¿Qué es la plantilla del formulario de declaración de conflictos de intereses?
La mayoría de las políticas sobre conflictos de intereses piden declarar los intereses al incorporarse, cada vez que algo cambia y, a menudo, una vez al año. Recopilar esas declaraciones por email o en papel dificulta su seguimiento. Esta plantilla ofrece a todos el mismo formulario y proporciona al equipo de cumplimiento normativo un PDF firmado por cada persona.
Las personas que no tienen nada que declarar pueden terminar en un par de minutos: una breve nota explica qué se considera un conflicto, responden «No» y firman. Al responder «Sí», se abre el detalle: el tipo de interés —financiero, trabajo externo, familiar, una relación dentro de la línea jerárquica, cargos públicos o participación en una decisión—, la organización o persona implicada, una descripción, el valor y la fecha de inicio, cómo podría afectar a su trabajo y cómo proponen gestionarlo.
Las declaraciones se guardan como PDF firmados en tu bóveda de FileIt, lo que facilita mantener un registro y demostrar que se recopilaron las declaraciones.
- Ideal para
- RR. HH., cumplimiento normativo y secretarías de empresa; consejos de administración de empresas, organizaciones benéficas y organismos públicos
- Lo completan
- Empleados, directivos, patronos, contratistas o voluntarios
- Tiempo de cumplimentación
- 2 minutos si no hay nada que declarar; unos 10 minutos si existe algún interés
- Incluye
- Motivo de la declaración, un recorrido para indicar que no hay nada que declarar, tipos de intereses, impacto y medidas de gestión, además de una firma
¿Quién usa un formulario de declaración de conflictos de intereses?
- Declaraciones anuales en toda la organización
- Nuevas incorporaciones y miembros del consejo que declaran sus intereses al llegar
- Empleados que declaran un nuevo interés a mitad de año
- Comités de contratación que confirman su independencia antes de una licitación
- Patronos de organizaciones benéficas que completan un registro de intereses
- Comités de selección que declaran sus relaciones con candidatos
Preguntas de este formulario de declaración de conflictos de intereses
20 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Puesto*
- Departamento o equipo
- Responsable directo
- Tu función* Empleado · Director o miembro del consejo · Fiduciario · Contratista o consultor · Voluntario
- ¿Por qué completas esta declaración?* Declaración anual · Nueva incorporación o nombramiento · Ha surgido un nuevo interés · Cambio en un interés que declaré anteriormente
2 Tus intereses
- ¿Tienes algún interés que declarar?*
- ¿Qué tipo de interés es?* solo se pregunta cuando corresponde Participación accionarial o interés financiero en un proveedor, cliente o competidor · Empleo externo, consultoría o cargo directivo · Un familiar o amigo cercano trabaja para la organización o hace negocios con ella · Una relación personal con alguien de tu línea jerárquica · Cargo político, público o en una organización benéfica · Participación en una decisión o licitación en la que tengo un interés personal
- Organización o persona implicada* solo se pregunta cuando corresponde
- Describe el interés* solo se pregunta cuando corresponde
- Valor financiero aproximado, si procede solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Desde cuándo? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cómo podría afectar a tu trabajo?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué propones para gestionarlo? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Lo has hablado con tu responsable? solo se pregunta cuando corresponde
- Documentos justificativos (opcional) solo se pregunta cuando corresponde
3 Declaración
- Declaración*
- Firma*
- Fecha*
El formulario declaración de conflictos de intereses, página por página
1 Sobre ti
Nombre, email de trabajo, cargo, departamento, responsable directo, función (empleado, directivo, patrono, contratista o voluntario) y motivo de la declaración: anual, por incorporación, por un nuevo interés o por un cambio.
2 Tus intereses
Una breve explicación de qué es un conflicto de intereses y, después, una respuesta obligatoria de sí/no. Si responde «sí»: tipo de interés, organización o persona implicada, descripción obligatoria, valor aproximado y fecha de inicio, cómo podría afectar a su trabajo, una forma propuesta de gestionarlo, si lo ha tratado con su responsable y la posibilidad opcional de subir un documento.
3 Declaración
Una declaración de que el formulario está completo y de que la persona lo actualizará si cambian las circunstancias, además de una firma y la fecha.
Personaliza la plantilla
- Añade la definición propia de conflicto de tu política y enlaza la política en el texto de orientación
- Cambia el nombre de los cargos para adaptarlos a tu organización, como gobernador o miembro del consejo
- Añade una sección de revisión por parte del responsable en una copia independiente del formulario
- Envía las declaraciones a una carpeta de cumplimiento normativo en la bóveda
- Establece una fecha de cierre para las rondas de declaración anual
- Añade a la secretaría de la empresa como email de notificación
Consejos para mejorar tu formulario declaración de conflictos de intereses
- Envía el formulario a todos a la vez para las rondas anuales y usa la tabla de respuestas para comprobar quién lo ha completado
- Anima a las personas a declarar cuando tengan dudas: una declaración innecesaria cuesta poco
- Revisa las propuestas de gestión con el responsable de la persona en lugar de archivarlas sin más
- Pide una declaración actualizada cada vez que alguien cambie de función
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada declaración se guarda como PDF firmado en la carpeta de la bóveda que elijas y se notifica al titular de la cuenta. Si activas la copia para quien responde, esa persona recibe su propio PDF firmado.
El equipo de cumplimiento normativo o RR. HH. suele revisar las declaraciones con intereses, acordar las medidas de gestión necesarias y registrarlas en el registro de intereses. Exportar la tabla de respuestas a CSV ofrece una visión rápida de quién ha declarado.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Declaración de conflictos de intereses: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de conflictos de intereses?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el gratuito.
¿Qué ocurre si alguien no tiene nada que declarar?
Responde «No» y pasa directamente a la declaración y la firma, que dejan constancia de que no se ha declarado nada.
¿Se puede declarar más de un interés?
El formulario recoge un interés en detalle. Quienes tengan varios pueden describirlos todos en el campo de descripción o enviar el formulario de nuevo.
¿Es lo mismo que un registro de regalos?
No. Los regalos y las atenciones suelen registrarse por separado: consulta la plantilla de declaración de regalos y atenciones.
¿Puedo enviarlo al consejo?
Sí. Envíalo por email a cada directivo o comparte un enlace.
¿Necesitan tener una cuenta?
No, pueden completarlo y firmarlo desde el enlace.