¿Qué es código de conducta para eventos?
Un código de conducta explica a todas las personas que participan en tu evento qué comportamiento se espera y qué no se tolerará y, sobre todo, cómo obtener ayuda si algo sale mal. Publicarlo es una buena práctica; pedir a ponentes, expositores, voluntarios y asistentes que lo firmen significa que nadie podrá decir después que desconocía las normas y da a tu equipo una base clara para actuar con rapidez.
Esta plantilla indica dónde se aplica el código (sesiones, zonas de exposición, actividades sociales, desplazamientos organizados y canales en línea), el comportamiento esperado, una lista de conductas inaceptables —incluidos el acoso, el contacto no deseado, grabar a personas que han dicho que no y tomar represalias contra quienes comunican incidencias— y tus normas sobre fotografía y alcohol. Añade compromisos específicos según el papel de quien firma: ponentes, expositores, representantes de patrocinadores, voluntarios y miembros de la prensa. Tú completas cómo comunicar una incidencia; la organización se compromete a tomarlas en serio y mantenerlas confidenciales, y el código establece las medidas que puedes adoptar —desde una advertencia hasta expulsar a alguien del evento o avisar a la policía— junto con el compromiso de garantizar un proceso justo.
- Ideal para
- Congresos, encuentros, ferias, festivales, hackatones y eventos en línea
- Lo firman
- La persona participante y alguien del equipo del evento
- Tipos de participantes
- Asistente, ponente, expositor, representante de patrocinador, voluntario o prensa
- Extensión
- 2–3 páginas
Cuándo usar un código de conducta para eventos
- Ponentes que confirman que sus charlas y diapositivas cumplirán el código
- Expositores que aceptan el código en nombre de todas las personas que trabajan en su stand
- Voluntarios y personal que serán el primer punto de contacto para comunicar incidencias
- Encuentros de la comunidad y hackatones con una combinación de espacios presenciales y en línea
- Eventos, retiros o viajes solo con invitación en los que los asistentes firman antes de llegar
Lo que debes completar
12 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: participante, organizador.
1 El evento
- Organizador*
- Nombre del evento*
- Fecha de inicio*
- Fecha de finalización
- Lugar o plataforma
2 El participante
- Nombre completo del participante*
- Participa como* Asistente · Ponente · Expositor · Representante del patrocinador · Voluntario · Miembro de la prensa
- Empresa u organización representada
3 Notificación
- Cómo notificar una incidencia*
4 Normas del evento
- Fotografía y grabación* permitidas en las zonas públicas, pero nunca de nadie que te pida que no lo hagas · no permitidas en las sesiones sin el permiso del ponente, y nunca de nadie que te pida que no lo hagas · no permitidas en ningún lugar del Evento sin el permiso del Organizador
- Alcohol* Se sirve en algunas partes del evento · El evento no sirve alcohol
- Otras normas del evento
5 Quién firma
- Participante firma y fecha · La persona participante, ponente, expositora, representante del patrocinador o voluntaria que acepta el código.
- Organizador firma y fecha, cargo · Una persona del equipo del evento.
Qué incluye el código de conducta para eventos
- Ámbito de aplicación de este código
- Conducta esperada
- Conducta inaceptable
- Fotografía, alcohol y normas del evento
- Notificación de una incidencia
- Qué ocurre si se incumple el código
- Confirmación
Cómo usar el código de conducta para eventos, paso a paso
1 Describe el evento
Introduce el nombre del evento, las fechas y el lugar o la plataforma. Deja vacía la fecha de finalización si el evento dura un solo día.
2 Explica cómo comunicar una incidencia
Este es el campo en blanco más importante. Indica a quién localizar ("cualquier persona que lleve una acreditación roja de Staff"), un número de teléfono que reciba llamadas durante todo el evento y una dirección de email. Se imprime en su propia sección para que sea fácil de encontrar.
3 Establece las normas sobre fotografía y alcohol
Elige si se permite hacer fotografías en las zonas públicas, si están restringidas durante las sesiones o si no se permiten sin autorización, y si se sirve alcohol o el evento no ofrece alcohol. Añade cualquier otra norma, una por línea.
4 Elige el tipo de participante y envía el documento
Selecciona asistente, ponente, expositor, representante de patrocinador, voluntario o prensa; los compromisos correspondientes aparecerán automáticamente. Envíalo a cada participante y tú lo contrafirmas en nombre de la organización.
Consejos antes de enviarlo
- Publica el mismo código en tu sitio web y en la aplicación del evento para que también lo vean los asistentes que no lo firmen.
- Informa a tu personal y a los voluntarios sobre cómo recibir una comunicación y a quién derivarla antes de abrir las puertas.
- Pide a los expositores que firmen antes del evento para que puedan informar a su propio personal del stand.
- Los reembolsos de las personas expulsadas se rigen por tus condiciones de inscripción, no por este código; asegúrate de que dichas condiciones lo contemplen.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Código de conducta para eventos
¿Tienen que firmar los asistentes un código de conducta?
Muchos eventos simplemente publican el código y hacen que aceptarlo sea una condición de inscripción. Obtener una firma resulta especialmente útil para ponentes, expositores, patrocinadores, voluntarios y eventos pequeños o de mayor riesgo, cuando quieres disponer de un registro claro.
¿Se puede comunicar una incidencia de forma anónima?
Sí. El código indica que las comunicaciones pueden hacerse de forma anónima, aunque explica que esto puede limitar lo que la organización puede hacer.
¿Qué puede hacer la organización si se incumple el código?
El código enumera medidas que van desde una advertencia, pasando por expulsar a alguien de una sesión o del evento, hasta denegarle la entrada a futuros eventos y avisar a la seguridad del recinto o a la policía cuando la conducta pueda constituir un delito. La organización se compromete a actuar de forma justa y a escuchar la versión de la persona participante cuando sea seguro y viable hacerlo.
¿Es válida una firma electrónica?
En general, las firmas electrónicas son válidas para acuerdos como este en EE. UU. (Ley ESIGN (ESIGN Act) y UETA (Uniform Electronic Transactions Act)), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS (eIDAS)) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado.