Apakah templat borang pengisytiharan hadiah & hospitaliti?
Dasar antirasuah dan etika biasanya meminta kakitangan merekodkan hadiah dan hospitaliti melebihi nilai tertentu — sama ada yang diterima atau diberikan. Borang memudahkan proses ini dan menyediakan rekod yang konsisten bagi setiap catatan untuk tujuan pematuhan.
Pengisytihar menyatakan sama ada hadiah itu diterima atau diberikan, jenisnya — hadiah, hidangan, acara, perjalanan, baucar, diskaun atau layanan istimewa — serta nilai dan tarikhnya, dan siapa yang memberinya atau menerimanya. Bagi apa-apa yang diterima, mereka merekodkan sama ada ia diterima, ditolak, dipulangkan atau diserahkan. Bahagian konteks perniagaan mengemukakan soalan yang paling penting untuk risiko: hubungan dengan organisasi, sama ada pihak satu lagi ialah pegawai awam, dan sama ada terdapat tender terbuka, rundingan atau keputusan yang sedang berjalan dan melibatkan mereka.
Hadiah terdahulu daripada pihak yang sama, tujuan perniagaan dan sebarang kelulusan terdahulu melengkapkan catatan tersebut, yang ditandatangani dan disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda.
- Sesuai untuk
- Pasukan pematuhan, undang-undang dan HR yang menguruskan daftar hadiah dan hospitaliti
- Diisi oleh
- Mana-mana pekerja, pengarah atau kontraktor
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 3 minit
- Termasuk
- Diberi atau diterima, nilai, hasil, penanda pegawai awam dan keputusan tertangguh, hadiah terdahulu, kelulusan dan tandatangan
Siapa yang menggunakan borang pengisytiharan hadiah & hospitaliti?
- Kakitangan merekodkan hadiah daripada pembekal atau makan malam bersama pelanggan
- Pasukan jualan merekodkan hospitaliti yang ditawarkan kepada pelanggan
- Kakitangan perolehan mengisytiharkan tawaran yang dibuat semasa tender
- Badan sektor awam menyelenggara daftar hospitaliti
- Badan amal merekodkan hadiah yang ditawarkan kepada kakitangan atau pemegang amanah
- Semakan daftar pada akhir tahun yang dieksport ke CSV
Soalan dalam borang pengisytiharan hadiah & hospitaliti ini
26 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel kerja*
- Jawatan
- Jabatan atau pasukan*
- Pengurus langsung
2 Hadiah atau hospitaliti tersebut
- Adakah ia diterima atau diberikan?* Diterima atau ditawarkan kepada saya · Diberikan atau ditawarkan oleh saya bagi pihak organisasi
- Apakah bentuknya?* Hadiah · Jamuan atau minuman · Tiket atau jemputan ke acara · Perjalanan atau penginapan · Wang tunai, baucar atau kad hadiah · Diskaun atau layanan peribadi
- Huraikannya*
- Tarikh diberikan, ditawarkan atau diterima*
- Nilai (setiap orang, jika hospitaliti)*
- Adakah nilai itu… Sebenar (berdasarkan resit atau harga) · Anggaran
- Apakah yang berlaku kepadanya?* hanya ditanya jika berkenaan Diterima · Ditolak · Dipulangkan · Diserahkan, dikongsi atau didermakan
- Nama pemberi atau penerima*
- Organisasi mereka*
3 Konteks perniagaan
- Hubungan mereka dengan organisasi* Pelanggan atau klien · Pembekal · Pembekal atau pembida berpotensi · Rakan kongsi atau ejen · Pegawai awam atau pengawal selia · Lain-lain
- Adakah orang tersebut seorang pegawai awam atau kakitangan kerajaan?*
- Adakah terdapat tender terbuka, rundingan, pembaharuan atau keputusan yang sedang berlangsung dan melibatkan mereka?*
- Sila huraikan perkara tersebut dan peranan anda di dalamnya* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah apa-apa lagi diberikan kepada atau diterima daripada pihak yang sama dalam tempoh 12 bulan yang lalu?
- Apakah yang diberikan atau diterima, bila dan anggaran nilainya? hanya ditanya jika berkenaan
- Tujuan perniagaan
- Adakah ia diluluskan terlebih dahulu?
