ما قالب نموذج إقرار تضارب المصالح (Conflict of interest declaration)؟
تطلب معظم سياسات تضارب المصالح (conflict of interest) من الأشخاص الإفصاح عن مصالحهم عند الانضمام، وكلما طرأ تغيير، وغالبًا مرة واحدة سنويًا. ويجعل جمع هذه الإقرارات عبر البريد الإلكتروني أو الورق تتبّعها أمرًا صعبًا. يقدّم هذا القالب النموذج نفسه للجميع، ويمنح فريق الامتثال ملف PDF موقّعًا لكل إقرار.
يمكن للأشخاص الذين ليس لديهم ما يقرّون به إكمال النموذج في بضع دقائق: يوضح لهم تنبيه قصير ما الذي يُعد تضاربًا، ثم يجيبون بـ«لا» ويوقّعون. وتُظهر الإجابة بـ«نعم» تفاصيل المصالح: نوع المصلحة — مالية، أو عملًا خارج المؤسسة، أو عائلية، أو علاقة ضمن التسلسل الإداري، أو أدوارًا عامة، أو مشاركة في قرار — والمؤسسة أو الشخص المعني، ووصفًا، وقيمة، وتاريخ البدء، وكيف يمكن أن تؤثر في عملهم، وكيف يقترحون إدارتها.
تُحفَظ الإقرارات كملفات PDF موقّعة في خزنة FileIt الخاصة بك، مما يسهّل الاحتفاظ بسجل وإثبات جمع الإقرارات.
- مناسب لـ
- الموارد البشرية والامتثال وأمناء سر الشركات؛ ومجالس الشركات والجمعيات الخيرية والهيئات العامة
- يملؤه
- الموظفون أو المديرون أو الأمناء أو المتعاقدون أو المتطوعون
- وقت الإكمال
- دقيقتان عند عدم وجود ما يُقرّ به؛ وحوالي 10 دقائق عند وجود مصلحة
- يتضمن
- سبب الإقرار، ومسارًا لمن ليس لديه ما يقرّ به، وأنواع المصالح، والأثر وإجراءات الحد منه، وتوقيعًا
من يستخدم نموذج إقرار تضارب المصالح (Conflict of interest declaration)؟
- الإقرارات السنوية في المؤسسة بأكملها
- إقرار المنضمين الجدد والمعيّنين في مجالس الإدارة بمصالحهم عند الانضمام
- إقرار الموظفين بمصلحة جديدة خلال السنة
- تأكيد لجان المشتريات استقلاليتها قبل طرح مناقصة
- إكمال أمناء الجمعيات الخيرية لسجل المصالح
- إقرار لجان التوظيف بوجود علاقات مع المرشحين
أسئلة نموذج إقرار تضارب المصالح (Conflict of interest declaration) هذا
20 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 نبذة عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- المسمى الوظيفي*
- القسم أو الفريق
- المدير المباشر
- منصبك* موظف · مدير أو عضو مجلس إدارة · أمين · متعاقد أو مستشار · متطوع
- لماذا تستكمل هذا الإقرار؟* إقرار سنوي · الانضمام أو التعيين الجديد · نشأت مصلحة جديدة · حدث تغيير في مصلحة أفصحت عنها سابقًا
2 مصالحك
- هل لديك أي مصلحة تود الإفصاح عنها؟*
- ما نوع هذه المصلحة؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه ملكية أسهم أو مصلحة مالية في مورد أو عميل أو منافس · عمل خارج المؤسسة أو استشارات أو عضوية مجلس إدارة · فرد من العائلة أو صديق مقرب يعمل لدى المؤسسة أو يتعامل معها تجاريًا · علاقة شخصية مع شخص ضمن خطي الإداري · دور سياسي أو عام أو خيري · المشاركة في قرار أو مناقصة لدي فيها مصلحة شخصية
- المؤسسة أو الشخص المعني* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- صِف المصلحة* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- القيمة المالية التقريبية، إن وجدت لا يُطرح إلا عند انطباقه
- منذ متى؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- كيف يمكن أن تؤثر في عملك؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- ما الذي تقترحه لإدارتها؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل ناقشتها مع مديرك؟ لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المستندات الداعمة (اختياري) لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 الإقرار
- الإقرار*
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج إقرار تضارب المصالح (Conflict of interest declaration)، صفحةً صفحةً
1 نبذة عنك
الاسم، والبريد الإلكتروني للعمل، والمسمى الوظيفي، والقسم، والمدير المباشر، والصفة (موظف أو مدير أو أمين أو متعاقد أو متطوع)، وسبب الإقرار — سنويًا، أو عند الانضمام، أو بسبب مصلحة جديدة أو تغيير.
