ما قالب نموذج تفويض إجراء فحص الخلفية؟
يتعطل فحص الخلفية عندما يفتقد مزوّد الفحص معلومة ما — عنوانًا سابقًا، أو تاريخ بدء شخص العمل لدى جهة، أو رقم رخصته. ويستغرق追追?لاحقة هذه التفاصيل عبر البريد الإلكتروني أيامًا، كما تؤدي إلى تشتّت المعلومات الشخصية بين صناديق البريد الوارد.
يجمع هذا القالب كل شيء دفعة واحدة: الهوية وبطاقة الهوية المصوّرة، والعناوين الحالية والسابقة مع التواريخ، والمؤهلات وأصحاب العمل والتراخيص المطلوب التحقق منها، وتفويضًا موقّعًا. والأقسام التي لا تنطبق على كل مرشح اختيارية، كما لا تظهر أسئلة العناوين السابقة إلا إذا انتقل المرشح إلى مكان آخر خلال فترة الفحص.
يُحفظ كل تفويض مكتمل كملف PDF موقّع في مجلد الخزنة الذي تختاره، لتملك سجلًا مؤرخًا بالموافقة قبل إجراء أي فحص.
- مناسب لـ
- أصحاب العمل وموظفي التوظيف وفرق الموارد البشرية التي ترتب فحوصات ما قبل التوظيف
- يملؤه
- المرشح الخاضع للفحص
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 8 دقائق
- يتضمن
- تحميل بطاقة هوية مصوّرة، وسجل العناوين مع أسئلة متابعة، وتفاصيل التحقق، ونص الإفصاح، وموافقتين، وتوقيعًا
من يستخدم نموذج تفويض إجراء فحص الخلفية؟
- فحص ما قبل التوظيف بعد تقديم عرض مشروط
- فحوصات المتطوعين أو المتعاقدين الذين يعملون مع الأطفال أو الأشخاص المعرّضين للخطر
- إعادة فحص الموظفين الحاليين الذين ينتقلون إلى وظيفة خاضعة للتنظيم أو إلى وظيفة مالية
- فحص العاملين عبر وكالات أو المتعاقدين قبل بدء عملهم في موقع العميل
- جمع التفاصيل التي يطلبها مزوّد فحص خارجي قبل تقديم الطلب إليه
- الاحتفاظ بالموافقة الموقّعة في الملف إلى جانب بقية سجل التوظيف
أسئلة نموذج تفويض إجراء فحص الخلفية هذا
28 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 معلومات عنكم
- الاسم القانوني الكامل*
- أسماء أخرى استخدمتموها
- تاريخ الميلاد*
- الوظيفة المتقدم إليها*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف*
- نوع بطاقة الهوية المصورة* جواز السفر · رخصة القيادة / إجازة القيادة · بطاقة الهوية الوطنية · بطاقة هوية صادرة عن الولاية أو المقاطعة · تصريح الإقامة
- رقم الهوية*
- الدولة أو الولاية المصدرة*
- تاريخ انتهاء صلاحية بطاقة الهوية
- نسخة من بطاقة هويتكم المصورة
2 سجل العناوين
- العنوان الحالي*
- تاريخ بدء الإقامة هنا*
- هل أقمتم في أي عنوان آخر خلال فترة الفحص؟*
- العنوان السابق* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- تواريخ الإقامة في ذلك العنوان* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- أي عناوين سابقة أخرى، مع تواريخ الإقامة لا يُطرح إلا عند انطباقه
3 التفاصيل المطلوب التحقق منها
- رقم رخصة القيادة
- الجهة المصدرة للرخصة (الدولة أو الولاية)
- المؤهلات المطلوب التحقق منها
- أحدث أصحاب العمل المطلوب التحقق منهم
- التراخيص أو التسجيلات المهنية
- هل هناك أي معلومات تودون إبلاغنا بها قبل إجراء الفحص؟
4 الإفصاح والتفويض
- التفويض*
- الدقة*
- هل تودون الحصول على نسخة من أي تقرير يتم الحصول عليه عنكم؟
- التوقيع*
- التاريخ*
نموذج تفويض إجراء فحص الخلفية، صفحةً صفحةً
1 معلومات عنك
يأتي أولًا الاسم القانوني الكامل وتاريخ الميلاد والوظيفة المتقدَّم إليها والبريد الإلكتروني والهاتف، مع حقل اختياري للأسماء الأخرى المستخدمة — فكثيرًا ما تكون الأسماء السابقة مهمة عند البحث في السجلات. ثم يختار المرشح نوع بطاقة الهوية المصوّرة (جواز السفر أو رخصة القيادة أو بطاقة الهوية الوطنية أو بطاقة هوية الولاية أو تصريح الإقامة)، ويذكر رقمها والبلد أو الولاية المصدرة لها. وتاريخ انتهاء الصلاحية وصورة الهوية اختياريان، مع إتاحة تحميل ملفين كحد أقصى.
2 سجل العناوين
يجب إدخال العنوان الحالي وتاريخ انتقال المرشح إليه. ويسأل سؤال بنعم أو لا عمّا إذا كان قد أقام في مكان آخر خلال فترة الفحص؛ وعند اختيار نعم، يظهر عنوان سابق وتواريخه، إلى جانب مربع نص حر للعناوين الإضافية، عنوان واحد في كل سطر.
