¿Qué es acuerdo de organización de eventos?
Un acuerdo de organización de eventos es el contrato entre un organizador o coordinador de eventos y un cliente que celebra una boda, fiesta, evento benéfico, conferencia o evento corporativo. Define qué parte de la planificación asume el organizador, qué cubre el honorario de planificación y, algo igual de importante, de qué no es responsable, como el rendimiento de los proveedores o los gastos que superen el presupuesto del cliente.
Esta plantilla registra el evento, la fecha, el lugar y el número de invitados, y te permite elegir entre planificación completa, planificación parcial o coordinación el día del evento, con una lista editable de servicios incluidos, reuniones de planificación y horas presenciales. Establece el presupuesto del cliente, cómo lo controla el organizador, que el cliente contrata y paga directamente a los proveedores, que el organizador no comprometerá dinero sin autorización escrita y si el organizador recibe comisiones de proveedores. También cubre las decisiones y aprobaciones, los honorarios, la señal y el calendario de pagos, las horas y gastos adicionales, los cambios y el aplazamiento, la cancelación por cualquiera de las partes, la seguridad y la conducta de los invitados el día del evento, las fotos para el portafolio, la confidencialidad y la responsabilidad.
- Ideal para
- Organizadores de bodas, fiestas y eventos corporativos
- Quién firma
- El organizador (con su cargo) y el cliente
- Niveles de servicio
- Planificación completa, planificación parcial o coordinación el día del evento
- Extensión
- Unas 3 páginas, rubricadas en cada página
Cuándo usar un acuerdo de organización de eventos
- Planificación completa de una boda, desde la primera reunión hasta el último baile
- Coordinación el día de la boda o durante el mes previo para una pareja que ha organizado su propia boda
- Una gala corporativa, conferencia o lanzamiento de producto
- Cumpleaños importantes, aniversarios o fiestas privadas
- Eventos benéficos y de organizaciones sin ánimo de lucro con muchos proveedores
Lo que debes completar
22 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: organizador, cliente.
1 Las partes
- Organizador (tu empresa o nombre)*
- Dirección del organizador
- Cliente (persona u organización)*
- Dirección del cliente
2 El evento
- Evento*
- Fecha del evento*
- Lugar
- Número previsto de invitados*
3 Servicios
- Nivel de organización* organización completa, desde el inicio de la planificación hasta el final del evento · organización parcial, asumiendo la organización cuando ya está avanzada · coordinación el día del evento, incluidas las últimas semanas antes del evento y el propio día del evento
- Servicios incluidos*
- Reuniones de organización incluidas
- Horas en el lugar el día del evento*
- Personal del organizador ese día
4 Presupuesto y honorarios
- Moneda*
- Presupuesto total del evento del cliente
- Honorarios de organización*
- Depósito exigible al firmar*
- Calendario de pago del saldo*
- Tarifa por horas adicionales*
- Comisiones de proveedores* El Organizador no acepta comisiones ni honorarios por recomendación de los proveedores que recomienda al Cliente. · El Organizador puede recibir comisiones u honorarios por recomendación de algunos proveedores y comunicará por escrito al Cliente qué proveedores son y cuánto recibirá antes de que el Cliente los contrate.
5 Otros términos
- Honorarios completos exigibles si se cancela dentro de (días antes del evento)*
- Ley aplicable*
6 Quién firma
- Organizador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Tú, el organizador, o la persona que firma en nombre de tu empresa de organización de eventos.
- Cliente firma y fecha, iniciales en cada página · La persona u organización que organiza y paga el evento. Si se trata de una empresa, alguien autorizado para firmar en su nombre.
Qué incluye el acuerdo de organización de eventos
- El Evento
- Servicios
- Presupuesto y proveedores
- Decisiones y aprobaciones
- Honorarios y pagos
- Cambios en el Evento
- Cancelación
- Día del evento, seguridad y conducta
- Fotografías y confidencialidad
- Responsabilidad
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo de organización de eventos, paso a paso
1 Describe el evento
Indica el nombre del evento, la fecha y el número previsto de invitados, así como el lugar si ya está elegido; si no, el acuerdo establece que ayudarás al cliente a elegirlo.
2 Elige el nivel de planificación
Elige planificación completa, planificación parcial o coordinación el día del evento y edita la lista de servicios incluidos, uno por línea. Añade las reuniones de planificación incluidas, tus horas presenciales y los asistentes que pueda haber.
3 Fija el presupuesto y los honorarios
Indica el presupuesto del evento del cliente, si se conoce, el honorario de planificación, la señal y el calendario del saldo, así como tu tarifa por horas adicionales. Elige si aceptas comisiones de proveedores; el acuerdo exige comunicarlas si las aceptas.
4 Establece la cancelación y envía el acuerdo
Elige el momento previo al evento a partir del cual se deberá pagar el honorario completo en caso de cancelación, indica la legislación aplicable, añade al cliente y envía el acuerdo.
Consejos antes de enviarlo
- Haz que el cliente firme los contratos con los proveedores a su propio nombre. El acuerdo deja claro que coordinas a los proveedores, pero no eres parte de esos contratos.
- Comunica siempre las comisiones de proveedores o los honorarios por recomendación antes de que el cliente reserve; el acuerdo incluye una opción que te obliga a hacerlo.
- La legislación de consumo de algunos lugares limita cuánto de una señal o un honorario puede retenerse en caso de cancelación. Consulta la normativa local al establecer el plazo para cancelaciones tardías.
- Pregunta cuanto antes al lugar del evento por los permisos, las licencias y el seguro del evento. El acuerdo indica que se los señalarás al cliente, pero que será este quien los obtenga, salvo que acordéis otra cosa.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de organización de eventos
¿El organizador del evento paga a los proveedores?
No en esta plantilla. El cliente firma directamente los contratos con el lugar y los proveedores, y les paga directamente. El organizador recomienda, negocia y coordina, y nunca compromete el dinero del cliente sin autorización escrita.
¿Qué ocurre si el cliente cancela el evento?
La señal se retiene. Si la cancelación se produce dentro del plazo que hayas establecido antes del evento, se deberá pagar el honorario completo de planificación; de lo contrario, el cliente pagará el trabajo realizado que supere la señal. Los contratos del cliente con los proveedores tienen sus propias condiciones de cancelación.
¿Qué ocurre si el organizador no puede encargarse del evento?
El organizador intentará encontrar un sustituto aprobado con una experiencia similar. Si no fuera posible, devolverá los pagos correspondientes a los servicios aún no prestados y entregará todos los documentos de planificación, contactos de proveedores y contratos.
¿Se puede firmar electrónicamente un contrato de organización de eventos?
En la mayoría de los países, incluidos Estados Unidos (Ley ESIGN — ESIGN Act — y UETA), el Reino Unido, la Unión Europea (Reglamento eIDAS — eIDAS) y Canadá, una firma electrónica suele ser válida para un contrato comercial ordinario como este. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado como prueba de quién firmó y cuándo.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes usar la plantilla gratis con la aplicación de firma electrónica de FileIt. Los firmantes no necesitan una cuenta de FileIt.