Quel est le modèle de formulaire inscription à un planning de repas ?
Lorsqu'une famille accueille un bébé, traverse une hospitalisation ou fait face à un décès, un groupe de discussion se remplit de propositions pour cuisiner. C'est à une seule personne de suivre qui apporte quoi, quel jour, et si quelqu'un a bien pensé à l'allergie aux fruits à coque. Ce formulaire d'inscription à un planning de repas pose à tous les mêmes questions courtes et fournit à l'organisateur une liste claire.
Le formulaire commence par une note sur la famille, que vous modifiez avant de la partager : personnes du foyer, allergies, aliments qu'elles ne mangent pas et lieu où déposer le repas. Les bénévoles choisissent ensuite une date et un créneau de dépôt, puis indiquent ce qu'ils apporteront — repas fait maison, plat à emporter, plats surgelés, courses ou bon de livraison. Toute personne qui apporte de la nourriture précise le menu et coche les allergènes éventuels ; pour un repas fait maison, elle indique également comment le réchauffer et si les plats doivent être rendus.
Avant d'envoyer leur réponse, les bénévoles confirment avoir vérifié que leur repas correspond aux besoins de la famille. Les inscriptions sont enregistrées au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, et le tableau des réponses affiche le planning en un coup d'œil.
- Idéal pour
- Églises, mosquées, synagogues, groupes de parents, voisins et lieux de travail qui soutiennent une famille
- Rempli par
- Amis, voisins et membres de la communauté qui apportent des repas
- Temps de remplissage
- Environ 3 minutes
- Comprend
- Une note personnalisable sur la famille, une date et un créneau de dépôt, une liste du menu et des allergènes, une vérification obligatoire des besoins
Qui utilise un formulaire inscription à un planning de repas ?
- Deux semaines de dîners pour des parents qui viennent d'avoir un bébé
- Repas pour une famille pendant l'hospitalisation ou la convalescence d'un parent après une opération
- Soutien après un décès, organisé par une communauté religieuse
- Un voisin coordonne l'aide destinée à un couple âgé
- Un lieu de travail envoie des repas ou des bons à la famille d'un collègue
Questions de ce formulaire inscription à un planning de repas
13 questions sur 2 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone portable*
- Date à laquelle vous apporterez un repas*
- Heure du dépôt* 4–5 pm · 5–6 pm · 6–7 pm
2 Votre repas
- Qu'apporterez-vous ?* Un repas fait maison · Un plat à emporter ou une commande livrée · Des plats surgelés pour plus tard · Des courses · Un bon pour une livraison de repas
- Quel est le menu ?* affichée uniquement si applicable
- Le repas contient-il l'un des éléments suivants ?* affichée uniquement si applicable Fruits à coque · Produits laitiers · Gluten · Œufs · Poisson ou crustacés · Soja · Aucun de ces éléments
- Environ combien de portions ? affichée uniquement si applicable
- Instructions de réchauffage affichée uniquement si applicable
- Contenants affichée uniquement si applicable Jetables — pas besoin de les retourner · Merci de me retourner ma vaisselle
- Les besoins de la famille*
- Une note pour la famille (facultatif)
Le formulaire inscription à un planning de repas, page par page
1 À propos de vous
Une note en haut de page indique aux bénévoles qui sont les membres de la famille, leurs allergies, les aliments qu'ils ne mangent pas et le fonctionnement du dépôt. L'exemple de note du modèle est là pour être remplacé. Les bénévoles indiquent ensuite leur nom, leur adresse e-mail et leur numéro de mobile, la « Date à laquelle vous apporterez un repas » et une « Heure de dépôt » comprise entre 16 h et 19 h.
2 Votre repas
La question « Qu'apporterez-vous ? » propose un repas fait maison, un plat ou une commande à livrer, des plats surgelés pour plus tard, des courses ou un bon de livraison de repas. Tout choix autre qu'un bon demande « Que contient le menu ? », la liste obligatoire des allergènes « Cela contient-il l'un des éléments suivants ? » (fruits à coque, produits laitiers, gluten, œufs, poisson ou fruits de mer, soja, ou aucun de ces éléments), ainsi qu'une estimation du nombre de portions. Pour un repas fait maison, le formulaire demande aussi les instructions de réchauffage et si les contenants sont jetables ou doivent être rendus.
Chaque bénévole coche une confirmation indiquant qu'il a lu les allergies de la famille et les instructions de dépôt, et qu'il a vérifié que son repas les respecte. Une note facultative destinée à la famille est proposée à la fin.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la note sur la famille par les informations réelles, après les avoir convenues avec elle
- Modifiez les créneaux de dépôt pour les adapter aux habitudes de la famille
- Définissez une date de clôture pour la fin du planning de repas
- Fixez un nombre maximal de réponses correspondant au nombre de repas nécessaires
- Dupliquez le formulaire pour chaque famille que vous soutenez, afin que chacune dispose de son propre lien
- Supprimez certaines options, comme les bons, si la famille préfère les repas faits maison
Conseils pour un meilleur formulaire inscription à un planning de repas
- Demandez à la famille ce dont elle a réellement besoin avant de commencer — parfois, ce sont des courses plutôt que des plats préparés
- Consultez le tableau des réponses tous les deux jours environ pour repérer les jours non couverts et les doublons
- Répartissez les repas : trois par semaine sont souvent plus utiles qu'un repas chaque soir
- Rappelez les allergies aux bénévoles la veille de leur dépôt
- Ne mettez pas l'adresse de la famille dans la note publique — envoyez-la directement aux bénévoles
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque inscription est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort et vous recevez une notification par e-mail. Les bénévoles reçoivent une copie de leur inscription, avec la date et le menu qu'ils ont promis d'apporter.
Triez le tableau des réponses par date pour voir le planning, ou exportez-le au format CSV pour le partager avec la famille ou un coorganisateur. Effectuez une recherche par nom lorsqu'une personne doit changer de jour.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Inscription à un planning de repas : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de planning de repas est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l'emploi de l'application Forms, disponible dans tous les comptes FileIt, y compris avec l'offre gratuite.
Le formulaire empêche-t-il deux personnes de choisir la même date ?
Non. Les dates ne sont pas verrouillées. Le texte d'introduction demande aux bénévoles de choisir une date qui n'est pas encore couverte, et l'organisateur vérifie les éventuels conflits dans le tableau des réponses.
Les bénévoles doivent-ils avoir un compte ?
Non. Partagez le lien dans votre groupe de discussion ou votre newsletter : tout le monde peut s'inscrire.
Où dois-je indiquer l'adresse de la famille ?
Nous vous conseillons de ne pas la mettre dans la note publique du formulaire. Envoyez-la en privé à chaque bénévole après son inscription.
Les bénévoles peuvent-ils offrir un bon au lieu de cuisiner ?
Oui. Le choix d'un bon de livraison de repas permet de passer les questions sur le menu et les allergènes.
Puis-je gérer plusieurs plannings de repas en même temps ?
Oui. Dupliquez le formulaire pour chaque famille afin que ses inscriptions, ses notes et ses liens restent séparés.