¿Qué es la plantilla del formulario de declaración de regalos y atenciones?
Las políticas contra el soborno y de ética suelen pedir al personal que registre los regalos y atenciones que superen cierto valor, tanto los que recibe como los que ofrece. Un formulario facilita hacerlo y proporciona a cumplimiento un registro uniforme para cada entrada.
La persona indica si el regalo se recibió o se ofreció, qué era —un regalo, comida, evento, viaje, vale, descuento o favor—, su valor y fecha, y de quién procedía o a quién se entregó. Para lo recibido, registra si se aceptó, rechazó, devolvió o entregó a la organización. La página sobre el contexto empresarial plantea las preguntas más importantes para evaluar el riesgo: la relación con la organización, si la otra persona es un funcionario público y si hay una licitación, negociación o decisión abierta en la que participe.
Los regalos anteriores de la misma parte, la finalidad empresarial y cualquier aprobación previa completan la entrada, que se firma y se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt.
- Ideal para
- Equipos de cumplimiento, legal y RR. HH. que gestionan un registro de regalos y atenciones
- Lo completa
- Cualquier empleado, directivo o contratista
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3 minutos
- Incluye
- Ofrecido o recibido, valor, resultado, indicadores de funcionario público y decisión pendiente, regalos anteriores, aprobación y firma
¿Quién usa un formulario de declaración de regalos y atenciones?
- Personal que registra el regalo de un proveedor o una cena con un cliente
- Equipos de ventas que registran las atenciones ofrecidas a clientes
- Personal de compras que declara ofertas realizadas durante una licitación
- Entidades del sector público que mantienen un registro de atenciones
- Organizaciones benéficas que registran regalos ofrecidos al personal o a sus administradores
- Revisiones de fin de año del registro exportado a CSV
Preguntas de este formulario de declaración de regalos y atenciones
26 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Puesto
- Departamento o equipo*
- Responsable directo
2 El regalo o la atención
- ¿Lo recibiste o lo ofreciste?* Recibido u ofrecido a mí · Entregado u ofrecido por mí en nombre de la organización
- ¿Qué era?* Regalo · Comida o bebidas · Entradas o invitación a un evento · Viaje o alojamiento · Dinero en efectivo, vale o tarjeta regalo · Descuento o favor personal
- Descríbelo*
- Fecha en que se entregó, ofreció o recibió*
- Valor (por persona, si es una atención)*
- El valor es… Real (según un recibo o precio) · Estimado
- ¿Qué ocurrió con ello?* solo se pregunta cuando corresponde Aceptado · Rechazado · Devuelto · Entregado, compartido o donado
- Nombre de quien lo entregó o recibió*
- Su organización*
3 Contexto empresarial
- Relación de esa persona con la organización* Cliente · Proveedor · Posible proveedor o licitador · Socio o agente · Funcionario público o empleado del gobierno · Otro
- ¿La otra persona es un funcionario público o empleado del gobierno?*
- ¿Hay una licitación abierta, negociación, renovación o decisión en curso en la que participe esa persona?*
- Descríbela e indica qué papel desempeñas en ella* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Se ha entregado o recibido algo más de la misma parte en los últimos 12 meses?
- ¿Qué fue, cuándo ocurrió y cuál era aproximadamente su valor? solo se pregunta cuando corresponde
- Finalidad empresarial
- ¿Se aprobó por adelantado?
- Aprobado por solo se pregunta cuando corresponde
- Recibo, invitación o fotografía (opcional)
4 Declaración
- Declaración*
- Firma*
El formulario declaración de regalos y atenciones, página por página
1 Sobre ti
Nombre, correo electrónico de trabajo, cargo, departamento y responsable directo.
2 El regalo o la atención
Si se recibió o se ofreció, qué tipo era (con espacio para indicar otro), una descripción, la fecha, el valor y si este es real o estimado. Para lo recibido, qué ocurrió —se aceptó, rechazó, devolvió o entregó a la organización—. Es obligatorio indicar quién lo ofreció o recibió y su organización.
3 Contexto empresarial
La relación de la otra parte con la organización, si es un funcionario público y si hay una licitación, negociación, renovación o decisión abierta en la que participe; responder «sí» requiere indicar sus detalles y el papel de la persona en ella. También se solicitan los regalos de la misma parte en los últimos 12 meses, la finalidad empresarial, la aprobación previa y quién la concedió, además de una carga opcional de un recibo o invitación.
4 Declaración
Una declaración de que la entrada está completa, de que el regalo no influyó en ninguna decisión empresarial y de que se siguió la política, además de una firma.
Personaliza la plantilla
- Indica el umbral de valor de tu política en el texto de portada para que el personal sepa cuándo declarar
- Cambia la moneda del campo de valor
- Añade una pregunta sobre el centro de costes cuando se ofrezcan atenciones
- Dirige las declaraciones a una carpeta de registro en la bóveda
- Añade a cumplimiento o al secretario de la empresa como destinatarios de los correos de notificación
- Incluye un enlace a tu política de regalos y atenciones en el texto de ayuda
Consejos para mejorar tu formulario declaración de regalos y atenciones
- Declara también las ofertas que rechazaste: demuestran que la política se aplica
- Registra el valor por persona en comidas y eventos
- Presta especial atención a los funcionarios públicos y las licitaciones abiertas, donde la mayoría de las políticas son más estrictas
- Revisa periódicamente el registro para detectar regalos repetidos de la misma parte
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada declaración se guarda como PDF firmado en la carpeta de la bóveda que elijas y recibes una notificación por correo electrónico. Si activas la copia para quien responde, esa persona recibe su propio PDF.
El equipo de cumplimiento suele revisar las entradas marcadas por incluir funcionarios públicos o decisiones pendientes, y hace seguimiento cuando es necesario. La tabla de respuestas funciona como el propio registro y se puede exportar a CSV.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Declaración de regalos y atenciones: preguntas frecuentes
¿Es gratis esta plantilla de regalos y atenciones?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el gratuito.
¿Deben declararse los regalos que se rechazaron?
Muchas políticas lo piden. El formulario registra si un regalo se aceptó, rechazó, devolvió o entregó a la organización.
¿Cubre las atenciones que ofrecemos a otras personas?
Sí. Elige «Ofrecido por mí» y se registran los mismos datos.
¿Puedo establecer un umbral de valor?
El formulario no impone ninguno. Indica tu umbral en el texto de portada o de ayuda.
¿Es lo mismo que una declaración de conflictos de intereses?
No. Los intereses permanentes se declaran por separado; consulta la plantilla de declaración de conflictos de intereses.
¿Necesita el personal una cuenta?
No, cualquiera que tenga el enlace puede completarlo y firmarlo.