ما قالب نموذج طلب التحقق من تعارض المصالح؟
لا يكون البحث عن التعارض موثوقًا إلا بقدر موثوقية الأسماء المُدخلة فيه. فعندما تصل الطلبات عبر البريد الإلكتروني، يسهل إغفال الشركات المرتبطة والأسماء السابقة والأطراف المعنية الأخرى. يطلب هذا القالب معلومات كل مجموعة على حدة حتى لا يُنسى شيء.
يصف مقدم الطلب المسألة المقترحة — نوعها وقيمتها والمحامي المسؤول عنها — ويحدد ما إذا كان العميل جديدًا أو حاليًا. ثم تُدرج الأسماء المطلوب البحث عنها: الاسم القانوني الكامل للعميل، والأسماء التجارية والسابقة، والكيانات المرتبطة؛ وكل طرف خصم والكيانات المرتبطة به؛ ومحامو الطرف الآخر؛ والأطراف المعنية الأخرى مثل المدعى عليهم المشاركين أو المقرضين أو الشهود الرئيسيين.
أخيرًا، يوضح مقدم الطلب ما إذا كان يعلم بوجود علاقة قد تسبب مشكلة، مع وجوب تقديم شرح عند الإجابة بنعم، ويؤكد عدم بدء أي عمل جوهري قبل الحصول على الموافقة. يُحفظ كل طلب بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك ضمن سجل تعارض المصالح.
- مناسب لـ
- مكاتب المحاماة وشركات المحاسبة والاستشارات التي لديها إجراءات للتحقق من تعارض المصالح
- يُعبئه
- المحامي المسؤول عن تحصيل الأتعاب أو المساعد الذي يفتح مسألة جديدة
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 10 دقائق
- يتضمن
- تفاصيل المسألة، وقوائم العميل والطرف الخصم، والكيانات المرتبطة، والإفصاح عن المسائل المعروفة، وتأكيد عدم بدء العمل قبل الحصول على الموافقة
من يستخدم نموذج طلب التحقق من تعارض المصالح؟
- المحامون المسؤولون عن تحصيل الأتعاب الذين يطلبون إجراء بحث قبل فتح مسألة جديدة
- التحقق من عميل محتمل قبل تقديم عرض أو الدخول في مناقصة
- إضافة طرف جديد إلى مسألة قائمة
- المكاتب الصغيرة التي لا تستخدم برنامجًا مخصصًا لإدارة تعارض المصالح
- شركات الخدمات المهنية — المحاسبون والاستشاريون والمقيّمون — التي يتعين عليها التحقق من الاستقلالية
- الاحتفاظ بسجل قابل للبحث لكل طلب تحقق من تعارض المصالح والأطراف التابعة له
أسئلة نموذج طلب التحقق من تعارض المصالح هذا
25 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 مقدم الطلب والمسألة
- مقدم الطلب*
- البريد الإلكتروني*
- المكتب أو مجموعة الممارسة
- الشريك المسؤول أو المحامي المشرف*
- ما مدى إلحاح هذا الفحص؟* اعتيادي · عاجل — مطلوب اليوم · مرتقب — عرض أو منافسة على التكليف
- اسم المسألة المقترح*
- نوع العمل* تقاضٍ أو نزاع · معاملة أو صفقة · استشارات · تنظيم أو تحقيق · عمل · عقارات · عميل خاص · أخرى
- وصف موجز للعمل*
- القيمة التقديرية للمسألة أو الصفقة
- هل هذا عميل جديد؟*
- رقم العميل الحالي لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 العميل
- الاسم القانوني الكامل للعميل*
- نوع العميل* فرد · شركة · شركة أشخاص أو شركة ذات مسؤولية محدودة · أمانة · جهة حكومية أو عامة · جمعية خيرية أو منظمة غير ربحية
- الأسماء الأخرى التي يستخدمها العميل أو سبق له استخدامها
- الكيانات والأفراد المرتبطون بالعميل
3 الأطراف الأخرى
- الأطراف الخصوم*
- الكيانات والأفراد المرتبطون بالأطراف الخصوم
- محاموهم أو مستشاروهم
- الأطراف الأخرى ذات الصلة
4 المسائل المعروفة والتأكيد
- هل تعلم بوجود أي علاقة بين المكتب أو أي من أفراده وأي طرف قد تشكل تعارضًا للمصالح؟*
- يرجى وصفها* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- حسب علمك، هل سبق للمكتب أن مثّل ضد هذا العميل أو لصالح أي طرف خصم؟
- ما المسألة، ومتى؟* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المستندات المؤيدة
- التأكيد*
نموذج طلب التحقق من تعارض المصالح، صفحةً صفحةً
1 مقدم الطلب والمسألة
من يطلب التحقق، ومكتبه والشريك المسؤول، ومدى استعجال التحقق، واسم المسألة المقترحة ونوعها، ووصفها، وقيمتها التقديرية، وما إذا كان العميل جديدًا — ويُطلب من العملاء الحاليين إدخال رقم العميل.
2 العميل
الاسم القانوني الكامل للعميل، ونوعه، والأسماء الأخرى المستخدمة، والكيانات والأفراد المرتبطون به مثل الشركات الأم والتابعة والمديرين أو أفراد العائلة.
3 الأطراف الأخرى
الأطراف الخصمة (مطلوبة)، والكيانات المرتبطة بها، ومحاموها أو مستشاروها، والأطراف المعنية الأخرى مثل المدعى عليهم المشاركين أو المقرضين أو الضامنين أو الخبراء أو الجهات التنظيمية.
4 المسائل المعروفة والتأكيد
ما إذا كان مقدم الطلب يعلم بوجود علاقة قد تمثل تعارضًا — وتتطلب الإجابة بنعم تقديم التفاصيل — وما إذا كان المكتب قد مثّل العميل ضد طرف آخر أو مثّل طرفًا خصمًا من قبل، مع تقديم تفاصيل المسألة عند الإجابة بنعم. يمكن رفع المستندات الداعمة، ويؤكد مقدم الطلب اكتمال قائمة الأطراف وعدم بدء أي عمل جوهري قبل الحصول على الموافقة.
خصّص القالب كما تريد
- أعد تسمية أنواع المسائل بما يتوافق مع مجموعات الممارسة في مكتبك
- أضف سؤالًا عما إذا كان محامٍ منضم حديثًا أو موظف جديد قد مثّل أي طرف
- أضف حقلًا لتاريخ خطاب الارتباط المقترح
- أرسل الطلبات إلى مجلد تعارض المصالح في الخزنة وأخطر فريق تعارض المصالح
- اشترط رفع مستند للمجموعات المؤسسية المعقدة
- عدّل نص التأكيد ليتوافق مع صياغة سياسة مكتبك
نصائح لتحسين نموذج طلب التحقق من تعارض المصالح
- أدخل اسمًا واحدًا في كل سطر داخل حقول الأطراف حتى يسهل نسخه إلى البحث
- أدرج الأسماء السابقة والتجارية — فهي من أكثر أسباب النتائج الفائتة شيوعًا
- أدرج شركات التأمين والجهات الممولة ضمن الأطراف المعنية عندما تكون مشاركة
- حدّث الطلب إذا ظهرت أطراف جديدة بعد فتح المسألة
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل طلب بصيغة PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، ويُخطر فريق تعارض المصالح. وعند تفعيل إرسال نسخة إلى المجيب، يتلقى مقدم الطلب نسخة PDF خاصة به.
يجري فريق تعارض المصالح عمليات البحث، ويراجع أي نتائج مع الشريك المسؤول، ويسجل قرار الموافقة. ويحتفظ جدول الردود بقائمة بكل الطلبات ويمكنه التصدير إلى CSV.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب التحقق من تعارض المصالح: الأسئلة الشائعة
هل قالب التحقق من تعارض المصالح مجاني؟
نعم. هو مشمول في تطبيق Forms من FileIt ضمن جميع الخطط، بما فيها الخطة المجانية.
هل يجري النموذج عملية البحث؟
لا. يجمع الأسماء وتفاصيل المسألة؛ أما البحث وقرار الموافقة فيُجرَيان ضمن إجراءات تعارض المصالح الخاصة بكم.
من ينبغي أن يعبئه؟
عادةً ما يعبئه المحامي الذي يفتح المسألة أو مساعده.
هل يمكن استخدامه خارج مكاتب المحاماة؟
نعم. يمكن للمحاسبين والاستشاريين والشركات المهنية الأخرى التي تجري فحوصات الاستقلالية إعادة تسمية الحقول بما يناسبها.
هل يمكن رفع قوائم كبيرة من الأطراف؟
نعم. تقبل الصفحة الأخيرة جداول البيانات والمستندات، بحد أقصى خمسة ملفات.
هل هو خاص؟
تُحفظ الردود في خزنتك الخاصة. احرص على إبقاء رابط النموذج داخليًا، بإرساله إلى الموظفين فقط مثلًا.