ما هو خطاب مطالبة بسداد دفعة؟
عندما لا تنجح التذكيرات الودية، يكون خطاب المطالبة الرسمي هو الخطوة التالية. فهو يوضح الفاتورة والمبلغ المستحق والتذكيرات المرسلة سابقًا، ويحدد تاريخًا نهائيًا للسداد، ويشرح ما قد تفعله إذا لم يصلك السداد. ويدفع كثير من المتأخرين عند استلام الخطاب، وحتى إذا لم يفعلوا، يثبت الخطاب أنك منحتهم فرصة عادلة للسداد أو للاعتراض على الدين.
يتيح لك هذا النموذج إرسال مطالبة عادية أو مطالبة نهائية، وإدراج فاتورة واحدة أو عدة فواتير مع بيان الغرض منها وموعد استحقاقها، وتوضيح طريقة السداد، وإضافة فائدة أو رسوم تأخير يسمح بها عقدك أو القانون، وعرض مناقشة خطة سداد، وطلب أن يقدّم العميل أي اعتراض كتابةً قبل الموعد النهائي، وتعليق الأعمال الإضافية إذا سمحت شروطك بذلك، واختيار خطوتك التالية: اتخاذ إجراءات قانونية، أو الاستعانة بوكالة تحصيل، أو اتخاذ خطوات إضافية لتحصيل الدين.
- مناسب لـ
- الفواتير المتأخرة المستحقة من عملاء من الشركات أو الأفراد
- الموقّع
- أنت، نيابةً عن شركتك — ولا يوقّع العميل
- النبرة
- مطالبة بالسداد، أو مطالبة نهائية قبل اتخاذ خطوات إضافية
- الطول
- صفحة إلى صفحتين
متى تستخدم خطاب مطالبة بسداد دفعة
- تأخر عميل عن سداد فاتورة لمدة 30 أو 60 أو 90 يومًا رغم إرسال التذكيرات
- توقف عميل عن الرد بعد إتمام العمل
- مطالبة كتابية نهائية قبل إحالة الدين إلى وكالة تحصيل
- خطاب يسبق رفع دعوى مطالبات صغيرة (small claim) لتحصيل مستحقاتك
- عرض خطة سداد مع توضيح الموعد النهائي
ما ستملؤه
22 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المرسل.
1 من
- تاريخ الخطاب*
- اسم منشأتك*
- عنوانك
- البريد الإلكتروني للاستفسارات*
- الهاتف
- نوع الخطاب* مطالبة بالسداد · مطالبة نهائية بالسداد
2 إلى
- العميل (شركة أو شخص)*
- لعناية
- عنوان العميل
3 الدين
- رقم/أرقام الفاتورة*
- تاريخ الفاتورة*
- تاريخ الاستحقاق الأصلي*
- مقابل ماذا صدرت الفاتورة*
- العملة*
- المبلغ المستحق*
- التذكيرات المرسلة بالفعل
- فوائد أو رسوم التأخر في السداد
4 السداد
- السداد بحلول*
- كيفية السداد*
- هل ترغب في عرض مناقشة خطة سداد؟* نعم · لا
- ما يجوز لك فعله إذا لم يتم السداد* بدء إجراءات قانونية لاسترداده · إحالة الدين إلى وكالة تحصيل · اتخاذ خطوات أخرى لاسترداده
- هل تريد أيضًا إيقاف الأعمال أو التوريدات الإضافية إلى حين السداد؟* لا · نعم
5 من يوقّع
- المرسل التوقيع والتاريخ · الشخص الذي يوقّع نيابةً عن المنشأة الدائنة.
استخدام خطاب مطالبة بسداد دفعة خطوة بخطوة
1 اختر مطالبة أو مطالبة نهائية
استخدم مطالبة بالسداد عندما لا تزال تأمل في التسوية وديًا. وتضيف المطالبة النهائية بيانًا واضحًا يفيد بأن هذه هي مطالبتك الأخيرة قبل اتخاذ الخطوة التالية.
2 وضّح الدين
أدخل رقم الفاتورة وتاريخها وتاريخ استحقاقها الأصلي والغرض منها والمبلغ المستحق. أدرج التذكيرات التي أرسلتها بالفعل. أضف فائدة أو رسوم تأخير فقط إذا كان عقدك أو القانون المحلي يسمح بها، واذكر الأساس الذي تستند إليه.
3 حدّد تاريخًا وطريقة للسداد
حدّد تاريخًا واقعيًا نهائيًا للسداد وبيانات الدفع، مثل بيانات التحويل المصرفي أو رابط الدفع. واختر ما إذا كنت ستعرض خطة سداد — فكثير من الديون يُحصَّل بهذه الطريقة.
4 وضّح ما سيحدث لاحقًا، ثم وقّع
اختر خطوتك التالية وما إذا كنت ستعلّق الأعمال الإضافية. وقّع في FileIt، ثم أرسل ملف PDF الموقّع عبر البريد الإلكتروني، وبالبريد العادي أيضًا عندما يكون إثبات التسليم مهمًا.
نصائح قبل الإرسال
- لا تذكر خطوة تالية إلا إذا كنت مستعدًا فعلًا لاتخاذها.
- تضع بعض الأماكن قواعد لما يجب أن يتضمنه الخطاب السابق لاتخاذ إجراء قانوني، والمدة التي يجب منحها للمدين، ولا سيما عندما يكون المدين فردًا. تحقّق من ذلك قبل الاعتماد على هذا الخطاب لتقديم مطالبة.
- احتفظ بنسخ من الفاتورة وعقدك أو شروطك وكل تذكير — فستحتاج إليها إذا اعترض على الدين.
- ادعُ العميل إلى تقديم أي اعتراض كتابةً. وإذا فعل، فتحقّق منه قبل تصعيد الأمر.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن خطاب مطالبة بسداد دفعة
هل يمكنني إضافة فائدة إلى فاتورة متأخرة؟
فقط عندما يسمح عقدك أو القانون بذلك. تختلف قواعد فائدة التأخير ورسوم التحصيل من دولة وأخرى ومن ولاية إلى أخرى، وغالبًا ما تختلف بالنسبة إلى المستهلكين. ولا يتضمن النموذج الفائدة إلا إذا وصفتها وذكرت أساس استحقاقها.
ماذا إذا اعترض العميل على الفاتورة؟
يطلب منه الخطاب إبلاغك كتابةً قبل الموعد النهائي، مع توضيح السبب وإرفاق المستندات المؤيدة، حتى تتمكن من التحقق من الأمر قبل اتخاذ خطوات إضافية.
هل يُعد هذا خطابًا سابقًا لاتخاذ إجراء قانوني؟
يمكن أن يكون كذلك، لكن بعض الأماكن تفرض متطلبات رسمية على الخطابات السابقة لاتخاذ إجراء قانوني، لا سيما عندما يكون المدين فردًا. تحقّق من القواعد المعمول بها في المكان الذي تنوي فيه رفع المطالبة، أو استشر محاميًا.
هل يمكنني توقيع خطاب المطالبة إلكترونيًا؟
نعم. يُقبل التوقيع الإلكتروني عمومًا على خطابات الأعمال مثل هذا الخطاب في الولايات المتحدة (ESIGN Act)، وبموجب قانون UETA (UETA)، وفي المملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة eIDAS)، وكندا، ويحتفظ FileIt بسجل تدقيق مع ملف PDF الموقّع.