2 مصالحك
شرح موجز لمفهوم تضارب المصالح (conflict of interest)، ثم إجابة إلزامية بنعم أو لا. عند الإجابة بنعم: نوع المصلحة، والمؤسسة أو الشخص المعني، ووصف إلزامي، والقيمة التقريبية وتاريخ البدء، وكيف يمكن أن تؤثر في عمل الشخص، وطريقة مقترحة لإدارتها، وما إذا نوقشت مع مديره، مع إمكانية اختيارية لتحميل مستند.
3 الإقرار
بيان يفيد بأن الإقرار مكتمل وأن الشخص سيحدّثه إذا تغيرت الظروف، بالإضافة إلى التوقيع والتاريخ.
خصّص القالب كما تريد
- أضف تعريف سياستك الخاص لتضارب المصالح واربط بالسياسة في نص الإرشادات
- أعد تسمية الصفات بما يتناسب مع مؤسستك، مثل عضو مجلس إدارة أو عضو مجلس محلي
- أضف قسمًا لمراجعة المدير في نسخة منفصلة من النموذج
- وجّه الإقرارات إلى مجلد امتثال في الخزنة
- حدّد تاريخ إغلاق لجولات الإقرار السنوية
- أضف أمين سر الشركة باعتباره عنوان بريد إلكتروني لتلقي الإشعارات
نصائح لتحسين نموذج إقرار تضارب المصالح (Conflict of interest declaration)
- أرسل النموذج إلى الجميع في الوقت نفسه خلال الجولات السنوية، واستخدم جدول الردود لمعرفة من أتمّه
- شجّع الأشخاص على الإقرار عند الشك — فالإقرار غير الضروري لا يكلّف الكثير
- راجع اقتراحات الحد من المصلحة مع مدير الشخص بدلًا من حفظها دون إجراء
- اطلب إقرارًا محدّثًا كلما غيّر أحدهم دوره
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفَظ كل إقرار كملف PDF موقّع في مجلد الخزنة الذي تختاره، ويتلقى مالك الحساب إشعارًا. وعند تفعيل نسخة المجيب، يتلقى الشخص ملف PDF الموقّع الخاص به.
يراجع فريق الامتثال أو الموارد البشرية عادةً الإقرارات التي تتضمن مصالح، ويتفقون على أي خطوات لإدارتها ويسجلونها في السجل. ويتيح تصدير جدول الردود إلى CSV الحصول بسرعة على نظرة عامة بمن أقرّ بمصالحه.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج إقرار تضارب المصالح (Conflict of interest declaration): الأسئلة الشائعة
هل قالب تضارب المصالح هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن جميع الخطط، بما فيها الخطة المجانية.
ماذا يحدث إذا لم يكن لدى أحد ما يقرّ به؟
يجيب بـ«لا» وينتقل مباشرةً إلى الإقرار والتوقيع، وبذلك يُسجَّل عدم وجود ما أُقرّ به.
هل يمكن الإقرار بأكثر من مصلحة؟
يسجل النموذج تفاصيل مصلحة واحدة. ويمكن لمن لديه مصالح متعددة وصفها كلها في مربع الوصف أو إرسال النموذج مرة أخرى.
هل هذا هو نفسه سجل الهدايا؟
لا. تُسجَّل الهدايا والضيافة عادةً بشكل منفصل — راجع قالب إقرار الهدايا والضيافة.
هل يمكنني إرساله إلى مجلس الإدارة؟
نعم. أرسله عبر البريد الإلكتروني إلى كل مدير أو شارك رابطًا.
هل يحتاج الأشخاص إلى حساب؟
لا، يمكنهم إكمال النموذج وتوقيعه من خلال الرابط.