centro?» abre un campo para sus nombres y curso, lo que ayuda a la oficina a vincular los expedientes familiares.
4 Salud y emergencias
«¿Tiene alguna enfermedad, alergia o medicación habitual?» es una pregunta obligatoria, y una respuesta afirmativa abre un campo detallado sobre la enfermedad, la medicación, la dosis y lo que el personal debe hacer en caso de emergencia. «Necesidades dietéticas» es una lista de casillas para la cocina, y una sección específica de contacto de emergencia —separada de los padres ya indicados— recoge el nombre, la relación y el teléfono de cualquier otra persona a la que se deba llamar si no se puede contactar con un padre o tutor.
5 Documentos y autorización
El certificado de nacimiento o pasaporte es un documento obligatorio que se debe cargar, junto con un comprobante de domicilio opcional, un informe escolar para estudiantes que se cambian de centro y una orden judicial o de custodia obligatoria cuando antes se hayan indicado acuerdos de custodia. Las casillas de autorización cubren el uso de fotografías en boletines, excursiones a pie por la zona y la prestación de primeros auxilios básicos por parte del personal. El padre, la madre o el tutor termina con una declaración que confirma que tiene la responsabilidad parental (parental responsibility) y que la información es verdadera, y la cierra con su firma.
Personaliza la plantilla
- Añade preguntas específicas de cada curso con lógica condicional; por ejemplo, la talla del uniforme solo para los cursos inferiores
- Dirige cada matrícula a una carpeta con el nombre del estudiante, lista para el resto de su expediente escolar
- Desactiva la copia para los padres si tu política de admisiones prefiere que el centro sea el único destinatario
- Añade una fecha límite para cada periodo o curso de admisión
- Ajusta las casillas de autorización para adaptarlas a las políticas de tu centro sobre fotografías y excursiones
- Añade un campo para indicar el idioma preferido en las comunicaciones del centro si tu comunidad es multilingüe
Consejos para mejorar tu formulario matrícula escolar
- Deja claros desde el principio los documentos obligatorios para que las solicitudes no se retrasen esperando un certificado de nacimiento o un comprobante de domicilio
- Trata la información sobre custodia con cuidado y asegúrate de que llegue a quien gestiona la recogida de estudiantes, no solo a admisiones
- Pregunta pronto por las necesidades de apoyo educativo para tener preparados los recursos adecuados antes del primer día del estudiante
- Mantén los datos médicos accesibles para el personal que realmente los necesite en una emergencia
- Confirma rápidamente la recepción de la matrícula, aunque todavía no se haya confirmado una decisión o plaza
- Revisa cada año las casillas de autorización por si han cambiado tus políticas sobre fotografías o excursiones
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto un padre, madre o tutor envía el formulario de matrícula, FileIt lo guarda —incluidos el certificado de nacimiento, el comprobante de domicilio y cualquier otro documento cargado— como un PDF con el nombre del estudiante, y lo archiva en la carpeta de la bóveda que hayas configurado para admisiones. Con las notificaciones al propietario y la copia para los padres activadas de forma predeterminada, tu equipo de admisiones recibe un aviso inmediato y la familia conserva un registro escrito de lo que ha enviado.
A partir de ahí, la mayoría de los centros utiliza la tabla de respuestas para hacer seguimiento de las nuevas matrículas, abrir cada PDF para revisar documentos y necesidades señaladas, como acuerdos de custodia o apoyo educativo, y exportar los datos a CSV para su sistema de información estudiantil. Como indica el mensaje de confirmación, admisiones suele ponerse directamente en contacto para informar de los siguientes pasos.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Matrícula escolar: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de matrícula escolar?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Necesitan los padres una cuenta de FileIt para matricular a su hijo?
No. Los padres completan y envían el formulario únicamente con el enlace que compartes, sin necesitar una cuenta de FileIt en ningún momento.
¿Cómo recibo las matrículas en PDF?
Cada envío, incluidos los documentos cargados, se guarda automáticamente como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, y la lista completa se puede consultar y exportar a CSV desde la tabla de respuestas.
¿Pueden los padres cargar el certificado de nacimiento y otros documentos?
Sí. El certificado de nacimiento o pasaporte es un documento obligatorio, con cargas opcionales para el comprobante de domicilio y el informe escolar, y una carga obligatoria de la orden judicial o de custodia cuando corresponda.
¿Se pueden incluir dos padres o tutores?
Sí. El formulario admite un segundo padre, madre o tutor, con sus propios datos de contacto, cuando la familia indica que hay un segundo tutor que añadir.
¿Cómo se gestiona la información sensible, como los acuerdos de custodia?
FileIt cifra las respuestas en reposo, y tú controlas quién puede acceder en tu centro a la carpeta de la bóveda donde se archivan las matrículas, para que los datos sensibles solo lleguen al personal que los necesita.
¿Puedo editar las preguntas para adaptarlas a nuestro proceso de admisión?
Sí. Puedes editar, añadir o eliminar cualquier pregunta, sección y documento obligatorio en el diseñador.
¿Puedo limitar la matrícula a un periodo de admisión específico?
Sí: puedes establecer una fecha límite que coincida con tu periodo de admisión, o un número máximo de respuestas si el número de plazas está limitado.