- Diluluskan oleh hanya ditanya jika berkenaan
- Resit, jemputan atau foto (pilihan)
4 Pengisytiharan
- Pengisytiharan*
- Tandatangan*
Borang pengisytiharan hadiah & hospitaliti, halaman demi halaman
1 Mengenai anda
Nama, e-mel kerja, jawatan, jabatan dan penyelia terus.
2 Hadiah atau hospitaliti
Sama ada ia diterima atau diberikan, jenisnya (dengan ruang untuk jenis lain), keterangan, tarikh, nilai dan sama ada nilai itu sebenar atau anggaran. Bagi item yang diterima, nyatakan apa yang berlaku kepadanya — diterima, ditolak, dipulangkan atau diserahkan. Pemberi atau penerima serta organisasinya wajib dinyatakan.
3 Konteks perniagaan
Hubungan pihak satu lagi dengan organisasi, sama ada mereka pegawai awam, dan sama ada terdapat tender terbuka, rundingan, pembaharuan atau keputusan yang sedang berjalan dan melibatkan mereka — jawapan ya memerlukan butiran mengenainya serta peranan individu tersebut. Hadiah daripada pihak yang sama dalam tempoh 12 bulan terakhir, tujuan perniagaan, kelulusan terdahulu dan pihak yang meluluskannya, serta muat naik resit atau jemputan secara pilihan.
4 Pengisytiharan
Pernyataan bahawa catatan itu lengkap, hadiah tersebut tidak mempengaruhi sebarang keputusan perniagaan dan dasar telah dipatuhi, serta tandatangan.
Ubah suai templat ini
- Nyatakan ambang nilai dalam dasar anda pada teks pengenalan supaya orang tahu bila perlu mengisytiharkannya
- Tukar mata wang pada medan nilai
- Tambah soalan tentang pusat kos apabila hospitaliti diberikan
- Salurkan pengisytiharan ke dalam folder daftar dalam peti besi
- Tambahkan pematuhan atau setiausaha syarikat sebagai e-mel pemberitahuan
- Pautkan dasar hadiah dan hospitaliti anda dalam teks bantuan
Petua untuk borang pengisytiharan hadiah & hospitaliti yang lebih baik
- Isytiharkan juga tawaran yang anda tolak — ini menunjukkan dasar tersebut berfungsi
- Rekodkan nilai bagi setiap orang untuk hidangan dan acara
- Berikan perhatian tambahan terhadap pegawai awam dan tender terbuka, yang biasanya tertakluk pada dasar paling ketat
- Semak daftar secara berkala untuk mengenal pasti hadiah berulang daripada pihak yang sama
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap pengisytiharan disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dalam folder peti besi yang anda pilih, dan anda dimaklumkan melalui e-mel. Jika salinan responden diaktifkan, individu tersebut akan menerima PDF sendiri.
Pasukan pematuhan biasanya menyemak catatan yang ditandai melibatkan pegawai awam atau keputusan yang masih belum dibuat, dan membuat susulan jika perlu. Jadual Respons berfungsi sebagai daftar itu sendiri dan boleh dieksport ke CSV.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Pengisytiharan hadiah & hospitaliti: soalan lazim
Adakah templat hadiah dan hospitaliti ini percuma?
Ya. Ia disertakan dengan aplikasi Forms FileIt untuk setiap pelan, termasuk pelan percuma.
Perlukah hadiah yang ditolak diisytiharkan?
Banyak dasar memintanya. Borang ini merekodkan sama ada hadiah diterima, ditolak, dipulangkan atau diserahkan.
Adakah ia meliputi hospitaliti yang kami berikan kepada orang lain?
Ya. Pilih "Diberikan atau ditawarkan oleh saya" dan butiran yang sama akan direkodkan.
Bolehkah saya menetapkan ambang nilai?
Borang ini tidak menguatkuasakannya. Nyatakan ambang anda dalam teks pengenalan atau teks bantuan.
Adakah ini sama dengan pengisytiharan konflik kepentingan?
Tidak. Kepentingan berterusan diisytiharkan secara berasingan — lihat templat pengisytiharan konflik kepentingan.
Adakah kakitangan memerlukan akaun?
Tidak, sesiapa sahaja yang mempunyai pautan boleh melengkapkan dan menandatanganinya.