ما قالب نموذج التسجيل المدرسي؟
ينقل نموذج التسجيل المدرسي الأسرة الجديدة عبر كل قسم تحتاجه إدارة القبول لإنشاء ملف الطالب: بيانات الطالب نفسه، والوالدان والأوصياء، والسجل التعليمي، والمعلومات الصحية ومعلومات الطوارئ، والمستندات التي تثبت ذلك كله، ضمن تسلسل واحد موجّه. وقد صُمم ليحل محل حزمة الأوراق السميكة بشيء يستطيع الوالد إكماله من المنزل.
من السهل ملء حزمة التسجيل الورقية بطريقة غير متسقة، كما أن طلب شهادة الميلاد أو إثبات العنوان الناقص بعد ذلك يبطئ كل عملية قبول. يوضح النموذج المستندات والحقول المطلوبة منذ البداية، ولا يطلب تفاصيل إضافية — مثل أمر قضائي أو دعم تعليمي إضافي — إلا عندما تشير إجابات الوالد نفسه إلى صلتها بالحالة.
يعمل هذا القالب على تطبيق Forms في FileIt، وهو مشمول في كل حساب من حسابات FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية. يملأ الوالدان النموذج من دون الحاجة إلى امتلاك حساب FileIt خاص بهما، ويصبح كل تسجيل مكتمل — مع إرفاق المستندات المرفوعة — ملف PDF يُحفظ تلقائيًا في خزنتك باسم الطالب.
- الأنسب لـ
- المدارس التي تتعامل مع قبول الطلاب الجدد وتسجيلهم
- يُملئه
- أحد الوالدين أو وصي قانوني، نيابةً عن الطالب
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 15 دقيقة
- يتضمن
- دعم وصيين، وتفرعات الحضانة واحتياجات الدعم، ورفع الهوية والمستندات، والتوقيع
من يستخدم نموذج التسجيل المدرسي؟
- أسرة تسجّل طفلًا يبدأ المدرسة للمرة الأولى
- طالب ينتقل من مدرسة أخرى في منتصف العام الدراسي
- أسرة لديها وصيان، ويحتاج كل منهما إلى حفظ بيانات الاتصال الخاصة به
- طالب تلقى دعمًا تعليميًا سابقًا أو لديه خطة تعليم فردية (individual education plan)
- أسرة لديها ترتيب حضانة تحتاج المدرسة إلى تسجيله قبل يوم استلام الطلاب
- جمع إدارة القبول أسماء الإخوة لربط السجلات لدى الأسر التي لديها أكثر من طفل في المدرسة
أسئلة نموذج التسجيل المدرسي هذا
41 أسئلة على 5 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 الطالب
- الاسم القانوني للطالب*
- الاسم المفضل
- تاريخ الميلاد*
- الجنس أنثى · ذكر · غير ثنائي · أفضل وصفه بنفسي · أفضل عدم الإفصاح
- الجنس (موصوف ذاتيًا) لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الجنسية
- اللغة أو اللغات المستخدمة في المنزل
- الصف الدراسي المطلوب*
- تاريخ البدء المفضل*
- عنوان السكن*
2 الوالدان والأوصياء
- الاسم*
- صلة القرابة بالطالب* الأم · الأب · زوج الأم أو زوجة الأب · الوصي القانوني · الجد أو الجدة · مقدم الرعاية البديلة · أخرى
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف المحمول*
- هل تريد إضافة والد أو وصي ثانٍ؟*
- الاسم* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- صلة القرابة بالطالب* لا يُطرح إلا عند انطباقه الأم · الأب · زوج الأم أو زوجة الأب · الوصي القانوني · الجد أو الجدة · مقدم الرعاية البديلة · أخرى
- الهاتف المحمول لا يُطرح إلا عند انطباقه
- البريد الإلكتروني لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل توجد أي أوامر قضائية أو ترتيبات حضانة ينبغي للمدرسة معرفتها؟*
- يُرجى ذكر التفاصيل* لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 السجل التعليمي
- المدرسة الحالية أو السابقة
- فترة الالتحاق لا يُطرح إلا عند انطباقه
- سبب مغادرة المدرسة لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تلقى الطالب دعمًا تعليميًا أو كانت لديه خطة تعليمية فردية؟*
- ما نوع الدعم؟ ولأي غرض؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل لدى الطالب إخوة في هذه المدرسة (أو يتقدمون إليها)؟
