¿Qué es la plantilla del formulario de autorización para la comprobación de antecedentes?
Una comprobación de antecedentes se atasca cuando al proveedor le falta algún dato: un domicilio anterior, la fecha en que alguien empezó a trabajar para una empresa o el número de su permiso. Perseguir esos datos por correo electrónico lleva días y dispersa información personal por las bandejas de entrada.
Esta plantilla recopila todo de una vez: identidad y documento de identidad con foto, domicilios actuales y anteriores con sus fechas, las titulaciones, empresas y permisos que deben verificarse, y una autorización firmada. Las secciones que no se aplican a todos los candidatos son opcionales, y las preguntas sobre domicilios anteriores solo aparecen si el candidato se ha mudado durante el periodo que se comprueba.
Cada autorización completada se archiva como PDF firmado en la carpeta de la bóveda que elijas, para que tengas un registro fechado del consentimiento antes de realizar cualquier comprobación.
- Ideal para
- Empresas, reclutadores y equipos de RR. HH. que organizan comprobaciones de antecedentes previas a la contratación
- Lo completa
- El candidato cuyos antecedentes se comprueban
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 8 minutos
- Incluye
- Carga de documento de identidad con foto, historial de domicilios con preguntas adicionales, datos de verificación, texto informativo, dos consentimientos y firma
¿Quién usa un formulario de autorización para la comprobación de antecedentes?
- Comprobaciones previas a la contratación una vez realizada una oferta condicional
- Comprobaciones de voluntarios o contratistas que trabajan con niños o personas vulnerables
- Nueva comprobación de empleados actuales que pasan a un puesto regulado o financiero
- Comprobación de trabajadores de agencias o contratistas antes de que empiecen en las instalaciones de un cliente
- Recopilación de los datos que solicita un proveedor externo de comprobación antes de hacer el pedido
- Conservación del consentimiento firmado junto con el resto del expediente de contratación
Preguntas de este formulario de autorización para la comprobación de antecedentes
28 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Nombre legal completo*
- Otros nombres que hayas usado
- Fecha de nacimiento*
- Puesto solicitado*
- Correo electrónico*
- Teléfono*
- Tipo de documento de identidad con foto* Pasaporte · Permiso de conducir / licencia de conducir · Documento nacional de identidad · Documento de identidad estatal o provincial · Permiso de residencia
- Número de documento de identidad*
- País o estado emisor*
- Fecha de vencimiento del documento de identidad
- Copia de tu documento de identidad con foto
2 Historial de domicilios
- Domicilio actual*
- Vives aquí desde*
- ¿Has vivido en algún otro domicilio durante el período de la verificación?*
- Domicilio anterior* solo se pregunta cuando corresponde
- Fechas en ese domicilio* solo se pregunta cuando corresponde
- Otros domicilios anteriores, con sus fechas solo se pregunta cuando corresponde
3 Datos que se verificarán
- Número del permiso de conducir
- Permiso expedido por (país o estado)
- Títulos o certificaciones que se verificarán
- Empleadores recientes que se verificarán
- Licencias o registros profesionales
- ¿Hay algo que quieras que sepamos antes de realizar la verificación?
4 Información y autorización
- Autorización*
- Exactitud*
- ¿Quieres una copia de cualquier informe obtenido sobre ti?
- Firma*
- Fecha*
El formulario autorización para la comprobación de antecedentes, página por página
1 Sobre ti
El nombre legal completo, la fecha de nacimiento, el puesto solicitado, el correo electrónico y el teléfono aparecen primero, junto con un campo opcional para otros nombres utilizados; los nombres anteriores suelen ser importantes para buscar registros. Después, el candidato elige el tipo de documento de identidad con foto (pasaporte, permiso de conducir, documento nacional o estatal de identidad o permiso de residencia) e indica su número y el país o estado emisor. La fecha de caducidad y una foto del documento son opcionales, con espacio para hasta dos archivos.
2 Historial de domicilios
El domicilio actual y la fecha en que el candidato se mudó allí son obligatorios. Una pregunta de sí o no pregunta si ha vivido en algún otro lugar durante el periodo que se comprueba; al responder que sí, aparecen un domicilio anterior y sus fechas, además de un campo de texto libre para indicar otros domicilios, uno por línea.
