Quel est le modèle de formulaire autorisation de vérification des antécédents ?
Une vérification des antécédents prend du retard lorsque le prestataire chargé de l’enquête n’a pas toutes les informations nécessaires : une ancienne adresse, la date d’entrée en fonction chez un employeur ou le numéro d’un permis. Demander ces informations par e-mail prend des jours et disperse les données personnelles dans les boîtes de réception.
Ce modèle rassemble tout en une seule fois : l’identité et la pièce d’identité avec photo, les adresses actuelle et précédentes avec leurs dates, les qualifications, employeurs et permis à vérifier, ainsi qu’une autorisation signée. Les sections qui ne concernent pas tous les candidats sont facultatives, et les questions sur les anciennes adresses n’apparaissent que si le candidat a déménagé pendant la période vérifiée.
Chaque autorisation remplie est classée au format PDF signé dans le dossier coffre-fort de votre choix. Vous disposez ainsi d’une preuve datée du consentement avant toute vérification.
- Idéal pour
- Les employeurs, recruteurs et équipes RH qui organisent des vérifications préalables à l’embauche
- Rempli par
- Le candidat faisant l’objet de la vérification
- Temps nécessaire
- Environ 8 minutes
- Comprend
- Téléversement d’une pièce d’identité avec photo, historique des adresses avec questions complémentaires, informations à vérifier, texte d’information, deux consentements et signature
Qui utilise un formulaire autorisation de vérification des antécédents ?
- Vérifications préalables à l’embauche après l’émission d’une offre conditionnelle
- Vérifications concernant des bénévoles ou des prestataires travaillant avec des enfants ou des personnes vulnérables
- Nouvelle vérification de membres du personnel existants passant à un poste réglementé ou financier
- Vérification de travailleurs intérimaires ou de prestataires avant leur arrivée sur le site d’un client
- Collecte des informations demandées par un prestataire de vérification tiers avant de passer commande
- Conservation du consentement signé avec le reste du dossier de recrutement
Questions de ce formulaire autorisation de vérification des antécédents
28 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Nom légal complet*
- Autres noms utilisés
- Date de naissance*
- Poste demandé*
- Adresse e-mail*
- Téléphone*
- Type de pièce d’identité avec photo* Passeport · Permis de conduire · Carte nationale d’identité · Carte d’identité d’un État ou d’une province · Titre de séjour
- Numéro de la pièce d’identité*
- Pays ou État émetteur*
- Date d’expiration de la pièce d’identité
- Copie de votre pièce d’identité avec photo
2 Historique des adresses
- Adresse actuelle*
- Vous résidez à cette adresse depuis le*
- Avez-vous résidé à une autre adresse pendant la période couverte par la vérification ?*
- Adresse précédente* affichée uniquement si applicable
- Période à cette adresse* affichée uniquement si applicable
- Autres adresses précédentes, avec les périodes correspondantes affichée uniquement si applicable
3 Informations à vérifier
- Numéro du permis de conduire
- Permis délivré par (pays ou État)
- Diplômes ou qualifications à vérifier
- Employeurs récents à vérifier
- Licences ou inscriptions professionnelles
- Souhaitez-vous nous communiquer d’autres informations avant le lancement de la vérification ?
4 Communication d’informations et autorisation
- Autorisation*
- Exactitude*
- Souhaitez-vous recevoir une copie de tout rapport obtenu à votre sujet ?
- Signature*
- Date*
Le formulaire autorisation de vérification des antécédents, page par page
1 À propos de vous
Le nom légal complet, la date de naissance, le poste visé, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont demandés en premier, avec un champ facultatif pour les autres noms utilisés : les anciens noms sont souvent importants pour une recherche dans les registres. Le candidat choisit ensuite le type de pièce d’identité avec photo (passeport, permis de conduire, carte d’identité nationale ou régionale, ou titre de séjour) et indique son numéro ainsi que le pays ou l’État émetteur. La date d’expiration et une photo de la pièce d’identité sont facultatives, avec la possibilité de joindre jusqu’à deux fichiers.
2 Historique des adresses
L’adresse actuelle et la date d’emménagement du candidat sont obligatoires. Une question oui/non demande s’il a vécu ailleurs pendant la période vérifiée ; une réponse positive fait apparaître une ancienne adresse et ses dates, ainsi qu’un champ de texte libre pour toute autre adresse, à raison d’une par ligne.
