نموذج اتفاقية تخطيط فعالية

ما هو اتفاقية تخطيط الفعاليات؟

اتفاقية تخطيط الفعالية هي العقد بين مخطّط أو منسّق الفعالية والعميل الذي يستضيف حفل زفاف أو حفلة أو فعالية لجمع التبرعات أو مؤتمرًا أو فعالية للشركات. وتحدد مقدار التخطيط الذي يتولاه المخطّط، وما تغطيه أتعاب التخطيط، والأهم بالقدر نفسه، ما لا يكون المخطّط مسؤولًا عنه، مثل أداء المورّدين أو الإنفاق الذي يتجاوز ميزانية العميل.

يسجل هذا النموذج الفعالية وتاريخها ومكانها وعدد الضيوف، ويتيح لك اختيار التخطيط الكامل أو الجزئي أو التنسيق يوم الفعالية، مع قائمة قابلة للتعديل بالخدمات المشمولة واجتماعات التخطيط وساعات العمل في الموقع. كما يوضح ميزانية العميل، وكيف يتابعها المخطّط، وأن العميل يتعاقد مع المورّدين ويدفع لهم مباشرة، وأن المخطّط لن يلتزم بأي أموال من دون موافقة خطية، وما إذا كان المخطّط يتقاضى عمولات من المورّدين. ويغطي أيضًا القرارات والموافقات، والأتعاب والعربون وجدول السداد، والساعات والمصروفات الإضافية، والتغييرات والتأجيل، والإلغاء من أي طرف، والسلامة يوم الفعالية وسلوك الضيوف، وصور ملف الأعمال، والسرية والمسؤولية.

متى تستخدم اتفاقية تخطيط الفعاليات

• التخطيط الكامل لحفل زفاف من الاجتماع الأول حتى الرقصة الأخيرة
• التنسيق في يوم الزفاف أو خلال الشهر الذي يسبقه لزوجين خططا لحفل زفافهما بنفسيهما
• حفل كبير أو مؤتمر أو إطلاق منتج لشركة
• حفلات أعياد الميلاد أو الذكرى السنوية أو الحفلات الخاصة
• فعاليات جمع التبرعات والفعاليات الخيرية التي تضم العديد من المورّدين

ما ستملؤه

22 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المخطِّط, العميل.

ما يغطيه اتفاقية تخطيط الفعاليات

1. الفعالية
2. الخدمات
3. الميزانية ومقدمو الخدمات
4. القرارات والموافقات
5. الأتعاب والسداد
6. التغييرات على الفعالية
7. الإلغاء
8. يوم الفعالية والسلامة والسلوك
9. الصور والسرية
10. المسؤولية
11. أحكام عامة

استخدام اتفاقية تخطيط الفعاليات خطوة بخطوة

1 صِف الفعالية

سمِّ الفعالية، وأدخل التاريخ وعدد الضيوف المتوقعين، والمكان إذا كان قد اختير — وإذا لم يُختَر بعد، توضح الاتفاقية أنك ستساعد العميل في اختياره.

2 اختر مستوى التخطيط

اختر التخطيط الكامل أو الجزئي أو التنسيق يوم الفعالية، ثم عدّل قائمة الخدمات المشمولة — خدمة واحدة في كل سطر. أضف اجتماعات التخطيط المشمولة، وساعات عملك في الموقع، وأي مساعدين.

3 حدّد الميزانية والأتعاب

أدخل ميزانية العميل للفعالية إذا كانت معروفة، وأتعاب التخطيط، والعربون، وجدول سداد الرصيد، وسعرك مقابل الساعات الإضافية. اختر ما إذا كنت تقبل عمولات من المورّدين — إذ تشترط الاتفاقية الإفصاح عنها إذا كنت تقبلها.

4 حدّد الإلغاء وأرسل الاتفاقية

اختر النقطة السابقة للفعالية التي يصبح بعدها كامل الأتعاب مستحقًا عند الإلغاء، وأدخل القانون الحاكم، وأضف العميل، ثم أرسل الاتفاقية.

نصائح قبل الإرسال

• اجعل العميل يوقّع عقود المورّدين باسمه هو. توضح الاتفاقية أنك تنسّق مع المورّدين، لكنك لست طرفًا في تلك العقود.
• أفصح دائمًا عن عمولات المورّدين أو رسوم الإحالة قبل أن يحجز العميل — إذ يتيح لك هذا الاتفاق خيارًا يشترط ذلك.
• تحدّ قوانين حماية المستهلك في بعض الأماكن من مقدار العربون أو الأتعاب الذي يمكن الاحتفاظ به عند الإلغاء. تحقّق من القواعد المحلية عند تحديد مدة الإلغاء المتأخر.
• اسأل المكان مبكرًا عن التصاريح والتراخيص وتأمين الفعالية. تنص الاتفاقية على أنك ستلفت نظر العميل إليها، لكن العميل هو الذي يحصل عليها ما لم تتفقا على خلاف ذلك.

الأسئلة الشائعة عن اتفاقية تخطيط الفعاليات

المزيد من قوالب الاتفاقيات

جميع قوالب المبيعات والخدمات · كل قوالب التوقيع الإلكتروني

هذا القالب نقطة بداية عامة، وليس استشارة قانونية. تختلف القوانين بين الدول والولايات — اطلب من محامٍ مراجعة الاتفاقية وفقًا لحالتك قبل الاعتماد عليها. آخر مراجعة للصفحة: 2026-09-29.