Apakah perjanjian perancangan acara?
Perjanjian perancangan acara ialah kontrak antara perancang atau penyelaras acara dengan pelanggan yang menganjurkan perkahwinan, parti, kutipan dana, persidangan atau acara korporat. Perjanjian ini mentakrifkan sejauh mana perancangan yang akan dikendalikan oleh perancang, perkara yang diliputi oleh fi perancangan dan — sama pentingnya — perkara yang bukan tanggungjawab perancang, seperti prestasi vendor atau perbelanjaan melebihi bajet pelanggan.
Templat ini merekodkan acara, tarikh, tempat dan jumlah tetamu, serta membolehkan anda memilih perancangan penuh, perancangan sebahagian atau penyelarasan pada hari acara, dengan senarai perkhidmatan, mesyuarat perancangan dan waktu di lokasi yang boleh disunting. Templat ini menetapkan bajet pelanggan, cara perancang menjejakinya, bahawa pelanggan membuat kontrak dengan vendor dan membayar mereka secara langsung, bahawa perancang tidak akan membuat komitmen kewangan tanpa kelulusan bertulis, serta sama ada perancang menerima komisen vendor. Templat ini turut merangkumi keputusan dan kelulusan, fi, deposit dan jadual pembayaran, waktu tambahan dan perbelanjaan, perubahan dan penangguhan, pembatalan oleh mana-mana pihak, keselamatan pada hari acara dan tingkah laku tetamu, foto portfolio, kerahsiaan dan liabiliti.
- Sesuai untuk
- Perancang perkahwinan, perancang parti dan perancang acara korporat
- Ditandatangani oleh
- Perancang (dengan jawatan) dan pelanggan
- Tahap perkhidmatan
- Perancangan penuh, perancangan sebahagian atau penyelarasan pada hari acara
- Panjang
- Kira-kira 3 halaman, diparaf pada setiap halaman
Bila hendak menggunakan perjanjian perancangan acara
- Perancangan penuh perkahwinan dari pertemuan pertama hingga tarian terakhir
- Penyelarasan pada hari atau bulan acara untuk pasangan yang merancang perkahwinan sendiri
- Majlis gala korporat, persidangan atau pelancaran produk
- Sambutan hari jadi penting, ulang tahun atau parti persendirian
- Kutipan dana dan acara amal dengan ramai vendor
Perkara yang anda isi
22 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: perancang, klien.
1 Pihak-pihak
- Perancang (perniagaan atau nama anda)*
- Alamat perancang
- Klien (orang atau organisasi)*
- Alamat klien
2 Acara
- Acara*
- Tarikh acara*
- Tempat
- Anggaran bilangan tetamu*
3 Perkhidmatan
- Tahap perancangan* perancangan penuh, dari permulaan perancangan hingga tamat acara · perancangan separa, mengambil alih daripada Klien pada pertengahan proses perancangan · penyelarasan pada hari acara, meliputi minggu-minggu terakhir sebelum acara dan hari acara
- Perkhidmatan yang disertakan*
- Mesyuarat perancangan yang disertakan
- Jam di lokasi pada hari acara*
- Kakitangan perancang pada hari acara
4 Belanjawan dan fi
- Mata wang*
- Jumlah belanjawan acara Klien
- Fi perancangan*
- Deposit yang perlu dibayar semasa menandatangani*
- Jadual pembayaran baki*
- Kadar untuk jam tambahan*
- Komisen vendor* Perancang tidak menerima komisen atau fi rujukan daripada vendor yang disyorkannya kepada Klien. · Perancang mungkin menerima komisen atau fi rujukan daripada sesetengah vendor, dan akan memaklumkan kepada Klien secara bertulis vendor yang terlibat serta jumlahnya sebelum Klien menempah vendor tersebut.
5 Syarat-syarat lain
- Fi penuh perlu dibayar jika dibatalkan dalam tempoh (hari sebelum acara)*
- Undang-undang yang mentadbir*
6 Siapa yang menandatangani
- Perancang tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Anda, perancang, atau orang yang menandatangani bagi pihak perniagaan acara anda.
- Klien tandatangan dan tarikh, parap pada setiap halaman · Orang atau organisasi yang menganjurkan dan membayar acara tersebut. Bagi syarikat, seseorang yang diberi kuasa untuk menandatangani bagi pihaknya.
