Quel est le modèle de formulaire déclaration de cadeaux et d’invitations ?
Les politiques anticorruption et les règles d’éthique demandent généralement au personnel d’enregistrer les cadeaux et invitations dépassant une certaine valeur, qu’ils soient reçus ou offerts. Un formulaire facilite cette démarche et fournit à votre service conformité un relevé cohérent pour chaque entrée.
La personne indique si le cadeau a été reçu ou donné, de quoi il s’agit — cadeau, repas, événement, voyage, bon d’achat, remise ou faveur — ainsi que sa valeur et sa date, et précise de qui il provient ou à qui il a été remis. Pour tout cadeau reçu, elle indique s’il a été accepté, refusé, retourné ou remis à l’organisation. La page consacrée au contexte commercial pose les questions essentielles pour évaluer les risques : la relation avec l’organisation, le statut éventuel d’agent public de l’autre personne, ainsi que l’existence d’un appel d’offres, d’une négociation ou d’une décision en cours la concernant.
Les cadeaux antérieurs provenant de la même partie, l’objet professionnel et toute approbation préalable complètent l’entrée, qui est signée et enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt.
- Idéal pour
- Les équipes conformité, juridiques et RH qui gèrent un registre des cadeaux et invitations
- À remplir par
- Tout salarié, administrateur ou prestataire
- Temps nécessaire
- Environ 3 minutes
- Comprend
- Cadeau donné ou reçu, valeur, résultat, indicateurs concernant les agents publics et les décisions en cours, cadeaux antérieurs, approbation et signature
Qui utilise un formulaire déclaration de cadeaux et d’invitations ?
- Personnel enregistrant le cadeau d’un fournisseur ou un dîner avec un client
- Équipes commerciales enregistrant les invitations offertes à leurs clients
- Personnel des achats déclarant des offres faites pendant un appel d’offres
- Organismes du secteur public tenant un registre des invitations
- Associations enregistrant les cadeaux offerts à leur personnel ou à leurs administrateurs
- Revues de fin d’année du registre exporté au format CSV
Questions de ce formulaire déclaration de cadeaux et d’invitations
26 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À votre sujet
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Intitulé du poste
- Service ou équipe*
- Responsable hiérarchique
2 Le cadeau ou l’invitation
- A-t-il été reçu ou donné ?* Reçu ou proposé à mon intention · Donné ou proposé par moi au nom de l’organisation
- De quoi s’agissait-il ?* Cadeau · Repas ou boissons · Billets ou invitation à un événement · Voyage ou hébergement · Espèces, bon d’achat ou carte-cadeau · Réduction ou faveur personnelle
- Décrivez-le*
- Date à laquelle il a été donné, proposé ou reçu*
- Valeur (par personne, en cas d’invitation)*
- La valeur est-elle… Réelle (d’après un reçu ou un prix) · Estimée
- Qu’en est-il advenu ?* affichée uniquement si applicable Accepté · Refusé · Rendu · Remis, partagé ou donné
- Nom du donateur ou du bénéficiaire*
- Son organisation*
3 Contexte professionnel
- Relation de cette personne avec l’organisation* Client · Fournisseur · Fournisseur ou soumissionnaire potentiel · Partenaire ou agent · Agent public ou fonctionnaire · Autre
- Cette personne est-elle un agent public ou un fonctionnaire ?*
- Un appel d’offres, une négociation, un renouvellement ou une décision les concernant est-il en cours ?*
- Veuillez décrire la situation ainsi que votre rôle dans celle-ci* affichée uniquement si applicable
- Un autre élément a-t-il été donné à cette même personne ou organisation, ou reçu de sa part, au cours des 12 derniers mois ?
- Quoi, quand et quelle valeur approximative ? affichée uniquement si applicable
- Objet professionnel
- A-t-il été approuvé à l’avance ?
- Approuvé par affichée uniquement si applicable
- Reçu, invitation ou photo (facultatif)
4 Déclaration
- Déclaration*
- Signature*
Le formulaire déclaration de cadeaux et d’invitations, page par page
1 À propos de vous
Nom, adresse e-mail professionnelle, fonction, service et responsable hiérarchique.
2 Le cadeau ou l’invitation
Indiquez s’il a été reçu ou donné, son type (avec un champ « Autre »), sa description, sa date, sa valeur et si cette valeur est réelle ou estimée. Pour les éléments reçus, indiquez ce qu’il est devenu : accepté, refusé, retourné ou remis à l’organisation. Le nom du donateur ou du bénéficiaire et celui de son organisation sont obligatoires.
3 Contexte commercial
Indiquez la relation de l’autre partie avec l’organisation, son éventuel statut d’agent public, ainsi que l’existence d’un appel d’offres, d’une négociation, d’un renouvellement ou d’une décision en cours la concernant. Une réponse positive exige d’en préciser les détails et le rôle de cette personne. Indiquez également les cadeaux reçus de la même partie au cours des 12 derniers mois, l’objet professionnel, l’approbation préalable et la personne qui l’a donnée, avec la possibilité d’ajouter un reçu ou une invitation.
4 Déclaration
Une déclaration confirmant que l’entrée est complète, que le cadeau n’a influencé aucune décision commerciale et que la politique a été respectée, ainsi qu’une signature.
Personnalisez le modèle
- Indiquez le seuil de valeur prévu par votre politique dans le texte d’introduction afin que chacun sache quand effectuer une déclaration
- Modifiez la devise du champ de valeur
- Ajoutez une question sur le centre de coûts lorsque l’invitation est offerte
- Orientez les déclarations vers un dossier de registre dans le coffre-fort
- Ajoutez le service conformité ou le secrétaire général aux adresses e-mail de notification
- Ajoutez un lien vers votre politique relative aux cadeaux et invitations dans le texte d’aide
Conseils pour un meilleur formulaire déclaration de cadeaux et d’invitations
- Déclarez également les offres que vous avez refusées : elles montrent que la politique est appliquée
- Enregistrez la valeur par personne pour les repas et les événements
- Soyez particulièrement vigilant avec les agents publics et les appels d’offres, domaines où la plupart des politiques sont les plus strictes
- Examinez régulièrement le registre pour repérer les cadeaux répétés provenant de la même partie
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque déclaration est enregistrée en tant que PDF signé dans le dossier du coffre-fort de votre choix, et vous êtes informé par e-mail. Si la copie destinée au répondant est activée, la personne reçoit son propre PDF.
Le service conformité examine généralement les entrées signalées comme concernant des agents publics ou des décisions en cours, et assure le suivi nécessaire. Le tableau des réponses fait office de registre et peut être exporté au format CSV.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Déclaration de cadeaux et d’invitations : questions fréquentes
Ce modèle de déclaration de cadeaux et d’invitations est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec tous les forfaits, y compris le forfait gratuit.
Les cadeaux refusés doivent-ils être déclarés ?
De nombreuses politiques le demandent. Le formulaire indique si un cadeau a été accepté, refusé, retourné ou remis à l’organisation.
Le formulaire couvre-t-il les invitations que nous offrons à d’autres personnes ?
Oui. Sélectionnez « Donné ou offert par moi » et les mêmes informations seront enregistrées.
Puis-je définir un seuil de valeur ?
Le formulaire n’en impose aucun. Indiquez votre seuil dans le texte d’introduction ou le texte d’aide.
S’agit-il du même document qu’une déclaration de conflit d’intérêts ?
Non. Les intérêts permanents font l’objet d’une déclaration distincte : consultez le modèle de déclaration de conflit d’intérêts.
Le personnel doit-il posséder un compte ?
Non, toute personne disposant du lien peut remplir et signer le formulaire.