Qu’est-ce qu’un lettre de mise en demeure de paiement ?
Lorsque les relances amiables n’ont pas fonctionné, une mise en demeure formelle constitue l’étape suivante. Elle présente la facture, le montant dû et les relances déjà envoyées, fixe une date limite ferme de paiement et explique ce que vous pourriez faire si le paiement n’arrive pas. De nombreux clients en retard paient après en avoir reçu une et, s’ils ne paient pas, la lettre montre que vous leur avez donné une possibilité raisonnable de régler ou de contester la dette.
Ce modèle vous permet d’envoyer une demande de paiement ordinaire ou une mise en demeure finale, d’indiquer une ou plusieurs factures en précisant leur objet et leur date d’échéance, de présenter les modalités de paiement, d’ajouter les intérêts ou frais de retard autorisés par votre contrat ou la loi, de proposer de discuter d’un échéancier, de demander au client de soulever toute contestation par écrit avant la date limite, de suspendre les travaux à venir si vos conditions le permettent et de choisir l’étape suivante : une procédure judiciaire, une agence de recouvrement ou d’autres mesures pour recouvrer la dette.
- Idéal pour
- Factures impayées de clients professionnels ou particuliers
- Signataire
- Vous, au nom de votre entreprise — le client ne signe pas
- Ton
- Demande de paiement ou mise en demeure finale avant toute nouvelle mesure
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un lettre de mise en demeure de paiement
- Un client accuse un retard de 30, 60 ou 90 jours sur une facture malgré les relances
- Un client ne donne plus signe de vie après l’achèvement des travaux
- Une dernière demande écrite avant de transmettre une dette à une agence de recouvrement
- Une lettre avant d’engager une procédure en petites créances pour recouvrer les sommes qui vous sont dues
- Proposer un échéancier tout en indiquant clairement la date limite
Ce que vous remplissez
22 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : expéditeur.
1 De
- Date de la lettre*
- Nom de votre entreprise*
- Votre adresse
- Adresse e-mail pour les questions*
- Téléphone
- Type de lettre* Demande de paiement · Dernière demande de paiement
2 À
- Client (entreprise ou particulier)*
- À l’attention de
- Adresse du client
3 La dette
- Numéro(s) de facture*
- Date de la facture*
- Date d’échéance initiale*
- Objet de la facture*
- Devise*
- Montant restant dû*
- Relances déjà envoyées
- Intérêts ou frais de retard
4 Paiement
- Payer avant le*
- Modalités de paiement*
- Proposer de discuter d’un échéancier de paiement ?* Oui · Non
- Mesures que vous pouvez prendre en cas de non-paiement* engager une procédure judiciaire pour recouvrer cette somme · transmettre la dette à une agence de recouvrement · entreprendre d’autres démarches pour recouvrer cette somme
- Suspendre également les travaux ou fournitures jusqu’au paiement ?* Non · Oui
5 Qui signe
- Expéditeur signature et date · La personne qui signe au nom de l’entreprise à laquelle l’argent est dû.
Utiliser le lettre de mise en demeure de paiement, étape par étape
1 Choisissez une demande ou une mise en demeure finale
Utilisez une demande de paiement lorsque vous espérez encore parvenir à un règlement amiable. Une mise en demeure finale précise qu’il s’agit de votre dernière demande avant de passer à l’étape suivante.
2 Présentez la dette
Indiquez le numéro de la facture, sa date, sa date d’échéance initiale, son objet et le montant dû. Énumérez les relances que vous avez déjà envoyées. Ajoutez des intérêts ou frais de retard uniquement si votre contrat ou le droit local les autorise, et précisez leur fondement.
3 Indiquez une date et un moyen de paiement
Fixez une date limite de paiement réaliste et indiquez vos coordonnées de paiement, par exemple les coordonnées d’un virement bancaire ou un lien de paiement. Choisissez de proposer ou non un échéancier — de nombreuses dettes sont recouvrées de cette manière.
4 Indiquez la suite, puis signez
Choisissez l’étape suivante et précisez si vous suspendrez les travaux à venir. Signez dans FileIt, puis envoyez le PDF signé par e-mail et, lorsqu’une preuve de livraison est importante, également par courrier.
Conseils avant l’envoi
- Ne mentionnez qu’une mesure que vous êtes réellement prêt à prendre.
- Certains endroits imposent des règles concernant les éléments qu’une lettre préalable à une action en justice doit contenir et le délai à accorder au débiteur, en particulier lorsque celui-ci est un particulier. Vérifiez ces règles avant de vous appuyer sur cette lettre pour introduire une demande.
- Conservez des copies de la facture, de votre contrat ou de vos conditions, ainsi que de chaque relance — vous en aurez besoin si la dette est contestée.
- Invitez le client à soulever toute contestation par écrit. S’il le fait, examinez-la avant d’intensifier les mesures.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Lettre de mise en demeure de paiement : questions fréquentes
Puis-je ajouter des intérêts à une facture impayée ?
Uniquement lorsque votre contrat ou la loi l’autorise. Les règles relatives aux intérêts de retard et aux frais de recouvrement varient selon les pays et les États, et sont souvent différentes pour les consommateurs. Le modèle ne prévoit des intérêts que si vous les décrivez et indiquez leur fondement.
Que se passe-t-il si le client conteste la facture ?
La lettre lui demande de vous en informer par écrit avant la date limite, en expliquant pourquoi et en joignant les documents justificatifs, afin que vous puissiez examiner la situation avant de prendre d’autres mesures.
S’agit-il d’une lettre préalable à une action en justice ?
Elle peut servir à cette fin, mais certains endroits imposent des exigences formelles pour les lettres préalables à une action, en particulier lorsque le débiteur est un particulier. Vérifiez les règles applicables là où vous envisagez d’introduire une demande, ou consultez un avocat.
Puis-je signer électroniquement une mise en demeure ?
Oui. Une signature électronique est généralement acceptée sur les courriers professionnels de ce type aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (Uniform Electronic Transactions Act)), au Royaume-Uni, dans l’UE (règlement eIDAS (eIDAS)) et au Canada. FileIt conserve également une piste d’audit avec le PDF signé.