Quel est le modèle de formulaire demande de vérification des conflits ?
La fiabilité d’une recherche de conflits dépend de l’exactitude des noms fournis. Lorsque les demandes arrivent par e-mail, les sociétés liées, anciens noms et autres parties intéressées sont facilement oubliés. Ce modèle demande chaque groupe séparément afin que rien ne soit oublié.
Le demandeur décrit le dossier envisagé — sa nature, sa valeur et l’avocat responsable — et précise si le client est nouveau ou existant. Viennent ensuite les noms à rechercher : la dénomination légale complète du client, ses noms commerciaux et anciens noms, ainsi que ses entités liées ; chaque partie adverse et ses entités liées ; les avocats de la partie adverse ; et les autres parties intéressées, comme les codéfendeurs, prêteurs ou témoins clés.
Enfin, le demandeur indique s’il connaît déjà une relation susceptible de poser problème, avec une explication obligatoire en cas de réponse positive, et confirme qu’aucun travail substantiel ne commencera avant l’autorisation. Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt afin de constituer l’historique des conflits.
- Idéal pour
- Cabinets d’avocats, cabinets comptables et sociétés de conseil disposant d’un processus de gestion des conflits
- Rempli par
- Le juriste chargé du dossier ou l’assistant qui ouvre un nouveau dossier
- Temps nécessaire
- Environ 10 minutes
- Comprend
- Détails du dossier, listes du client et des parties adverses, entités liées, déclaration des problèmes connus et confirmation de l’absence de travail avant autorisation
Qui utilise un formulaire demande de vérification des conflits ?
- Juristes demandant une recherche avant l’ouverture d’un nouveau dossier
- Vérification d’un client potentiel avant une présentation ou un appel d’offres
- Ajout d’une nouvelle partie à un dossier existant
- Petits cabinets ne disposant pas d’un logiciel dédié à la gestion des conflits
- Sociétés de services professionnels — comptables, consultants, évaluateurs — devant vérifier leur indépendance
- Conservation d’un historique consultable de chaque demande de vérification des conflits et de ses parties
Questions de ce formulaire demande de vérification des conflits
25 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Demandeur et dossier
- Demandé par*
- E-mail*
- Bureau ou groupe de pratique
- Associé responsable ou avocat superviseur*
- Quel est le degré d’urgence de cette vérification ?* Standard · Urgent — nécessaire aujourd’hui · Prospectif — présentation commerciale ou appel d’offres
- Nom proposé du dossier*
- Type de mission* Contentieux ou litige · Opération ou transaction · Conseil · Réglementation ou enquête · Droit du travail · Immobilier · Clientèle privée · Autre
- Brève description de la mission*
- Valeur estimée du dossier ou de l’opération
- S’agit-il d’un nouveau client ?*
- Numéro de client existant affichée uniquement si applicable
2 Client
- Nom légal complet du client*
- Type de client* Particulier · Société · Société de personnes ou LLP · Fiducie · État ou organisme public · Association caritative ou organisme à but non lucratif
- Autres noms utilisés ou ayant été utilisés par le client
- Entités et personnes liées au client
3 Autres parties
- Parties adverses*
- Entités et personnes liées aux parties adverses
- Leurs avocats ou conseillers
- Autres parties intéressées
4 Problèmes connus et confirmation
- Avez-vous connaissance d’une relation entre le cabinet ou ses collaborateurs et une partie quelconque qui pourrait constituer un conflit d’intérêts ?*
- Veuillez la décrire* affichée uniquement si applicable
- À votre connaissance, le cabinet est-il déjà intervenu contre ce client ou pour une partie adverse ?
- Dans quel dossier et à quelle date ?* affichée uniquement si applicable
- Documents justificatifs
- Confirmation*
Le formulaire demande de vérification des conflits, page par page
1 Demandeur et dossier
Identité du demandeur, son bureau et l’associé responsable, degré d’urgence de la vérification, nom et type du dossier envisagé, description, valeur estimée et indication d’un nouveau client — pour les clients existants, le numéro de client est demandé.
2 Client
Dénomination légale complète du client, type de client, autres noms utilisés et entités et personnes liées, comme les sociétés mères, filiales, dirigeants ou membres de la famille.
3 Autres parties
Parties adverses (obligatoire), leurs entités liées, leurs avocats ou conseillers, ainsi que les autres parties intéressées, comme les codéfendeurs, prêteurs, garants, experts ou autorités de réglementation.
4 Problèmes connus et confirmation
Indication par le demandeur de toute relation susceptible de constituer un conflit — une réponse positive nécessite des précisions — et indication que le cabinet a déjà représenté le client contre une partie adverse ou pour une partie adverse, avec les détails du dossier en cas de réponse positive. Des pièces justificatives peuvent être téléversées, et le demandeur confirme que la liste des parties est complète et qu’aucun travail substantiel ne commencera avant l’autorisation.
Personnalisez le modèle
- Renommer les types de dossiers selon les pôles d’activité de votre cabinet
- Ajouter une question indiquant si un avocat recruté latéralement ou un nouveau collaborateur a représenté une partie
- Ajouter un champ pour la date prévue de la lettre de mission
- Envoyer les demandes dans un dossier dédié aux conflits du coffre-fort et avertir l’équipe chargée des conflits
- Exiger le téléversement d’un document pour les groupes de sociétés complexes
- Adapter la confirmation au texte de la politique de votre cabinet
Conseils pour un meilleur formulaire demande de vérification des conflits
- Saisissez un nom par ligne dans les champs consacrés aux parties afin de pouvoir les copier facilement dans une recherche
- Incluez les anciens noms et noms commerciaux — ils sont souvent à l’origine de résultats manqués
- Indiquez les assureurs et bailleurs de fonds comme parties intéressées lorsqu’ils sont impliqués
- Mettez à jour la demande si de nouvelles parties apparaissent une fois le dossier ouvert
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, et l’équipe chargée des conflits est avertie. Si la copie au répondant est activée, le demandeur reçoit son propre PDF.
L’équipe chargée des conflits effectue les recherches, examine les résultats avec l’associé responsable et consigne la décision d’autorisation. Le tableau des réponses conserve la liste de chaque demande et permet une exportation au format CSV.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de vérification des conflits : questions fréquentes
Ce modèle de vérification des conflits est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de FileIt avec toutes les offres, y compris l’offre gratuite.
Le formulaire effectue-t-il la recherche ?
Non. Il recueille les noms et les détails du dossier ; la recherche et la décision d’autorisation s’effectuent dans le cadre de votre propre processus de gestion des conflits.
Qui doit le remplir ?
Généralement, l’avocat qui ouvre le dossier ou son assistant.
Peut-il être utilisé en dehors des cabinets d’avocats ?
Oui. Les comptables, consultants et autres sociétés professionnelles effectuant des contrôles d’indépendance peuvent renommer les libellés selon leurs besoins.
Est-il possible de téléverser de longues listes de parties ?
Oui. La dernière page accepte les feuilles de calcul et les documents, jusqu’à cinq fichiers.
Est-il confidentiel ?
Les réponses sont enregistrées dans votre propre coffre-fort. Gardez le lien du formulaire en interne, par exemple en l’envoyant uniquement au personnel.