Modèle de rapport d’excursion pour guide

Quel est le modèle de formulaire rapport d’excursion pour guide ?

Les guides savent exactement comment s’est déroulée une excursion : qui n’est pas venu, pourquoi le deuxième arrêt a été supprimé, quel restaurant a fait attendre le groupe, ou encore quel participant s’est foulé la cheville sur les pavés. À moins de tout noter le soir même, la plupart de ces informations se perdent. Ce rapport d’excursion pour guide propose à chaque guide la même courte série de questions à remplir après chaque départ.

Le formulaire commence par les faits : guide, excursion, date, véhicule et partenaire, nombre de participants inscrits par rapport au nombre de participants présents, ainsi que les absences, avec leur nom ou leur référence de réservation. La deuxième page porte sur le déroulement de l’excursion. En cas de départ tardif, le guide indique la cause du retard, et tout changement d’itinéraire doit être expliqué. La météo, une évaluation par étoiles de l’expérience du groupe, les points forts, les pourboires et les ventes supplémentaires sont ensuite renseignés. La dernière page est consacrée à tout ce qui nécessite une action du bureau : incidents, remarques concernant les partenaires, problèmes d’équipement et personnes à recontacter.

Chaque rapport est classé au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les photos et reçus en pièces jointes, afin de constituer un historique de chaque excursion au fil de la saison.

Qui utilise un formulaire rapport d’excursion pour guide ?

• Une entreprise de visites à pied qui recense les absences à relancer ou à facturer selon sa politique
• Un opérateur de sorties en bateau qui suit les changements liés à la météo au fil de la saison
• Une entreprise d’excursions à la journée qui repère un restaurant partenaire régulièrement en retard
• Consigner le malaise d’un participant pendant l’excursion, tant que les détails sont encore frais
• Comparer les ventes supplémentaires et les pourboires entre les guides et les excursions

Questions de ce formulaire rapport d’excursion pour guide

28 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.

Le formulaire rapport d’excursion pour guide, page par page

1 Détails de l’excursion

Le guide indique son nom, l’excursion, la date, l’heure de départ prévue, la langue, le « véhicule, bateau ou équipement utilisé », ainsi que le conducteur ou le deuxième guide, le cas échéant. Deux chiffres permettent d’indiquer le nombre de « participants inscrits » et de « participants présents », tandis qu’une zone de texte recueille les « absences (noms ou références de réservation) ».

2 Déroulement de l’excursion

La question « L’excursion a-t-elle commencé à l’heure ? » est obligatoire. En cas de réponse négative, le guide indique la cause et la durée du retard. Pour l’« itinéraire », il peut choisir entre « s’est déroulé comme prévu », « a été modifié » ou « a été écourté ». Toute réponse autre que « s’est déroulé comme prévu » demande « Qu’est-ce qui a changé et pourquoi ? ». Le guide renseigne la météo, attribue une note par étoiles à la question « Dans quelle mesure le groupe a-t-il apprécié l’excursion ? » et note les points forts ainsi que les commentaires des participants. Deux champs monétaires permettent d’indiquer les pourboires collectés et les ventes supplémentaires, comme les photos, les boissons ou les billets.

3 Problèmes et suivi

La question « Y a-t-il eu un accident, un malaise, une réclamation ou une perte ? » est obligatoire. Une réponse affirmative ouvre une liste de contrôle : blessure ou malaise, réclamation, objet perdu ou trouvé, dommage, comportement, départ anticipé d’un participant, ainsi que la question « Que s’est-il passé et qu’avez-vous fait ? ». Un texte d’aide rappelle aux guides de remplir également le rapport d’incident de l’entreprise si une personne a été blessée.

Des photos ou des reçus peuvent être téléversés, et des champs permettent d’ajouter des remarques sur les partenaires ainsi que sur les problèmes liés à l’équipement ou au véhicule. En cas de réponse affirmative à la question « Le bureau doit-il recontacter quelqu’un ? », le guide indique qui et au sujet de quoi. Il confirme que le rapport est exact au mieux de ses connaissances.

Personnalisez le modèle

• Transformez le champ de l’excursion en liste déroulante contenant vos véritables excursions pour obtenir des rapports plus clairs
• Définissez la devise des pourboires et des ventes supplémentaires
• Supprimez la question sur les pourboires si les guides les conservent et que vous ne les suivez pas
• Ajoutez votre responsable des opérations aux e-mails de notification afin que les incidents soient rapidement signalés
• Classez les rapports dans un dossier par excursion ou par mois

Conseils pour un meilleur formulaire rapport d’excursion pour guide

• Demandez aux guides de l’envoyer avant de quitter le point de rendez-vous ou le véhicule
• Faites le suivi le jour même de tout rapport indiquant qu’une action du bureau est nécessaire
• Utilisez l’exportation CSV pour comparer, excursion par excursion, le nombre de participants inscrits et présents
• Partagez les remarques sur les partenaires avec le lieu ou le restaurant lorsqu’une tendance se dessine
• Utilisez le rapport d’incident concernant les participants pour tout problème grave ; ce formulaire sert uniquement à le signaler

Formulaire Rapport d’excursion pour guide : questions fréquentes

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Les modèles sont un point de départ. Vérifiez que les questions et les formulations concernant le consentement, la confidentialité ou les conditions conviennent à votre situation et aux règles en vigueur dans votre région. Page révisée le 2026-10-01.