Apakah templat borang pengisytiharan konflik kepentingan?
Kebanyakan dasar konflik kepentingan meminta orang mengisytiharkan kepentingan apabila mereka menyertai organisasi, setiap kali berlaku perubahan dan selalunya sekali setahun. Mengumpulkan pengisytiharan melalui e-mel atau kertas menyukarkan penjejakan. Templat ini memberikan borang yang sama kepada semua orang, serta PDF bertandatangan bagi setiap pengisytiharan untuk tujuan pematuhan.
Mereka yang tiada apa-apa untuk diisytiharkan boleh selesai dalam beberapa minit: nota ringkas menerangkan perkara yang dikira sebagai konflik, mereka menjawab Tidak dan menandatangani borang. Jawapan Ya membuka bahagian terperinci: jenis kepentingan — kewangan, pekerjaan luar, keluarga, hubungan dalam garis pelaporan, peranan awam atau penglibatan dalam sesuatu keputusan — organisasi atau individu yang terlibat, huraian, nilai dan tarikh mula, cara kepentingan itu boleh menjejaskan kerja mereka serta cara yang dicadangkan untuk menguruskannya.
Pengisytiharan disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam peti besi FileIt anda, supaya anda boleh menyelenggara daftar dengan mudah dan menunjukkan bahawa pengisytiharan telah dikumpulkan.
- Sesuai untuk
- Sumber manusia, pematuhan dan setiausaha syarikat; lembaga syarikat, badan amal dan badan awam
- Diisi oleh
- Pekerja, pengarah, pemegang amanah, kontraktor atau sukarelawan
- Masa untuk melengkapkan
- 2 minit jika tiada apa-apa untuk diisytiharkan; kira-kira 10 minit jika ada kepentingan
- Termasuk
- Sebab pengisytiharan, laluan tiada apa-apa untuk diisytiharkan, jenis kepentingan, kesan dan langkah pengurangan risiko, serta tandatangan
Siapa yang menggunakan borang pengisytiharan konflik kepentingan?
- Pengisytiharan tahunan di seluruh organisasi
- Pekerja baharu dan ahli lembaga yang dilantik mengisytiharkan kepentingan ketika menyertai organisasi
- Kakitangan mengisytiharkan kepentingan baharu pada pertengahan tahun
- Panel perolehan mengesahkan kebebasan sebelum sesuatu tender
- Pemegang amanah badan amal melengkapkan daftar kepentingan
- Panel pengambilan pekerja mengisytiharkan hubungan dengan calon
Soalan dalam borang pengisytiharan konflik kepentingan ini
20 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Jawatan*
- Jabatan atau pasukan
- Penyelia langsung
- Kedudukan anda* Pekerja · Pengarah atau ahli lembaga · Pemegang amanah · Kontraktor atau perunding · Sukarelawan
- Mengapakah anda melengkapkan pengisytiharan ini?* Pengisytiharan tahunan · Kakitangan baharu atau pelantikan · Kepentingan baharu telah timbul · Perubahan kepada kepentingan yang pernah saya isytiharkan
2 Kepentingan anda
- Adakah anda mempunyai sebarang kepentingan untuk diisytiharkan?*
- Apakah jenis kepentingan tersebut?* hanya ditanya jika berkenaan Pegangan saham atau kepentingan kewangan dalam pembekal, pelanggan atau pesaing · Pekerjaan luar, perundingan atau jawatan pengarah · Ahli keluarga atau rakan rapat bekerja untuk, atau menjalankan perniagaan dengan, organisasi ini · Hubungan peribadi dengan seseorang dalam garis pelaporan saya · Jawatan politik, awam atau kebajikan · Penglibatan dalam keputusan atau tender yang melibatkan kepentingan peribadi saya
- Organisasi atau individu yang terlibat* hanya ditanya jika berkenaan
- Huraikan kepentingan tersebut* hanya ditanya jika berkenaan
- Anggaran nilai kewangan, jika ada hanya ditanya jika berkenaan
- Sejak bila? hanya ditanya jika berkenaan
- Bagaimanakah perkara ini boleh menjejaskan kerja anda?* hanya ditanya jika berkenaan
- Apakah cadangan anda untuk menguruskannya? hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda telah membincangkan perkara ini dengan penyelia anda? hanya ditanya jika berkenaan
- Dokumen sokongan (pilihan) hanya ditanya jika berkenaan
3 Pengisytiharan
- Pengisytiharan*
- Tandatangan*
- Tarikh*
Borang pengisytiharan konflik kepentingan, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Nama, e-mel kerja, jawatan, jabatan, pengurus atasan, kedudukan (pekerja, pengarah, pemegang amanah, kontraktor atau sukarelawan) dan sebab mereka membuat pengisytiharan — secara tahunan, ketika menyertai organisasi, kerana kepentingan baharu atau perubahan.
