Quel est le modèle de formulaire déclaration de conflits d’intérêts (Conflict of Interest Declaration) ?
La plupart des politiques relatives aux conflits d’intérêts (conflict of interest) demandent aux personnes de déclarer leurs intérêts à leur arrivée, à chaque changement et souvent une fois par an. Recueillir ces déclarations par e-mail ou sur papier les rend difficiles à suivre. Ce modèle fournit à chacun le même formulaire et à votre service conformité un PDF signé pour chaque déclaration.
Les personnes n’ayant rien à déclarer peuvent terminer en quelques minutes : une courte note explique ce qui constitue un conflit, elles répondent Non, puis signent. Une réponse Oui ouvre les détails : nature de l’intérêt — financier, activité externe, familial, relation dans la ligne hiérarchique, fonction publique ou participation à une décision — organisation ou personne concernée, description, valeur et date de début, effet possible sur leur travail et manière proposée de le gérer.
Les déclarations sont enregistrées au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt, ce qui facilite la tenue d’un registre et permet de prouver que les déclarations ont été recueillies.
- Idéal pour
- Ressources humaines, conformité et secrétaires généraux ; conseils d’administration d’entreprises, d’organisations caritatives et d’organismes publics
- Rempli par
- Employés, administrateurs, mandataires, prestataires ou bénévoles
- Temps nécessaire
- 2 minutes si rien n’est à déclarer ; environ 10 minutes en présence d’un intérêt
- Comprend
- Motif de la déclaration, parcours « rien à déclarer », types d’intérêts, impact et mesures d’atténuation, ainsi qu’une signature
Qui utilise un formulaire déclaration de conflits d’intérêts (Conflict of Interest Declaration) ?
- Déclarations annuelles dans toute l’organisation
- Nouveaux arrivants et administrateurs nommés déclarant leurs intérêts dès leur arrivée
- Déclaration par les membres du personnel d’un nouvel intérêt en cours d’année
- Comités d’achats confirmant leur indépendance avant un appel d’offres
- Mandataires d’une organisation caritative complétant un registre des intérêts
- Comités de recrutement déclarant leurs relations avec des candidats
Questions de ce formulaire déclaration de conflits d’intérêts (Conflict of Interest Declaration)
20 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Intitulé du poste*
- Service ou équipe
- Supérieur hiérarchique
- Votre fonction* Salarié · Administrateur ou membre du conseil d’administration · Administrateur fiduciaire · Contractant ou consultant · Bénévole
- Pourquoi remplissez-vous cette déclaration ?* Déclaration annuelle · Nouvelle embauche ou nomination · Un nouvel intérêt est apparu · Modification d’un intérêt précédemment déclaré
2 Vos intérêts
- Avez-vous un intérêt à déclarer ?*
- De quel type d’intérêt s’agit-il ?* affichée uniquement si applicable Participation au capital ou intérêt financier dans un fournisseur, un client ou un concurrent · Emploi externe, activité de conseil ou mandat d’administrateur · Un membre de ma famille ou un proche travaille pour l’organisation ou entretient des relations commerciales avec elle · Relation personnelle avec une personne faisant partie de ma ligne hiérarchique · Fonction politique, publique ou dans une association caritative · Participation à une décision ou à un appel d’offres dans lequel j’ai un intérêt personnel
- Organisation ou personne concernée* affichée uniquement si applicable
- Décrivez l’intérêt* affichée uniquement si applicable
- Valeur financière approximative, le cas échéant affichée uniquement si applicable
- Depuis quand ? affichée uniquement si applicable
- Comment cela pourrait-il affecter votre travail ?* affichée uniquement si applicable
- Que proposez-vous pour le gérer ? affichée uniquement si applicable
- En avez-vous discuté avec votre supérieur hiérarchique ? affichée uniquement si applicable
- Pièces justificatives (facultatif) affichée uniquement si applicable
3 Déclaration
- Déclaration*
- Signature*
- Date*
Le formulaire déclaration de conflits d’intérêts (Conflict of Interest Declaration), page par page
1 À propos de vous
Nom, e-mail professionnel, fonction, service, supérieur hiérarchique, statut (employé, administrateur, mandataire, prestataire ou bénévole) et motif de la déclaration — annuelle, à l’arrivée, pour un nouvel intérêt ou un changement.
2 Vos intérêts
Une courte explication de ce qu’est un conflit d’intérêts (conflict of interest), puis une réponse Oui/Non obligatoire. En cas de réponse Oui : type d’intérêt, organisation ou personne concernée, description obligatoire, valeur approximative et date de début, effet possible sur le travail, manière proposée de le gérer, indication qu’il a été discuté ou non avec le supérieur hiérarchique, et téléversement facultatif d’un document.
3 Déclaration
Une déclaration confirmant que le formulaire est complet et que la personne le mettra à jour si sa situation change, ainsi qu’une signature et une date.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez votre propre définition d’un conflit d’intérêts (conflict of interest) et un lien vers votre politique dans le texte d’aide
- Renommez les statuts pour les adapter à votre organisation, par exemple gouverneur ou membre du conseil
- Ajoutez une section de vérification par un responsable dans une copie distincte du formulaire
- Acheminez les déclarations vers un dossier de conformité dans le coffre-fort
- Définissez une date de clôture pour les campagnes de déclaration annuelles
- Ajoutez le secrétaire général comme adresse e-mail de notification
Conseils pour un meilleur formulaire déclaration de conflits d’intérêts (Conflict of Interest Declaration)
- Envoyez le formulaire à tout le monde en même temps pour les campagnes annuelles et utilisez le tableau Réponses pour voir qui l’a rempli
- Encouragez les personnes à déclarer leurs intérêts en cas de doute — une déclaration superflue coûte peu
- Examinez les suggestions de mesures d’atténuation avec le supérieur de la personne plutôt que de les classer sans suite
- Demandez une déclaration mise à jour chaque fois qu’une personne change de fonction
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque déclaration est enregistrée au format PDF signé dans le dossier du coffre-fort de votre choix et le propriétaire du compte est averti. Si la copie au répondant est activée, la personne reçoit son propre PDF signé.
Le service conformité ou les ressources humaines examinent généralement les déclarations comportant des intérêts, conviennent des mesures de gestion à prendre et les consignent dans le registre. L’exportation du tableau Réponses au format CSV permet de voir rapidement qui a effectué sa déclaration.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Déclaration de conflits d’intérêts (Conflict of Interest Declaration) : questions fréquentes
Ce modèle de déclaration de conflits d’intérêts est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec toutes les offres, y compris l’offre gratuite.
Que se passe-t-il si une personne n’a rien à déclarer ?
Elle répond Non et passe directement à la déclaration et à la signature, ce qui consigne qu’aucun intérêt n’a été déclaré.
Peut-on déclarer plusieurs intérêts ?
Le formulaire recueille les détails d’un seul intérêt. Les personnes ayant plusieurs intérêts peuvent tous les décrire dans le champ de description ou envoyer à nouveau le formulaire.
Est-ce la même chose qu’un registre des cadeaux ?
Non. Les cadeaux et invitations sont généralement consignés séparément — consultez le modèle de déclaration des cadeaux et invitations.
Puis-je l’envoyer au conseil d’administration ?
Oui. Envoyez-le par e-mail à chaque administrateur ou partagez un lien.
Les personnes doivent-elles avoir un compte ?
Non, elles peuvent le remplir et le signer depuis le lien.