3 التفاصيل المطلوب التحقق منها
كل ما في هذه الصفحة اختياري، لأن الفحوصات المختلفة تحتاج إلى معلومات مختلفة: رقم رخصة القيادة والجهة المصدرة لها لفحص سجل القيادة، والمؤهلات المطلوب التحقق منها، وأصحاب العمل الحاليون أو السابقون حديثًا مع التواريخ وبيانات جهة اتصال، والتراخيص أو التسجيلات المهنية. ويدعو مربع أخير المرشح إلى شرح أي فجوات أو أي أمر يتوقع أن يظهره الفحص — وهي معلومات سياقية من الأفضل بكثير معرفتها مسبقًا.
4 الإفصاح والتفويض
تصف فقرة إفصاح أنواع المعلومات التي قد تخضع للفحص، وتوضح إمكانية استخدام مزوّد خارجي، مع ملاحظة لمالك النموذج لاستبدالها بالفحوصات المحددة التي يجريها ومراجعتها. ثم تأتي موافقتان: تفويض إجراء الفحص، وإقرار بأن المعلومات دقيقة. ويمكن للمرشح طلب نسخة من أي تقرير، ثم يوقّع ويؤرخ النموذج.
خصّص القالب كما تريد
- استبدل نص الإفصاح بالفحوصات المحددة التي ستجريها وباسم مزوّد الفحص الذي تستخدمه
- أزل الأقسام التي لا تستخدمها مطلقًا — مثل حقول رخصة القيادة إذا لم تتطلب أي وظيفة القيادة
- اذكر مدة سجل العناوين التي تحتاج إليها في وصف صفحة العنوان
- أرسله كطلب فردي إلى كل مرشح حتى تتمكن من معرفة من أكمله
- وجّه الردود إلى مجلد مقيّد منفصل عن الطلبات العامة
- أوقف نسخة المجيب إذا كنت تفضّل إرسال نسخة المرشحين إليهم بطريقة أخرى
نصائح لتحسين نموذج تفويض إجراء فحص الخلفية
- لا تطلب إلا ما تحتاج إليه الفحوصات فعلًا — فكل جزء إضافي من البيانات الشخصية يمثل مخاطرة إضافية في حمايته
- في أماكن كثيرة، يجب أن يكون الإفصاح واضحًا وقائمًا بذاته؛ فلا تدفنه بين الأسئلة الأخرى
- أجرِ الفحوصات بعد تقديم عرض مشروط عندما تتطلب القواعد المحلية أو سياسات تكافؤ الفرص ذلك
- أخبر المرشحين بهوية مزوّد الفحص حتى يتعرفوا على رسائل المتابعة الإلكترونية
- امنح المرشحين فرصة لشرح أي أمر يظهره التقرير قبل اتخاذ قرار نهائي
- اطلب من محامٍ مراجعة إجراءاتك وصياغتك — فهذا القالب نقطة بداية وليس استشارة قانونية
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ التفويض الموقّع كملف PDF في مجلد الخزنة الذي اخترته، مع إرفاق أي صورة للهوية بالرد. وستتلقى إشعارًا بالبريد الإلكتروني إذا كانت إشعارات المالك مفعّلة.
تنسخ معظم الفرق بعد ذلك التفاصيل إلى نموذج طلب مزوّد الفحص الخاص بها، وتستخدم جدول الردود لمتابعة المرشحين الذين فوّضوا إجراء الفحص. وبعد اكتمال الفحص، يمكنك الاحتفاظ بالتفويض مع بقية مستندات توظيف ذلك الشخص.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تفويض إجراء فحص الخلفية: الأسئلة الشائعة
هل استخدام قالب تفويض فحص الخلفية هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد قوالب FileIt الجاهزة، وكل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية، يتضمن تطبيق Forms ومكتبته الكاملة من القوالب.
هل يحتاج الأشخاص الذين يملؤون هذا النموذج إلى حساب FileIt؟
لا. يمكن لأي شخص لديه الرابط أو طلب مُرسل بالبريد الإلكتروني إكمال النموذج وإرساله من دون إنشاء حساب FileIt. ويحتاج مالك النموذج وحده إلى حساب.
هل تجري FileIt فحص الخلفية؟
لا. تجمع FileIt موافقة المرشح وتفاصيله وتحفظها بأمان؛ أما الفحص نفسه فتجريه أنت أو مزوّد الفحص الذي تستخدمه.
هل يتوافق هذا النموذج مع قانون الإبلاغ الائتماني العادل (FCRA) أو قوانين الفحص الأخرى؟
إنه قالب أولي وليس استشارة قانونية. تختلف قواعد الفحص كثيرًا بين البلدان والولايات — فبعضها يشترط أن يكون الإفصاح مستندًا منفصلًا، أو يقيّد توقيت الأسئلة وما يجوز سؤاله. اطلب مراجعة إجراءاتك وصياغتك قبل الاعتماد عليه.
هل يمكن للمرشحين تحميل صورة لهويتهم؟
نعم. يقبل حقل الهوية ملفين كحد أقصى — PDF أو JPG أو PNG أو HEIC — حتى يتمكنوا من إرفاق وجهي البطاقة.
كيف أحافظ على أمان هذه المعلومات؟
تُخزَّن الردود في خزنة FileIt بدلًا من البريد الإلكتروني. وجّهها إلى مجلد لا يستطيع رؤيته إلا الأشخاص الذين يتولون الفحص، واحذف السجلات عندما لا تعود بحاجة إليها.
هل يمكنني إضافة سؤال عن الإدانات الجنائية؟
يمكنك إضافة أي سؤال في المصمّم، لكن تحديد ما إذا كان يجوز لك السؤال عن الإدانات وتوقيت ذلك يعتمد على القانون المحلي. تحقّق قبل إضافة هذا السؤال.