2 Kepentingan anda
Penerangan ringkas tentang konflik kepentingan, diikuti jawapan ya/tidak yang wajib. Jika menjawab ya: jenis kepentingan, organisasi atau individu yang terlibat, huraian wajib, anggaran nilai dan tarikh mula, cara kepentingan itu boleh menjejaskan kerja mereka, cara yang dicadangkan untuk menguruskannya, sama ada perkara itu telah dibincangkan dengan pengurus mereka, serta muat naik dokumen secara pilihan.
3 Pengisytiharan
Pernyataan bahawa pengisytiharan telah lengkap dan individu tersebut akan mengemas kininya jika keadaan berubah, diikuti tandatangan dan tarikh.
Ubah suai templat ini
- Tambahkan takrif konflik anda sendiri dalam dasar dan pautkan dasar itu dalam teks panduan
- Namakan semula kedudukan agar sepadan dengan organisasi anda, seperti gabenor atau ahli majlis
- Tambahkan bahagian semakan pengurus pada salinan borang yang berasingan
- Halakan pengisytiharan ke dalam folder pematuhan dalam peti besi
- Tetapkan tarikh tutup bagi pusingan pengisytiharan tahunan
- Tambahkan setiausaha syarikat sebagai e-mel pemberitahuan
Petua untuk borang pengisytiharan konflik kepentingan yang lebih baik
- Hantar borang kepada semua orang serentak untuk pusingan tahunan dan gunakan jadual Respons untuk melihat siapa yang telah melengkapkannya
- Galakkan orang mengisytiharkan kepentingan apabila ragu-ragu — pengisytiharan yang tidak diperlukan tidak mendatangkan banyak kos
- Semak cadangan pengurangan risiko bersama pengurus individu tersebut dan bukannya sekadar memfailkannya
- Minta pengisytiharan yang dikemas kini setiap kali seseorang bertukar peranan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap pengisytiharan disimpan sebagai PDF bertandatangan dalam folder peti besi yang anda pilih dan pemilik akaun akan menerima pemberitahuan. Jika salinan responden diaktifkan, individu tersebut akan menerima PDF bertandatangan mereka sendiri.
Pematuhan atau sumber manusia biasanya menyemak pengisytiharan yang mempunyai kepentingan, bersetuju tentang langkah pengurusan dan merekodkannya dalam daftar. Mengeksport jadual Respons ke CSV memberikan gambaran pantas tentang siapa yang telah membuat pengisytiharan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pengisytiharan konflik kepentingan: soalan lazim
Adakah templat konflik kepentingan ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dengan aplikasi Forms FileIt dalam setiap pelan, termasuk pelan percuma.
Bagaimana jika seseorang tiada apa-apa untuk diisytiharkan?
Mereka menjawab Tidak dan terus ke bahagian pengisytiharan serta tandatangan, yang merekodkan bahawa tiada apa-apa telah diisytiharkan.
Bolehkah lebih daripada satu kepentingan diisytiharkan?
Borang ini merekodkan satu kepentingan secara terperinci. Mereka yang mempunyai beberapa kepentingan boleh menerangkan kesemuanya dalam kotak huraian atau menghantar borang sekali lagi.
Adakah ini sama seperti daftar hadiah?
Tidak. Hadiah dan layanan biasanya direkodkan secara berasingan — lihat templat pengisytiharan hadiah dan layanan.
Bolehkah saya menghantarnya kepada lembaga?
Ya. Hantar melalui e-mel kepada setiap pengarah atau kongsikan pautan.
Adakah orang ramai memerlukan akaun?
Tidak, mereka boleh melengkapkan dan menandatanganinya melalui pautan.