- أسماء الإخوة والصف الدراسي لا يُطرح إلا عند انطباقه
4 الصحة والطوارئ
- هل توجد أي حالات طبية أو حساسية أو أدوية منتظمة؟*
- يُرجى ذكر التفاصيل* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المتطلبات الغذائية لا يوجد · نباتي · نباتي صرف · حلال · كوشر · خالٍ من الغلوتين · خالٍ من منتجات الألبان · خالٍ من المكسرات
- اسم جهة الاتصال*
- صلة القرابة*
- الهاتف*
5 المستندات والموافقات
- شهادة الميلاد أو جواز السفر*
- إثبات عنوان السكن
- أحدث تقرير مدرسي لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الأمر القضائي أو أمر الحضانة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الأذونات يجوز للمدرسة استخدام صور طفلي في النشرات الإخبارية وعلى موقعها الإلكتروني · يجوز لطفلي المشاركة في الرحلات سيرًا على الأقدام في المنطقة المحلية · يجوز للموظفين تقديم الإسعافات الأولية الأساسية والاتصال بخدمات الطوارئ عند الحاجة
- الإقرار*
- توقيع الوالد أو الوصي*
نموذج التسجيل المدرسي، صفحةً صفحةً
1 الطالب
يطلب النموذج الاسم القانوني للطالب (كما يظهر في شهادة الميلاد أو جواز السفر)، واسمًا مفضلًا اختياريًا، وتاريخ الميلاد، وحقلًا اختياريًا للجنس يتضمن خيار الوصف الذاتي، والجنسية، واللغة أو اللغات المستخدمة في المنزل، والسنة أو الصف المطلوب التقديم إليه، وتاريخ البدء المفضل، وعنوان المنزل. يتيح تسجيل الاسم القانوني والاسم المفضل كلٌّ على حدة احترام سجلات المدرسة وتجربة الطالب اليومية منذ اليوم الأول.
2 الوالدان والأوصياء
يجب إدخال اسم الوالد أو الوصي 1، وصلته بالطالب، وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه المحمول، ويفتح سؤال «هل تريد إضافة والد أو وصي ثانٍ؟» مجموعة حقول مماثلة لوصي ثانٍ كلما أجابت الأسرة بنعم. كما أن سؤال «هل توجد أوامر قضائية أو ترتيبات حضانة ينبغي أن تعرفها المدرسة؟» إلزامي، وتؤدي الإجابة بنعم إلى فتح حقل للتفاصيل يوضح من يُسمح له باستلام الطالب ومن لا يُسمح له بذلك — وهي معلومات يحتاجها المكتب في متناول يده، لا مدفونة في خزانة ملفات.
3 السجل التعليمي
تنطبق حقول المدرسة الحالية أو السابقة، وتواريخ الدراسة، وسبب المغادرة على أي طالب ينتقل إلى المدرسة، وتُترك فارغة للطالب الذي يبدأ الدراسة للمرة الأولى. ويفتح سؤال «هل تلقى الطالب دعمًا تعليميًا أو لديه خطة تعليم فردية (individual education plan)؟» حقلًا للتفاصيل يصف الدعم وسببه، بدءًا من دعم عسر القراءة وصولًا إلى برنامج للطلاب الموهوبين. ويفتح سؤال «هل لدى الطالب إخوة في هذه المدرسة؟» حقلًا لأسمائهم وسنتهم أو صفهم، مما يساعد المكتب على ربط سجلات الأسرة.
4 الصحة والطوارئ
يجب الإجابة عن سؤال «هل توجد حالات طبية أو حساسية أو أدوية منتظمة؟»، وتؤدي الإجابة بنعم إلى فتح حقل مفصل يوضح الحالة والدواء والجرعة وما ينبغي للموظفين فعله في حالة الطوارئ. وتأتي المتطلبات الغذائية في شكل قائمة مربعات اختيار للمطبخ، بينما يلتقط قسم مخصص لجهة اتصال الطوارئ — منفصل عن الوالدين المذكورين سابقًا — اسمًا وصلة قرابة ورقم هاتف لأي شخص آخر ينبغي الاتصال به إذا تعذر الوصول إلى أحد الوالدين.
5 المستندات والموافقة
تُعد شهادة الميلاد أو جواز السفر مستندًا إلزاميًا للرفع، إلى جانب إثبات عنوان اختياري، وتقرير مدرسي للطلاب المنتقلين، وأمر قضائي أو أمر حضانة إلزامي كلما تمت الإشارة سابقًا إلى ترتيبات حضانة. وتغطي مربعات اختيار الأذونات استخدام الصور في النشرات الإخبارية، والرحلات المحلية سيرًا على الأقدام، وتقديم الموظفين الإسعافات الأولية الأساسية، ثم ينهي الوالد الطلب بإقرار يؤكد تحمله المسؤولية الأبوية (parental responsibility) وأن المعلومات صحيحة، ويختتمه بتوقيع.