Kandungan perjanjian perancangan acara
- Acara
- Perkhidmatan
- Belanjawan dan vendor
- Keputusan dan kelulusan
- Fi dan pembayaran
- Perubahan kepada Acara
- Pembatalan
- Hari acara, keselamatan dan tatakelakuan
- Foto dan kerahsiaan
- Liabiliti
- Am
Cara menggunakan perjanjian perancangan acara, langkah demi langkah
1 Huraikan acara
Namakan acara, masukkan tarikh dan jumlah tetamu yang dijangka, serta tempat jika sudah dipilih — jika belum, perjanjian ini menyatakan bahawa anda akan membantu pelanggan memilihnya.
2 Pilih tahap perancangan
Pilih perancangan penuh, perancangan sebahagian atau penyelarasan pada hari acara, kemudian sunting senarai perkhidmatan yang disertakan — satu per baris. Tambah mesyuarat perancangan yang disertakan, waktu anda di lokasi dan mana-mana pembantu.
3 Tetapkan bajet dan fi
Masukkan bajet acara pelanggan jika diketahui, fi perancangan, deposit dan jadual bayaran baki, serta kadar anda untuk waktu tambahan. Pilih sama ada anda menerima komisen vendor — perjanjian ini mewajibkan komisen didedahkan jika anda menerimanya.
4 Tetapkan pembatalan dan hantar
Pilih tempoh sebelum acara selepas itu keseluruhan fi perlu dibayar jika berlaku pembatalan, masukkan undang-undang yang mengawal, tambah pelanggan dan hantar.
Petua sebelum menghantarnya
- Minta pelanggan menandatangani kontrak vendor atas nama mereka sendiri. Perjanjian ini menjelaskan bahawa anda menyelaraskan vendor tetapi bukan pihak kepada kontrak tersebut.
- Sentiasa dedahkan komisen vendor atau fi rujukan sebelum pelanggan membuat tempahan — perjanjian ini menyediakan pilihan yang mewajibkannya.
- Undang-undang pengguna di sesetengah tempat mengehadkan jumlah deposit atau fi yang boleh disimpan apabila berlaku pembatalan. Semak peraturan tempatan anda apabila menetapkan tempoh pembatalan lewat.
- Tanya tempat acara lebih awal tentang permit, lesen dan insurans acara. Perjanjian ini menyatakan bahawa anda akan memaklumkan perkara tersebut, tetapi pelanggan mendapatkannya melainkan anda bersetuju sebaliknya.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Perjanjian perancangan acara
Adakah perancang acara membayar vendor?
Tidak menurut templat ini. Pelanggan menandatangani kontrak secara langsung dengan tempat acara dan vendor, serta membayar mereka secara langsung. Perancang mencadangkan, berunding dan menyelaras, dan tidak pernah membuat komitmen menggunakan wang pelanggan tanpa kelulusan bertulis.
Apakah yang berlaku jika pelanggan membatalkan acara?
Deposit disimpan. Jika pembatalan berlaku lebih hampir dengan acara berbanding tempoh yang anda tetapkan, keseluruhan fi perancangan perlu dibayar; jika tidak, pelanggan membayar kerja yang dilakukan melebihi deposit. Kontrak vendor pelanggan mempunyai syarat pembatalan tersendiri.
Bagaimana jika perancang tidak dapat mengendalikan acara tersebut?
Perancang akan cuba mengatur pengganti yang diluluskan dan mempunyai pengalaman yang setara. Jika tidak dapat dilakukan, perancang akan memulangkan bayaran bagi perkhidmatan yang belum diberikan dan menyerahkan semua dokumen perancangan, kenalan vendor serta kontrak.
Bolehkah kontrak perancangan acara ditandatangani secara elektronik?
Di kebanyakan negara, termasuk AS (Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Nasional (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA)), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, tandatangan elektronik biasanya sah untuk kontrak komersial biasa seperti ini. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang ditandatangani sebagai bukti siapa yang menandatangani dan bila.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini boleh digunakan secara percuma dengan aplikasi eSignature dalam FileIt. Penandatangan tidak memerlukan akaun FileIt.