Modèle de contrat d’assistant virtuel

Qu’est-ce qu’un contrat d’assistant virtuel ?

Un contrat d’assistant virtuel définit les conditions convenues entre un assistant à distance et l’entreprise ou le professionnel très occupé qu’il accompagne. Comme un assistant virtuel travaille généralement dans la boîte de réception, l’agenda et les comptes du client, et parfois avec ses moyens de paiement, le contrat doit couvrir la confiance autant que les tâches : comment l’accès est accordé et retiré, ce que l’assistant peut acheter sans demander d’autorisation et ce qu’il ne doit jamais engager au nom du client.

Ce modèle répertorie les tâches, les horaires de travail de l’assistant, son délai de réponse et son principal canal de communication, et précise si le travail est rémunéré au forfait mensuel d’heures (avec possibilité de report et approbation des heures supplémentaires) ou au tarif horaire facturé mensuellement. Il définit les règles d’accès sécurisé aux comptes et les obligations de sécurité, un plafond facultatif par achat, l’interdiction de signer des contrats au nom du client, la confidentialité et la protection des données, le statut de prestataire indépendant, la propriété des livrables, le préavis et la transmission lors de la fin de la collaboration.

Idéal pour: Les assistants virtuels indépendants, assistants de direction et responsables d’activités en ligne
Signataires: L’assistant virtuel et le client, avec leurs fonctions
Facturation: Forfait mensuel d’heures ou tarif horaire, suivi par tranches de 15 minutes
Longueur: Environ 3 pages, paraphées sur chaque page

Quand utiliser un contrat d’assistant virtuel

Un fondateur engage un assistant virtuel pour gérer sa boîte de réception, son agenda et ses déplacements
Une petite entreprise externalise la facturation et les mises à jour de son CRM
Un coach a besoin d’aide pour planifier ses rendez-vous clients et ses publications sur les réseaux sociaux
Un assistant virtuel fait passer un client d’heures ponctuelles à un forfait mensuel
Un client souhaite fixer un plafond strict pour les achats effectués avec sa carte

Ce que vous remplissez

19 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : assistant virtuel, client.

1 Les parties

Assistant virtuel (votre entreprise ou votre nom)*
Adresse de l'assistant virtuel
Client (entreprise ou personne)*
Adresse du Client

2 Le travail

Date de début*
Tâches*
Heures de travail et disponibilité*
Délai de réponse aux messages*
Principal moyen de communication*

3 Honoraires

Mode de facturation du travail* Un forfait mensuel d'heures · Un tarif horaire, facturé mensuellement selon le temps travaillé
Devise*
Montant mensuel du forfait
Heures incluses dans le forfait
Heures inutilisées du forfait* ne sont pas reportées au mois suivant · sont reportées uniquement au mois suivant, puis expirent
Tarif horaire*
Délai de paiement des factures (jours)*

4 Accès et dépenses

Achats autorisés sans approbation, jusqu'à concurrence de

5 Autres conditions

Préavis de résiliation de l'accord (jours)*
Droit applicable*

6 Qui signe

Assistant virtuel signature et date, fonction, initiales sur chaque page
Client signature et date, fonction, initiales sur chaque page

Ce que couvre le contrat d’assistant virtuel

Services
Disponibilité et communication
Honoraires et facturation
Accès aux comptes du Client
Confidentialité et protection des données
Prestataire indépendant
Travaux réalisés
Résiliation de l'accord
Dispositions générales

Utiliser le contrat d’assistant virtuel, étape par étape

1 Lister les tâches et les disponibilités

Décrivez les tâches, vos horaires de travail et votre fuseau horaire, votre délai de réponse et votre principal canal de communication.

2 Choisir le forfait ou le tarif horaire

Pour un forfait, indiquez les frais mensuels, le nombre d’heures incluses et si les heures non utilisées sont reportées ; vous avertirez le client à 80 % et obtiendrez son approbation pour les heures supplémentaires. Pour un travail horaire, indiquez le tarif — c’est également le tarif des heures supplémentaires d’un forfait.

3 Définir les règles d’accès et de dépenses

Dans la mesure du possible, l’accès est accordé au moyen de comptes utilisateurs distincts ou d’un gestionnaire de mots de passe partagé. Indiquez un plafond de dépenses par achat, ou laissez le champ vide afin que chaque achat nécessite une approbation. Les nouveaux fournisseurs et les nouveaux comptes bancaires nécessitent toujours une approbation.

4 L’envoyer

Ajoutez le client et envoyez le document. Vous le signez et paraphez tous les deux sur chaque page ; le contrat signé est classé dans votre coffre-fort.

Conseils avant l’envoi

Utilisez un gestionnaire de mots de passe avec des coffres-forts partagés afin de pouvoir révoquer l’accès en une seule étape.
Confirmez toujours par téléphone les nouvelles coordonnées de paiement avant de payer — c’est la fraude la plus courante rencontrée par un assistant virtuel.
Partagez chaque semaine un récapitulatif de ce qui est terminé et de ce qui dépend encore du client.
Convenez de ce qui est urgent avant le premier message envoyé en dehors des horaires de travail.

Signez en ligne en quelques minutes

Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.

Utilisez le modèle contrat d’assistant virtuel — c’est gratuit

Contrat d’assistant virtuel : questions fréquentes

Un assistant virtuel est-il un salarié ?

Dans le cadre de ce contrat, l’assistant virtuel est un prestataire indépendant qui utilise son propre équipement, organise son travail dans les limites des disponibilités convenues, s’occupe de ses propres impôts et peut avoir d’autres clients. La question de savoir si une personne est légalement un prestataire indépendant dépend du fonctionnement concret de la relation et du droit applicable dans votre pays.

L’assistant virtuel peut-il dépenser de l’argent pour mon compte ?

Uniquement dans la limite du plafond par achat que vous avez fixé, en utilisant les moyens de paiement que vous lui fournissez. Les achats plus importants, ainsi que tout paiement à un nouveau fournisseur ou sur un nouveau compte bancaire, nécessitent chaque fois votre approbation écrite. Si vous laissez le plafond vide, chaque achat nécessite une approbation.

Que deviennent les heures de forfait non utilisées ?

Vous choisissez : elles ne sont pas reportées ou sont reportées uniquement au mois suivant, puis expirent.

Un contrat signé électroniquement a-t-il une valeur juridique ?

Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi ESIGN et UETA (ESIGN Act and UETA)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un contrat commercial ordinaire comme celui-ci. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat de finalisation (Certificate of Completion) avec le PDF signé comme preuve de l’identité des signataires et de la date de signature.

Ce modèle est-il gratuit ?

Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l’application de signature électronique de FileIt. Votre client n’a pas besoin d’un compte FileIt pour signer.