Lettre de suspension pendant enquête

Qu’est-ce qu’un lettre de suspension pendant enquête ?

Il arrive qu'une allégation soit suffisamment grave pour qu'un salarié ne puisse pas rester au travail pendant son examen — afin de protéger les éléments de preuve, les témoins ou le salarié lui-même. Une suspension est une situation stressante qui peut être perçue comme un verdict. Une lettre soigneusement rédigée permet de clarifier qu'il n'en est rien.

Cette lettre présente l'allégation de manière neutre, explique pourquoi la suspension est nécessaire plutôt qu'une solution alternative, et précise clairement qu'il ne s'agit ni d'une sanction disciplinaire ni d'une décision. Elle confirme la rémunération, fixe des restrictions limitées à ce qui est nécessaire pour protéger l'enquête et préserve le droit du salarié de demander conseil, de parler à un représentant ou de contacter les autorités. Elle désigne un contact, un enquêteur et, le cas échéant, un service de soutien, indique une durée prévue avec des réexamens réguliers et explique ce qui se passe à la fin de l'enquête. Le salarié signe uniquement pour confirmer la réception.

Quand utiliser un lettre de suspension pendant enquête

• Une allégation de fraude ou d'utilisation abusive des systèmes nécessitant de retirer les accès
• Une violation grave des règles de sécurité à examiner avant le retour du salarié
• Une allégation de harcèlement nécessitant de tenir les personnes concernées à l'écart les unes des autres
• La protection des témoins ou des éléments de preuve pendant l'enquête
• La confirmation par écrit d'une suspension déjà expliquée lors d'un entretien

Ce que vous remplissez

14 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : employeur, salarié.

Ce que couvre le lettre de suspension pendant enquête

1. La mise à pied conservatoire ne constitue pas une sanction disciplinaire
2. Rémunération et conditions d’emploi
3. Pendant la mise à pied conservatoire
4. Contact et soutien
5. Durée

Utiliser le lettre de suspension pendant enquête, étape par étape

1 Présentez l'allégation de manière neutre

Décrivez brièvement l'allégation de manière factuelle, sans laisser entendre qu'elle est avérée. Ajoutez la date à laquelle vous avez expliqué la suspension en personne.

2 Expliquez pourquoi la suspension est nécessaire

Indiquez pourquoi la suspension est nécessaire et pourquoi des solutions alternatives, comme une modification temporaire des fonctions, ne fonctionneraient pas. Fixez une durée prévue et une fréquence de réexamen.

3 Définissez la rémunération, les restrictions et le contact

Confirmez la rémunération, modifiez les restrictions afin qu'elles ne dépassent pas ce qui est nécessaire et désignez le contact, l'enquêteur ainsi que tout service de soutien.

4 Envoyez la lettre après l'entretien

Signez en tant qu'employeur et envoyez la lettre au salarié pour confirmer sa réception. Faites avancer l'enquête et réexaminez la suspension comme prévu.

Conseils avant l’envoi

• Envisagez d'abord des solutions alternatives, comme le travail sur un autre site ou une modification temporaire des fonctions.
• Limitez la durée des suspensions. Les suspensions longues peuvent nuire au bien-être du salarié et à l'équité de la procédure.
• Informez le salarié en personne avant d'envoyer la lettre, lorsque cela est possible.
• Ne communiquez à vos collègues que les informations dont ils ont besoin — par exemple, que la personne n'est pas au travail.

Lettre de suspension pendant enquête : questions fréquentes

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