Qu’est-ce qu’un convention de prestataire événementiel ?
Une convention de prestataire événementiel est le contrat que l’organisateur d’un événement signe avec chaque entreprise qui y exerce son activité — stands artisanaux, food trucks, bars mobiles et exposants. Elle confirme l’emplacement, ce que le prestataire peut vendre, ce qu’il paie et quand il peut installer et démonter son stand, et attribue au prestataire, comme il se doit, la responsabilité des autorisations, de la sécurité alimentaire et de l’assurance.
Ce modèle couvre l’événement, l’emplacement et l’alimentation électrique, les produits que le prestataire peut vendre et toute exclusivité de catégorie, les frais d’emplacement, la commission facultative sur les ventes et le dépôt de garantie de nettoyage remboursable, les horaires d’installation, d’activité et de démontage, les autorisations et la sécurité alimentaire, l’assurance et la responsabilité du propre stock et du propre matériel du prestataire, les règles du site (avec un espace pour les vôtres), ainsi que l’annulation par l’une ou l’autre partie, notamment en cas d’intempéries le jour J.
- Idéal pour
- Marchés, foires artisanales, festivals gastronomiques, salons professionnels et événements locaux
- Signée par
- L’organisateur et le prestataire
- Frais
- Frais d’emplacement, commission facultative de % sur les ventes, dépôt de garantie de nettoyage facultatif
- Longueur
- 3 pages, paraphées à chaque page
Quand utiliser un convention de prestataire événementiel
- La réservation d’exposants pour un marché artisanal ou de producteurs le week-end
- La réservation de food trucks et de bars mobiles pour un festival gastronomique
- Une fête locale ou scolaire avec des prestataires locaux
- La réservation de stands d’exposants pour un salon professionnel ou une exposition
- Un marché éphémère ou nocturne ponctuel
Ce que vous remplissez
25 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : organisateur, vendeur.
1 Les parties
- Date de la convention*
- Nom de l'organisateur*
- Contact de l'organisateur le jour de l'événement
- Nom commercial du vendeur*
- Téléphone ou e-mail du vendeur
2 L'événement
- Nom de l'événement*
- Date(s) de l'événement et horaires d'activité*
- Lieu*
3 L'emplacement
- Type de vendeur* un stand de marché · un camion-restaurant ou un stand de restauration · un stand d'exposition · un bar ambulant
- Ce que le vendeur vendra ou présentera*
- Taille et emplacement du stand*
- Alimentation électrique* non fournie · une prise standard fournie · fournie moyennant des frais supplémentaires convenus par écrit
- Exclusivité pour la catégorie du vendeur
4 Frais
- Devise*
- Droit d'emplacement*
- Commission sur les ventes (%)
- Date limite de paiement du droit d'emplacement*
- Dépôt de garantie de nettoyage remboursable
5 Horaires
- Plage horaire d'installation*
- Plage horaire de démontage*
6 Autorisations et assurance
- Assurance responsabilité civile du vendeur (minimum)
7 Annulation
- Le vendeur peut annuler et obtenir un remboursement jusqu'à (jours avant)*
- Remboursement en cas d'annulation par le vendeur (%)*
8 Règles
- Règles supplémentaires du site
- Droit applicable*
9 Qui signe
- Organisateur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · La personne ou l'organisation qui organise l'événement.
- Vendeur signature et date, initiales sur chaque page · Le titulaire du stand, l'exploitant du camion-restaurant ou l'exposant.
Ce que couvre le convention de prestataire événementiel
- L'événement et l'emplacement
- Frais
- Installation, activité et démontage
- Autorisations, sécurité alimentaire et conformité
- Assurance et responsabilité
- Règles du site
- Annulation
- Dispositions générales
Utiliser le convention de prestataire événementiel, étape par étape
1 Décrivez l’événement
Saisissez le nom de l’événement, ses dates et ses horaires d’activité, ainsi que le lieu. Ajoutez un contact joignable le jour J afin que les prestataires sachent qui appeler.
2 Définissez l’emplacement
Choisissez le type de prestataire, décrivez précisément ce qu’il peut vendre et indiquez la taille et l’emplacement du stand. Précisez si l’alimentation électrique est fournie et n’ajoutez une exclusivité de catégorie que si vous vous engagez à la respecter.
3 Définissez les frais
Saisissez les frais d’emplacement et leur date d’échéance. Vous pouvez également ajouter une commission sur les ventes et un dépôt de garantie de nettoyage remboursable.
4 Horaires, assurance et annulation
Définissez les créneaux d’installation et de démontage, le montant minimal d’assurance responsabilité civile que vous exigez et le délai jusqu’auquel un prestataire peut annuler pour obtenir un remboursement partiel.
5 Ajoutez vos règles du site et envoyez
Indiquez toute règle supplémentaire — circulation des véhicules, poids des tonnelles, bruit, emballages. Envoyez la convention à chaque prestataire ; les exemplaires signés sont classés ensemble dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Demandez aux prestataires alimentaires leur enregistrement d’activité alimentaire, leur classement ou certificat d’hygiène et tout certificat de sécurité gaz bien avant l’événement.
- Vérifiez les assurances que votre lieu ou votre collectivité locale exige des prestataires et fixez le montant minimal en conséquence.
- Précisez clairement ce qui se passe si les intempéries raccourcissent l’événement — le modèle laisse le choix des remboursements partiels ou des avoirs à votre décision de bonne foi.
- Conservez une liste d’attente : le modèle vous permet de proposer à nouveau un emplacement si les frais ne sont pas réglés à temps.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Convention de prestataire événementiel : questions fréquentes
Qui doit obtenir les autorisations — l’organisateur ou le prestataire ?
Selon le modèle, chaque prestataire est responsable des licences, autorisations et certificats liés à sa propre activité, tels que l’enregistrement alimentaire, les autorisations alimentaires temporaires, les licences d’alcool et les certificats de sécurité gaz. L’organisateur reste responsable des autorisations propres à l’événement.
Que se passe-t-il si l’événement est annulé ?
Si l’organisateur annule pour une raison autre qu’un manquement du prestataire, les frais d’emplacement et le dépôt de garantie sont intégralement remboursés sous 14 jours. Si l’événement est écourté ou annulé le jour même en raison d’intempéries importantes, d’un risque pour la sécurité ou d’une décision des autorités, l’organisateur décide de bonne foi d’accorder un remboursement partiel ou un avoir.
Les prestataires peuvent-ils signer la convention sur leur téléphone ?
Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi ESIGN [ESIGN Act] et UETA [Uniform Electronic Transactions Act]), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un contrat commercial ordinaire comme celui-ci. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé, comme preuve de l’identité du signataire et de la date de signature. Les prestataires signent depuis n’importe quel appareil sans créer de compte.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Le modèle est gratuit avec l’application eSignature de FileIt, et les personnes auxquelles vous l’envoyez n’ont pas besoin d’un compte FileIt pour signer.