Qu’est-ce qu’un code de conduite de l’événement ?
Un code de conduite explique à toutes les personnes présentes à votre événement quel comportement est attendu et ce qui ne sera pas toléré, et surtout comment obtenir de l’aide en cas de problème. En publier un est une bonne pratique ; demander aux intervenants, exposants, bénévoles et participants de le signer signifie que personne ne pourra prétendre par la suite ne pas connaître les règles, et donne à votre équipe une base claire pour agir rapidement.
Ce modèle précise où le code s’applique (sessions, espaces d’exposition, événements sociaux, déplacements organisés et canaux en ligne), les comportements attendus, ainsi qu’une liste de comportements inacceptables, notamment le harcèlement, les contacts importuns, l’enregistrement de personnes ayant dit non et les représailles contre les personnes effectuant un signalement. Il définit également vos règles concernant les photos et l’alcool. Il ajoute des engagements spécifiques au rôle des intervenants, exposants, représentants de sponsors, bénévoles et membres de la presse, selon la personne qui le signe. Vous indiquez comment signaler un problème ; l’organisateur s’engage à prendre les signalements au sérieux et à les garder confidentiels, tandis que le code décrit les mesures pouvant être prises — de l’avertissement à l’exclusion de l’événement ou au recours à la police — tout en garantissant une procédure équitable.
- Idéal pour
- Conférences, rencontres, salons, festivals, hackathons et événements en ligne
- Signé par
- Le participant et un membre de l’équipe de l’événement
- Types de participants
- Participant, intervenant, exposant, représentant de sponsor, bénévole ou membre de la presse
- Longueur
- 2 à 3 pages
Quand utiliser un code de conduite de l’événement
- Les intervenants confirmant que leurs présentations et diapositives respecteront le code
- Les exposants s’engageant au nom de toutes les personnes travaillant sur leur stand
- Les bénévoles et membres de l’équipe qui seront les premiers interlocuteurs pour les signalements
- Les rencontres communautaires et hackathons combinant espaces en présentiel et en ligne
- Les événements, retraites ou voyages sur invitation uniquement, où les participants signent avant leur arrivée
Ce que vous remplissez
12 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : participant, organisateur.
1 L’événement
- Organisateur*
- Nom de l’événement*
- Date de début*
- Date de fin
- Lieu ou plateforme
2 Le participant
- Nom complet du participant*
- Participe en tant que* Participant · Intervenant · Exposant · Représentant du sponsor · Bénévole · Membre de la presse
- Entreprise ou organisation représentée
3 Signalement
- Comment signaler un problème*
4 Règles de l’événement
- Photographies et enregistrements* autorisés dans les espaces publics, mais jamais de personnes qui vous demandent de ne pas les photographier ou les enregistrer · interdits pendant les sessions sans l’autorisation de l’intervenant, et jamais de personnes qui vous demandent de ne pas les photographier ou les enregistrer · interdits partout lors de l’Événement sans l’autorisation de l’Organisateur
- Alcool* Servi pendant certaines parties de l’événement · L’événement est sans alcool
- Autres règles de l’événement
5 Qui signe
- Participant signature et date · Le participant, intervenant, exposant, représentant du sponsor ou bénévole qui accepte le code.
- Organisateur signature et date, fonction · Membre de l’équipe de l’événement.
Ce que couvre le code de conduite de l’événement
- Champ d’application du présent code
- Comportement attendu
- Comportements inacceptables
- Photographies, alcool et règles de l’événement
- Signaler un problème
- Conséquences du non-respect du code
- Reconnaissance
Utiliser le code de conduite de l’événement, étape par étape
1 Décrivez l’événement
Saisissez le nom, les dates et le lieu ou la plateforme de l’événement. Laissez la date de fin vide pour un événement d’une journée.
2 Indiquez comment signaler un problème
C’est le champ le plus important. Indiquez une personne à contacter (« toute personne portant un cordon rouge du personnel »), un numéro de téléphone auquel quelqu’un répond pendant toute la durée de l’événement et une adresse e-mail. Ces informations sont imprimées dans une section dédiée afin d’être faciles à trouver.
3 Définissez les règles concernant les photos et l’alcool
Indiquez si les photos sont autorisées dans les espaces publics, limitées pendant les sessions ou interdites sans autorisation, et si de l’alcool est servi ou si l’événement est sans alcool. Ajoutez toute autre règle, à raison d’une par ligne.
4 Choisissez le type de participant et envoyez le document
Sélectionnez participant, intervenant, exposant, représentant de sponsor, bénévole ou membre de la presse — les engagements correspondants s’affichent automatiquement. Envoyez le document à chaque participant ; vous le contresignez pour l’organisateur.
Conseils avant l’envoi
- Publiez le même code sur votre site web et dans l’application de l’événement, afin que les participants qui ne le signent pas puissent tout de même le consulter.
- Informez votre personnel et vos bénévoles de la manière de recueillir un signalement et de la personne à qui le transmettre avant l’ouverture des portes.
- Demandez aux exposants de signer avant l’événement afin qu’ils puissent informer les membres de leur propre équipe sur le stand.
- Les remboursements des participants exclus sont régis par vos conditions d’inscription, et non par ce code — assurez-vous que ces conditions les couvrent.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Code de conduite de l’événement : questions fréquentes
Les participants doivent-ils signer un code de conduite ?
De nombreux événements se contentent de publier le code et d’en faire une condition d’inscription. Obtenir une signature est particulièrement utile pour les intervenants, exposants, sponsors, bénévoles et les événements de petite taille ou présentant davantage de risques, lorsque vous souhaitez disposer d’une trace claire.
Une personne peut-elle effectuer un signalement de manière anonyme ?
Oui. Le code précise que les signalements peuvent être effectués de manière anonyme, tout en expliquant que cela peut limiter les mesures que l’organisateur est en mesure de prendre.
Que peut faire l’organisateur en cas de non-respect du code ?
Le code prévoit des mesures allant de l’avertissement à l’exclusion d’une session ou de l’événement, en passant par le refus d’accès aux événements futurs et le recours à la sécurité du lieu ou à la police lorsque le comportement peut constituer une infraction. L’organisateur s’engage à agir équitablement et à entendre la version du participant lorsque cela est possible et sûr.
Une signature électronique est-elle valide ?
Les signatures électroniques sont généralement valides pour ce type d’accord aux États-Unis (loi ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) et UETA (Uniform Electronic Transactions Act)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé.