¿Qué es acuerdo de patrocinio?
Un acuerdo de patrocinio establece las condiciones entre la empresa que paga por obtener visibilidad y la organización que la proporciona: una carrera benéfica, un equipo deportivo juvenil, una conferencia, un festival o un programa comunitario. Las condiciones por escrito protegen a ambas partes: la organización sabe cuándo recibirá el pago y el patrocinador sabe exactamente qué beneficios está comprando y qué ocurre si el evento no se celebra.
Esta plantilla incluye qué se patrocina y durante cuánto tiempo, un nivel de patrocinio opcional, la lista de beneficios que recibe el patrocinador y un breve informe de ejecución, la tarifa y el tratamiento fiscal, cuándo se paga, el apoyo en especie opcional, las licencias para usar los nombres y logotipos de la otra parte con aprobación antes del primer uso, la exclusividad opcional por categoría, la conducta y la reputación, qué ocurre si se cancela el evento, la rescisión, la responsabilidad y el seguro.
- Ideal para
- Eventos, equipos deportivos, organizaciones benéficas, conferencias y programas comunitarios
- Lo firman
- El patrocinador y la organización
- Cancelación
- Tú eliges: reembolso, beneficios sustitutivos o traslado a una nueva fecha
- Extensión
- 3 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo de patrocinio
- Un banco local patrocina una carrera benéfica de 10 km con logotipos en las camisetas y en la pancarta de la línea de meta
- Una empresa patrocina el uniforme de un equipo de fútbol juvenil durante una temporada
- Una empresa de software se convierte en patrocinador Gold de una conferencia del sector
- Una cervecería proporciona bebidas en especie para un festival de música a cambio de los derechos exclusivos de servicio
- Una empresa patrocina un programa escolar o comunitario de artes
Lo que debes completar
20 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: patrocinador, organización.
1 Las partes
- Fecha del acuerdo*
- Organización*
- Domicilio de la organización
- Patrocinador (razón social)*
- Domicilio del patrocinador
2 El patrocinio
- Qué se patrocina*
- Nivel o título del patrocinio
- Inicio del patrocinio*
- Fin del patrocinio*
- Qué recibe el patrocinador*
3 La cuota
- Moneda*
- Cuota de patrocinio*
- Impuesto sobre las ventas / IVA* más cualquier impuesto sobre las ventas, IVA o GST aplicable · incluidos cualquier impuesto sobre las ventas, IVA o GST aplicable
- Cuándo se paga la cuota* en su totalidad dentro de los 30 días siguientes a la firma · la mitad dentro de los 30 días siguientes a la firma y la otra mitad 30 días antes de la fecha de inicio · en los plazos indicados a continuación
- Plazos
- Aportación en especie del patrocinador
4 Marca y exclusividad
- Categoría exclusiva (opcional)
- Tiempo para aprobar materiales que utilicen un logotipo (días hábiles)*
5 Otros términos
- Si se cancela el evento o la temporada* un reembolso de la parte de la cuota correspondiente a los beneficios no prestados · beneficios sustitutivos de valor similar o, si no se llega a un acuerdo sobre ellos, un reembolso por los beneficios no prestados · el traslado del patrocinio a una fecha reprogramada o, si no se acepta, un reembolso por los beneficios no prestados
- Legislación aplicable*
6 Quién firma
- Patrocinador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · La empresa que paga el patrocinio.
- Organización firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El club, la organización benéfica, el organizador del evento o el grupo que recibe el patrocinio.
Qué incluye el acuerdo de patrocinio
- El patrocinio
- Qué recibe el Patrocinador
- La cuota
- Nombres y logotipos
- Exclusividad
- Conducta y reputación
- Cancelación y cambios
- Finalización de este Acuerdo
- Responsabilidad y seguro
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo de patrocinio, paso a paso
1 Describe el patrocinio
Indica qué se patrocina —el evento, equipo, temporada o programa—, las fechas de inicio y finalización y, si utilizas niveles, el nivel de patrocinio.
2 Enumera todos los beneficios
Especifica exactamente qué obtiene el patrocinador: ubicaciones y tamaños de los logotipos, publicaciones en el sitio web y las redes sociales, entradas o inscripciones, un puesto y espacios para intervenciones. La lista de beneficios es aquello por lo que paga el patrocinador, así que sé concreto.
3 Define la tarifa y el apoyo en especie
Introduce la tarifa, indica si es antes de impuestos sobre las ventas, IVA o GST, o si los incluye, y cuándo se paga. Añade los bienes o servicios que el patrocinador proporciona en especie.
4 Exclusividad, aprobaciones y cancelación
Indica una categoría ("banca y servicios financieros") para que el patrocinador tenga exclusividad en ella, o déjala vacía para un acuerdo no exclusivo. Define el plazo para aprobar el logotipo y elige qué recibe el patrocinador si se cancela el evento. Después, añade a los firmantes y envía el documento.
Consejos antes de enviarlo
- Pide pronto los archivos del logotipo y las directrices de marca del patrocinador: la plantilla exige su aprobación antes del primer uso.
- Mantén la exclusividad limitada y clara: una categoría empresarial concreta y solo durante el periodo de patrocinio.
- Haz fotos de cada beneficio cuando lo entregues; el patrocinador puede solicitar un breve informe al finalizar el periodo.
- La aplicación de impuestos sobre las ventas o del IVA al patrocinio depende de las normas locales y de lo que reciba el patrocinador; compruébalo antes de facturar.
- Si se trata de una organización benéfica, comprueba las normas aplicables a los ingresos por patrocinio y a la promoción de los productos del patrocinador.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de patrocinio
¿Qué es la exclusividad por categoría?
Significa que la organización no aceptará patrocinio de un competidor del patrocinador en la categoría indicada ni le concederá derechos de marca durante el periodo del acuerdo. No limita los patrocinadores personales de los participantes ni a los proveedores que no tengan derechos de marca.
¿Qué ocurre si se cancela el evento?
Lo eliges de antemano: el reembolso de la parte de la tarifa correspondiente a los beneficios no entregados, beneficios sustitutivos de valor similar o el traslado del patrocinio a una fecha reprogramada, con un reembolso por los beneficios no entregados si no se acepta la alternativa.
¿Puede cualquiera de las partes retirarse por un escándalo?
Sí. Cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo mediante notificación por escrito si la otra hace algo que le cause, o pueda razonablemente causarle, un grave daño reputacional. El patrocinador paga entonces los beneficios entregados hasta ese momento, y se reembolsa cualquier parte de la tarifa pagada por beneficios aún no entregados.
¿Es válido un acuerdo de patrocinio firmado electrónicamente?
En la mayoría de los países, incluidos EE. UU. (Ley ESIGN (ESIGN Act) y UETA), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS (eIDAS)) y Canadá, una firma electrónica suele ser válida para un contrato comercial ordinario como este. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización junto con el PDF firmado como prueba de quién firmó y cuándo.
¿Esta plantilla es gratis?
Sí. Puedes usar la plantilla gratis con la aplicación eSignature de FileIt, y las personas a quienes se la envíes no necesitan una cuenta de FileIt para firmar.