ما قالب نموذج إقرار الهدايا والضيافة؟
تطلب سياسات مكافحة الرشوة والأخلاقيات عادةً من الموظفين تسجيل الهدايا والضيافة التي تتجاوز قيمة معينة، سواء ما يستلمونه أو ما يقدمونه. ويجعل النموذج ذلك سهلًا، كما يمنح فريق الالتزام سجلًا موحدًا لكل إدخال.
يحدد الشخص ما إذا كانت الهدية قد استُلمت أو قُدّمت، وماهيتها — هدية أو وجبة أو فعالية أو سفر أو قسيمة أو خصم أو مجاملة — وقيمتها وتاريخها، ومن قُدّمت منه أو إليه. وبالنسبة إلى أي شيء مستلَم، يسجل ما إذا كان قد قُبل أو رُفض أو أُعيد أو سُلّم. وتطرح صفحة سياق العمل الأسئلة الأهم لتقييم المخاطر: طبيعة العلاقة مع المؤسسة، وما إذا كان الطرف الآخر مسؤولًا عموميًا، وما إذا كان هناك عطاء أو تفاوض أو قرار مفتوح يشمله.
تُستكمل البيانات بتسجيل الهدايا السابقة من الطرف نفسه، والغرض التجاري، وأي موافقة مسبقة، ثم يُوقّع الإدخال ويُحفظ بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك.
- مناسب لـ
- فرق الالتزام والشؤون القانونية والموارد البشرية التي تدير سجلًا للهدايا والضيافة
- يُعبّئه
- أي موظف أو مدير أو متعاقد
- مدة الإكمال
- نحو 3 دقائق
- يشمل
- ما قُدّم أو استُلم، والقيمة، والنتيجة، ومؤشرات المسؤول العمومي والقرار المعلّق، والهدايا السابقة، والموافقة والتوقيع
من يستخدم نموذج إقرار الهدايا والضيافة؟
- تسجيل الموظفين هدية من مورّد أو عشاء مع عميل
- تسجيل فرق المبيعات للضيافة التي قدموها للعملاء
- إقرار موظفي المشتريات بالعروض المقدمة أثناء عطاء
- احتفاظ الجهات التابعة للقطاع العام بسجل للضيافة
- تسجيل الجمعيات الخيرية للهدايا المقدمة إلى الموظفين أو الأمناء
- مراجعات نهاية العام للسجل المُصدَّر إلى CSV
أسئلة نموذج إقرار الهدايا والضيافة هذا
26 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 نبذة عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- المسمى الوظيفي
- الإدارة أو الفريق*
- المدير المباشر
2 الهدية أو الضيافة
- هل تم تلقيها أم تقديمها؟* تم تلقيها أو عرضها عليّ · قدّمتها أو عرضتها نيابةً عن المؤسسة
- ما طبيعتها؟* هدية · وجبة أو مشروبات · تذاكر أو دعوة إلى فعالية · سفر أو إقامة · نقد أو قسيمة أو بطاقة هدايا · خصم أو مجاملة شخصية
- صِفها*
- تاريخ تقديمها أو عرضها أو تلقيها*
- القيمة (للفرد، إذا كانت ضيافة)*
- هل القيمة… فعلية (استنادًا إلى إيصال أو سعر) · تقديرية
- ماذا حدث لها؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه قُبلت · رُفضت · أُعيدت · سُلّمت أو جرت مشاركتها أو التبرع بها
- اسم المُقدِّم أو المتلقي*
- مؤسسته*
3 السياق التجاري
- علاقته بالمؤسسة* عميل أو زبون · مورد · مورد أو مقدم عرض محتمل · شريك أو وكيل · مسؤول حكومي أو جهة تنظيمية · أخرى
- هل الشخص الآخر مسؤول حكومي أو موظف حكومي؟*
- هل توجد مناقصة مفتوحة أو مفاوضات أو تجديد أو قرار جارٍ يتعلق بهم؟*
- يرجى وصف ذلك ودورك فيه* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل قُدّمت أي هدية أو ضيافة أخرى إلى الطرف نفسه أو تلقيتها منه خلال آخر 12 شهرًا؟
- ما هي، ومتى، وما قيمتها التقريبية؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الغرض التجاري
- هل تمت الموافقة عليها مسبقًا؟
- وافق عليها لا يُطرح إلا عند انطباقه
- إيصال أو دعوة أو صورة (اختياري)
4 الإقرار
- الإقرار*
- التوقيع*
نموذج إقرار الهدايا والضيافة، صفحةً صفحةً
1 نبذة عنك
الاسم، والبريد الإلكتروني للعمل، والمسمى الوظيفي، والقسم، والمدير المباشر.