خصّص القالب كما تريد
- أضف أسئلة خاصة بكل سنة باستخدام المنطق الشرطي، مثل مقاسات الزي المدرسي للصفوف الأصغر سنًا فقط
- وجّه كل تسجيل إلى مجلد يحمل اسم الطالب، ليكون جاهزًا لبقية ملفه المدرسي
- عطّل نسخة الوالد الخاصة إذا كانت سياسة القبول لديكم تفضّل أن تكون المدرسة هي المستلم الوحيد
- أضف موعدًا نهائيًا لكل جولة قبول أو سنة تسجيل
- عدّل مربعات اختيار الأذونات لتطابق سياسات مدرستك الخاصة بالصور والرحلات
- أضف حقلًا للغة المفضلة للمراسلات المدرسية إذا كان مجتمعك متعدد اللغات
نصائح لتحسين نموذج التسجيل المدرسي
- اجعل المستندات المطلوبة واضحة منذ البداية حتى لا تتعطل الطلبات بانتظار شهادة الميلاد أو إثبات العنوان
- تعامل مع معلومات الحضانة بعناية، وتأكد من وصولها إلى الشخص المسؤول عن استلام الطلاب، لا إلى إدارة القبول فقط
- اسأل عن الدعم التعليمي مبكرًا حتى تتوفر الموارد المناسبة قبل اليوم الأول للطالب
- احرص على إتاحة التفاصيل الطبية للموظفين الذين يحتاجون إليها فعليًا في حالات الطوارئ
- أكد استلام التسجيل بسرعة، حتى إن لم يُحسم القرار أو المقعد بعد
- راجع مربعات اختيار الأذونات كل عام تحسبًا لتغير سياساتك بشأن الصور أو الرحلات
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
بمجرد أن يرسل أحد الوالدين نموذج التسجيل، يحفظه FileIt — بما في ذلك شهادة الميلاد وإثبات العنوان وأي مستندات أخرى مرفوعة — بصيغة PDF يحمل اسم الطالب، ويضعه في مجلد الخزنة الذي أعددته للقبول. ومع تفعيل إشعار المالك ونسخة للوالد افتراضيًا، يتلقى فريق القبول تنبيهًا فورًا، وتحصل الأسرة على سجل مكتوب بما أرسلته.
بعد ذلك، تستخدم معظم المدارس جدول الاستجابات لتتبع التسجيلات الجديدة، وتفتح كل ملف PDF لمراجعة المستندات والاحتياجات المشار إليها مثل ترتيبات الحضانة أو الدعم التعليمي، وتصدّر التفاصيل إلى CSV لنظام معلومات الطلاب لديها. وكما توضح رسالة التأكيد، تتواصل إدارة القبول عادةً مباشرة بشأن الخطوات التالية.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج التسجيل المدرسي: الأسئلة الشائعة
هل قالب نموذج التسجيل المدرسي هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms ضمن كل حساب من حسابات FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل يحتاج الوالدان إلى حساب FileIt لتسجيل طفلهما؟
لا. يملأ الوالدان النموذج ويرسلانه باستخدام الرابط الذي تشاركه معهما فقط، من دون الحاجة إلى امتلاك حساب FileIt في أي وقت.
كيف أحصل على التسجيلات بصيغة PDF؟
يُحفظ كل إرسال، بما في ذلك المستندات المرفوعة، تلقائيًا بصيغة PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، ويمكن تصفح القائمة الكاملة وتصديرها إلى CSV من جدول الاستجابات.
هل يستطيع الوالدان رفع شهادة الميلاد والمستندات الأخرى؟
نعم. شهادة الميلاد أو جواز السفر مستند إلزامي للرفع، مع إمكانية رفع إثبات العنوان وتقرير مدرسي اختياريًا، ورفع أمر قضائي أو أمر حضانة إلزاميًا عند انطباق الحالة.
هل يمكن إدراج والدين أو وصيين معًا؟
نعم. يدعم النموذج إضافة والد أو وصي ثانٍ مع بيانات الاتصال الخاصة به، عندما تشير الأسرة إلى وجود وصي ثانٍ لإضافته.
كيف تُ处理 المعلومات الحساسة مثل ترتيبات الحضانة؟
يشفّر FileIt الإجابات وهي محفوظة، ويمكنك التحكم في الأشخاص داخل مدرستك الذين يستطيعون الوصول إلى مجلد الخزنة الذي تُحفظ فيه التسجيلات، بحيث تصل التفاصيل الحساسة إلى الموظفين الذين يحتاجون إليها فقط.
هل يمكنني تعديل الأسئلة لتطابق إجراءات القبول لدينا؟
نعم. يمكن تعديل كل سؤال وقسم ومستند مطلوب أو إضافته أو إزالته في المصمم.
هل يمكنني حصر التسجيل في فترة قبول محددة؟
نعم — يمكنك تحديد موعد نهائي يطابق جولة القبول، أو حد أقصى لعدد الاستجابات إذا كان عدد المقبولين محدودًا.