3 Datos que verificar
Todo lo de esta página es opcional, porque cada comprobación necesita datos diferentes: número y entidad emisora del permiso de conducir para comprobar el historial de conducción, titulaciones que verificar, empresas recientes con fechas y un contacto, y permisos o colegiaciones profesionales. Un último campo invita al candidato a explicar periodos sin actividad o cualquier circunstancia que espere que aparezca en la comprobación; es mucho mejor conocer ese contexto desde el principio.
4 Información y autorización
Un párrafo informativo describe los tipos de información que pueden comprobarse y que puede utilizarse un proveedor externo, con una nota para que el propietario del formulario lo sustituya por las comprobaciones exactas y solicite una revisión. Después aparecen dos consentimientos: la autorización para realizar la comprobación y una declaración de que la información es correcta. El candidato puede solicitar una copia de cualquier informe y, a continuación, firma y añade la fecha.
Personaliza la plantilla
- Sustituye el texto informativo por las comprobaciones específicas que realizarás y el nombre de tu proveedor de comprobación
- Elimina las secciones que nunca utilizas; por ejemplo, los campos del permiso de conducir si ningún puesto implica conducir
- Indica la antigüedad del historial de domicilios que necesitas en la descripción de esa página
- Envíalo como una solicitud individual a cada candidato para saber quién lo ha completado
- Dirige las respuestas a una carpeta restringida, separada de las solicitudes generales
- Desactiva la copia para quien responde si prefieres enviar a los candidatos su propia copia de otra forma
Consejos para mejorar tu formulario autorización para la comprobación de antecedentes
- Pregunta solo por lo que las comprobaciones realmente necesitan; cada dato personal adicional supone un riesgo extra que debes proteger
- En muchos lugares, la información debe ser clara y autosuficiente; no la ocultes entre otras preguntas
- Realiza las comprobaciones después de una oferta condicional cuando las normas locales o las políticas de contratación justa lo exijan
- Indica a los candidatos quién es el proveedor de comprobación para que reconozcan sus correos posteriores
- Da a los candidatos la oportunidad de explicar cualquier dato que aparezca en el informe antes de tomar una decisión definitiva
- Pide a un abogado que revise tu proceso y el texto; esta plantilla es un punto de partida, no asesoramiento jurídico
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
La autorización firmada se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con cualquier foto del documento de identidad adjunta a la respuesta. Recibirás una notificación por correo electrónico si las notificaciones al propietario están activadas.
La mayoría de los equipos copia después los datos en el formulario de pedido de su proveedor de comprobación y utiliza la tabla de respuestas para hacer un seguimiento de los candidatos que han autorizado la comprobación. Cuando termine el proceso, puedes conservar la autorización junto con el resto de los documentos de contratación de esa persona.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Autorización para la comprobación de antecedentes: preguntas frecuentes
¿Es gratis utilizar esta plantilla de autorización para comprobar antecedentes?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de FileIt, y todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, incluyen la aplicación Forms y su biblioteca completa de plantillas.
¿Necesitan una cuenta de FileIt las personas que completan este formulario?
No. Cualquier persona que tenga el enlace o reciba una solicitud por correo electrónico puede completar y enviar el formulario sin crear una cuenta de FileIt. Solo necesita una cuenta el propietario del formulario.
¿Realiza FileIt la comprobación de antecedentes?
No. FileIt recopila el consentimiento y los datos del candidato y los archiva de forma segura; tú o el proveedor de comprobación que utilices realizáis la comprobación.
¿Cumple este formulario la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA) u otras leyes sobre comprobaciones?
Es una plantilla de partida y no constituye asesoramiento jurídico. Las normas sobre comprobaciones varían mucho entre países y estados: en algunos lugares la información debe figurar en un documento independiente, o se limita cuándo y qué puedes preguntar. Solicita una revisión de tu proceso y del texto antes de basarte en ellos.
¿Pueden los candidatos subir una foto de su documento de identidad?
Sí. El campo del documento de identidad admite hasta dos archivos (PDF, JPG, PNG o HEIC), para que puedan incluir las dos caras de una tarjeta.
¿Cómo mantengo segura esta información?
Las respuestas se almacenan en tu bóveda de FileIt, no en el correo electrónico. Dirígelas a una carpeta que solo puedan ver las personas encargadas de las comprobaciones y elimina los registros cuando ya no los necesites.
¿Puedo añadir una pregunta sobre condenas penales?
Puedes añadir cualquier pregunta en el diseñador, pero la posibilidad de preguntar por condenas y el momento para hacerlo dependen de la legislación local. Compruébalo antes de añadirla.