2 الهدية أو الضيافة
ما إذا كانت قد استُلمت أو قُدّمت، ونوعها (مع إمكانية اختيار نوع آخر)، ووصفها، وتاريخها، وقيمتها، وما إذا كانت القيمة فعلية أو تقديرية. وبالنسبة إلى العناصر المستلمة، ما الذي حدث لها — قُبلت أو رُفضت أو أُعيدت أو سُلّمت. ويجب إدخال اسم المقدّم أو المستلم ومؤسسته.
3 سياق العمل
طبيعة علاقة الطرف الآخر بالمؤسسة، وما إذا كان مسؤولًا عموميًا، وما إذا كان هناك عطاء أو تفاوض أو تجديد أو قرار مفتوح يشمله — ويتطلب اختيار «نعم» تفاصيل ذلك ودور الشخص فيه. كما تُسجّل الهدايا من الطرف نفسه خلال آخر 12 شهرًا، والغرض التجاري، والموافقة المسبقة ومن وافق عليها، مع إمكانية رفع إيصال أو دعوة اختياريًا.
4 الإقرار
إفادة بأن الإدخال مكتمل، وأن الهدية لم تؤثر في أي قرار تجاري، وأن السياسة قد اتُّبعت، مع التوقيع.
خصّص القالب كما تريد
- اذكر حد القيمة في نص الغلاف وفقًا لسياستك حتى يعرف الأشخاص متى يجب الإقرار
- غيّر العملة في حقل القيمة
- أضف سؤالًا عن مركز التكلفة عند تقديم الضيافة
- وجّه الإقرارات إلى مجلد سجل في الخزنة
- أضف فريق الالتزام أو أمين سر الشركة إلى عناوين البريد الإلكتروني للإشعارات
- أضف رابطًا إلى سياسة الهدايا والضيافة في نص المساعدة
نصائح لتحسين نموذج إقرار الهدايا والضيافة
- أقرّ بالعروض التي رفضتها أيضًا، فهي تُظهر تطبيق السياسة
- سجّل القيمة لكل شخص في الوجبات والفعاليات
- توخَّ عناية إضافية مع المسؤولين العموميين والعطاءات المفتوحة، إذ تكون معظم السياسات أكثر تشددًا بشأنها
- راجع السجل بانتظام للتحقق من تكرار الهدايا من الطرف نفسه
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل إقرار بصيغة PDF موقّع في مجلد الخزنة الذي تختاره، وتُرسل إليك إشعارات عبر البريد الإلكتروني. وعند تفعيل نسخة المستجيب، يحصل الشخص على ملف PDF خاص به.
يراجع فريق الالتزام عادةً الإدخالات التي تشير إلى مسؤولين عموميين أو قرارات معلّقة، ويتابعها عند الحاجة. ويعمل جدول الردود كسجل بحد ذاته، ويمكن تصديره إلى CSV.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج إقرار الهدايا والضيافة: الأسئلة الشائعة
هل قالب الهدايا والضيافة هذا مجاني؟
نعم. إنه مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن جميع الخطط، بما فيها الخطة المجانية.
هل ينبغي الإقرار بالهدايا التي رُفضت؟
تطلب العديد من السياسات ذلك. ويسجل النموذج ما إذا كانت الهدية قد قُبلت أو رُفضت أو أُعيدت أو سُلّمت.
هل يشمل الضيافة التي نقدمها للآخرين؟
نعم. اختر «قُدّمت أو عُرضت من قبلي»، وسيُسجّلَت التفاصيل نفسها.
هل يمكنني تحديد حد للقيمة؟
لا يفرض النموذج حدًا معينًا. اذكر حدك في نص الغلاف أو نص المساعدة.
هل هذا هو نفسه إقرار تعارض المصالح؟
لا. يُقرّ بالمصالح المستمرة بشكل منفصل — راجع قالب إقرار تعارض المصالح.
هل يحتاج الموظفون إلى حساب؟
لا، يمكن لأي شخص يملك الرابط إكمال النموذج وتوقيعه.