¿Qué es acuerdo con asistente virtual?
Un acuerdo con un asistente virtual establece las condiciones entre un asistente remoto y la empresa o profesional ocupado al que presta apoyo. Como normalmente un asistente virtual trabaja dentro del correo, el calendario, las cuentas y, a veces, los métodos de pago del cliente, el contrato debe cubrir tanto la confianza como las tareas: cómo se concede y se retira el acceso, qué puede comprar el asistente sin pedir permiso y qué nunca puede comprometer en nombre del cliente.
Esta plantilla detalla las tareas, el horario de trabajo del asistente virtual, el tiempo de respuesta y el canal principal de comunicación, así como si el trabajo se realizará mediante un paquete mensual de horas (con la opción de acumular horas y la aprobación de horas adicionales) o con una tarifa por hora facturada mensualmente. Establece normas para el acceso seguro a las cuentas y las obligaciones de seguridad, un límite opcional de gasto por compra, la prohibición de firmar contratos en nombre del cliente, la confidencialidad y la protección de datos, la condición de contratista independiente, la titularidad del trabajo realizado, el preaviso y la entrega de tareas cuando finalice la relación.
- Ideal para
- Asistentes virtuales autónomos, asistentes ejecutivos y gestores de negocios online
- Quién lo firma
- El asistente virtual y el cliente, con sus cargos
- Facturación
- Paquete mensual de horas o tarifa por hora, registrada en intervalos de 15 minutos
- Extensión
- Unas 3 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo con asistente virtual
- Una persona fundadora contrata a un asistente virtual para gestionar el correo, el calendario y los viajes
- Una pequeña empresa externaliza la facturación y las actualizaciones del CRM
- Un coach necesita ayuda para programar citas con clientes y publicaciones en redes sociales
- Un asistente virtual pasa de trabajar por horas puntuales a un paquete mensual con un cliente
- Un cliente quiere establecer un límite firme para las compras realizadas con su tarjeta
Lo que debes completar
19 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: asistente virtual, cliente.
1 Las partes
- Asistente virtual (tu empresa o nombre)*
- Dirección del asistente virtual
- Cliente (empresa o persona)*
- Dirección del cliente
2 El trabajo
- Fecha de inicio*
- Tareas*
- Horario y disponibilidad*
- Responde a los mensajes en un plazo de*
- Principal medio de comunicación*
3 Honorarios
- Cómo se cobran los servicios* Un paquete mensual de horas · Una tarifa por hora, facturada mensualmente por el tiempo trabajado
- Moneda*
- Precio del paquete mensual
- Horas incluidas en el paquete
- Horas no utilizadas del paquete* no se acumulan en el mes siguiente · solo se acumulan en el mes siguiente y después caducan
- Tarifa por hora*
- Las facturas deben pagarse en un plazo de (días)*
4 Acceso y gastos
- Compras permitidas sin aprobación, hasta
5 Otras condiciones
- Preaviso para finalizar el acuerdo (días)*
- Ley aplicable*
6 Quién firma
- Asistente virtual firma y fecha, cargo, iniciales en cada página
- Cliente firma y fecha, cargo, iniciales en cada página
Qué incluye el acuerdo con asistente virtual
- Servicios
- Disponibilidad y comunicación
- Honorarios y facturación
- Acceso a las cuentas del Cliente
- Confidencialidad y protección de datos
- Contratista independiente
- Resultados del trabajo
- Finalización del acuerdo
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo con asistente virtual, paso a paso
1 Detalla las tareas y la disponibilidad
Describe las tareas, tu horario de trabajo y zona horaria, la rapidez con la que respondes y el canal principal de comunicación.
2 Elige un paquete o una tarifa por hora
Para un paquete, indica la cuota mensual, las horas incluidas y si las horas no utilizadas se acumulan; avisarás al cliente al alcanzar el 80 % y pedirás aprobación para las horas adicionales. Para el trabajo por horas, indica la tarifa: también será la tarifa aplicable a las horas adicionales de un paquete.
3 Establece las normas de acceso y gasto
Siempre que sea posible, el acceso se concede mediante cuentas de usuario independientes o un gestor de contraseñas compartido. Indica un límite de gasto por compra o déjalo vacío para que todas las compras necesiten aprobación. Los nuevos proveedores y las nuevas cuentas bancarias siempre necesitan aprobación.
4 Envíalo
Añade al cliente y envíalo. Ambos firmáis y ponéis vuestras iniciales en cada página; el acuerdo firmado se guarda en tu bóveda.
Consejos antes de enviarlo
- Usa un gestor de contraseñas con bóvedas compartidas para poder revocar el acceso en un solo paso.
- Confirma siempre por teléfono los nuevos datos de pago antes de pagar: es el fraude más habitual al que se enfrenta un asistente virtual.
- Comparte un resumen semanal de lo que se ha hecho y de lo que está pendiente del cliente.
- Acordad qué se considera urgente antes del primer mensaje fuera del horario habitual.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo con asistente virtual
¿Un asistente virtual es un empleado?
Según este acuerdo, el asistente virtual es un contratista independiente que utiliza sus propios equipos, organiza su trabajo dentro de la disponibilidad acordada, se ocupa de sus propios impuestos y puede tener otros clientes. Que alguien sea legalmente un contratista depende de cómo funcione la relación en la práctica y de la legislación del lugar donde te encuentres.
¿Puede el asistente virtual gastar dinero en mi nombre?
Solo dentro del límite por compra que establezcas y utilizando los métodos de pago que proporciones. Las compras de mayor importe y cualquier pago a un nuevo proveedor o a una nueva cuenta bancaria necesitan tu aprobación por escrito en cada ocasión. Si dejas el límite vacío, todas las compras necesitan aprobación.
¿Qué ocurre con las horas no utilizadas del paquete?
Tú eliges: no se acumulan o se acumulan únicamente hasta el mes siguiente y después caducan.
¿Un acuerdo firmado electrónicamente es legalmente vinculante?
En la mayoría de los países, incluidos EE. UU. (Ley ESIGN [ESIGN Act] y UETA [Uniform Electronic Transactions Act]), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS [eIDAS]) y Canadá, una firma electrónica suele ser válida para un contrato comercial ordinario como este. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado como prueba de quién firmó y cuándo.
¿Esta plantilla es gratuita?
Sí. Puedes usar la plantilla gratis con la aplicación eSignature de FileIt. Tu cliente no necesita una cuenta de FileIt para firmar.