3 Informations à vérifier
Tout ce qui figure sur cette page est facultatif, car les différentes vérifications nécessitent des informations différentes : numéro et organisme émetteur du permis de conduire pour une vérification du dossier de conduite, qualifications à vérifier, employeurs récents avec leurs dates et un contact, ainsi que permis ou inscriptions professionnels. Un dernier champ invite le candidat à expliquer les périodes manquantes ou tout élément qu’il pense que la vérification pourrait révéler : il vaut bien mieux disposer de ce contexte dès le départ.
4 Information et autorisation
Un paragraphe d’information décrit les types de renseignements susceptibles d’être vérifiés et précise qu’un prestataire tiers peut être utilisé. Il invite le propriétaire du formulaire à le remplacer par la description exacte de ses vérifications et à le faire relire. Deux consentements suivent : l’autorisation de procéder à la vérification et une déclaration attestant l’exactitude des informations. Le candidat peut demander une copie de tout rapport, puis signe et date le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Remplacez le texte d’information par la description des vérifications que vous effectuerez et le nom de votre prestataire de vérification
- Supprimez les sections que vous n’utilisez jamais, par exemple les champs du permis de conduire si aucun poste ne nécessite de conduire
- Indiquez la durée de l’historique des adresses dont vous avez besoin dans la description de la page consacrée aux adresses
- Envoyez une demande individuelle à chaque candidat afin de voir qui l’a remplie
- Acheminez les réponses vers un dossier à accès restreint, séparé des candidatures générales
- Désactivez la copie destinée au répondant si vous préférez envoyer une copie aux candidats par un autre moyen
Conseils pour un meilleur formulaire autorisation de vérification des antécédents
- Ne demandez que les informations réellement nécessaires aux vérifications : chaque donnée personnelle supplémentaire représente un risque supplémentaire à gérer
- Dans de nombreux endroits, l’information doit être claire et autonome ; ne la dissimulez pas parmi les autres questions
- Effectuez les vérifications après une offre conditionnelle lorsque les règles locales ou les politiques de recrutement équitable l’exigent
- Indiquez aux candidats l’identité du prestataire de vérification afin qu’ils reconnaissent ses e-mails de suivi
- Donnez aux candidats la possibilité d’expliquer tout élément révélé par le rapport avant de prendre une décision définitive
- Faites relire votre procédure et vos textes par un avocat : ce modèle est un point de départ, pas un avis juridique
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
L’autorisation signée est enregistrée au format PDF dans le dossier coffre-fort de votre choix, avec toute photo de pièce d’identité jointe à la réponse. Vous recevrez une notification par e-mail si les notifications au propriétaire sont activées.
La plupart des équipes recopient ensuite les informations dans le formulaire de commande de leur prestataire de vérification et utilisent le tableau Réponses pour suivre les candidats ayant autorisé la vérification. Une fois la vérification terminée, vous pouvez conserver l’autorisation avec les autres documents de recrutement de cette personne.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Autorisation de vérification des antécédents : questions fréquentes
Ce modèle d’autorisation de vérification des antécédents est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de FileIt, et chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, inclut l’application Forms et sa bibliothèque complète de modèles.
Les personnes qui remplissent ce formulaire ont-elles besoin d’un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien ou d’une demande envoyée par e-mail peut remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte FileIt. Seul le propriétaire du formulaire en a besoin.
FileIt effectue-t-il la vérification des antécédents ?
Non. FileIt recueille le consentement et les informations du candidat, puis les classe de manière sécurisée ; la vérification elle-même est effectuée par vous ou par le prestataire de vérification que vous utilisez.
Ce formulaire est-il conforme à la FCRA (Fair Credit Reporting Act) ou à d’autres lois sur les vérifications ?
Il s’agit d’un modèle de départ et non d’un avis juridique. Les règles relatives aux vérifications varient considérablement selon les pays et les États : certaines exigent que l’information figure dans un document distinct ou limitent le moment où vous pouvez poser des questions et la nature de celles-ci. Faites relire votre procédure et vos textes avant de vous y fier.
Les candidats peuvent-ils téléverser une photo de leur pièce d’identité ?
Oui. Le champ de la pièce d’identité accepte jusqu’à deux fichiers — PDF, JPG, PNG ou HEIC — afin qu’ils puissent joindre les deux faces d’une carte.
Comment protéger ces informations ?
Les réponses sont stockées dans votre coffre-fort FileIt plutôt que dans vos e-mails. Acheminez-les vers un dossier accessible uniquement aux personnes chargées des vérifications et supprimez les documents lorsque vous n’en avez plus besoin.
Puis-je ajouter une question sur les condamnations pénales ?
Vous pouvez ajouter toute question dans le concepteur, mais la possibilité de poser des questions sur les condamnations et le moment où vous pouvez le faire dépendent du droit local. Vérifiez la réglementation avant d’en ajouter une.