什么是 活动策划协议？
活动策划协议是活动策划师或协调员与举办婚礼、派对、筹款活动、会议或企业活动的客户之间的合同。协议明确策划师承担多少策划工作、策划费涵盖哪些内容，以及同样重要的事项——策划师不负责什么，例如供应商的履约情况或超出客户预算的支出。
此模板记录活动、日期、场地和宾客人数，并让你选择全程策划、部分策划或活动当天协调，同时提供可编辑的服务清单、策划会议和现场工作时数。模板列明客户预算、策划师如何跟踪预算、客户直接与供应商签约并向其付款、未经书面批准策划师不会承诺支出，以及策划师是否收取供应商佣金。协议还涵盖决策与批准、费用、定金和付款安排、额外时数与支出、变更与延期、任一方取消、活动当天的安全与宾客行为、作品集照片、保密和责任。
- 适用于
- 婚礼策划师、派对策划师和企业活动策划师
- 签署方
- 策划师（注明职位）和客户
- 服务级别
- 全程策划、部分策划或活动当天协调
- 篇幅
- 约3页，每页均需签首字母缩写
何时使用活动策划协议
- 从首次会面到最后一支舞的全程婚礼策划
- 由新人自行策划婚礼时提供婚礼当天或婚礼当月协调
- 企业晚宴、会议或产品发布会
- 里程碑生日、周年纪念日或私人派对
- 涉及众多供应商的筹款活动和慈善活动
填写内容
22 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：策划方, 客户。
1 双方
- 策划方（您的企业或姓名）*
- 策划方地址
- 客户（个人或组织）*
- 客户地址
2 活动
- 活动*
- 活动日期*
- 场地
- 预计宾客人数*
3 服务
- 策划级别* 全程策划，自策划开始至活动结束 · 部分策划，在策划进行到中途时接手客户的策划工作 · 活动日协调，包括活动前最后几周及活动当天
- 包含的服务*
- 包含的策划会议
- 活动日现场工作时长*
- 活动日当天的策划方工作人员
4 预算和费用
- 货币*
- 客户活动总预算
- 策划费*
- 签署时应付的定金*
- 尾款支付安排*
- 额外时数费率*
- 供应商佣金* 策划方不接受其向客户推荐的供应商支付的佣金或推荐费。 · 策划方可能会从某些供应商处收取佣金或推荐费，并将在客户预订之前以书面形式告知客户涉及哪些供应商及金额。
5 其他条款
- 在活动前（天数）内取消时应付全额费用*
- 适用法律*
6 签署人
- 策划方 签名和日期、职务、每页姓名首字母签名 · 您，即策划方，或代表您的活动策划企业签署协议的人。
- 客户 签名和日期、每页姓名首字母签名 · 承办并支付活动费用的个人或组织。对于公司而言，是获授权代表公司签署协议的人。
活动策划协议的内容
- 活动
- 服务
- 预算和供应商
- 决策和批准
- 费用和付款
- 活动变更
- 取消
- 活动当天、安全与行为规范
- 照片和保密
- 责任
- 一般条款
逐步使用活动策划协议
1 描述活动
填写活动名称、日期和预计宾客人数，以及已确定的场地；如果场地尚未确定，协议会说明你将协助客户选择场地。
2 选择策划级别
选择全程策划、部分策划或活动当天协调，然后编辑包含的服务清单——每行一项。添加包含的策划会议、你的现场工作时数及任何助理。
3 设定预算和费用
如已知，填写客户的活动预算、策划费、定金和尾款付款安排，以及额外时数的收费标准。选择是否接受供应商佣金——如果接受，协议要求你披露这些佣金。
4 设定取消条款并发送
选择活动前的一个时间点，规定在该时间点之后取消时应支付全额费用；填写适用法律，添加客户并发送。
发送前提示
- 让客户以自己的名义签署供应商合同。协议明确你负责协调供应商，但不是这些合同的当事方。
- 在客户预订之前，务必披露供应商佣金或推荐费——协议提供了要求披露的选项。
- 某些地区的消费者法会限制取消时可保留的定金或费用金额。设定临近取消期限时，请核查当地规定。
- 尽早询问场地是否需要许可证、执照和活动保险。协议说明你会提醒客户注意这些事项，但除非另有约定，应由客户取得。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名、日期和姓名首字母框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
活动策划协议：常见问题
活动策划师需要向供应商付款吗？
根据此模板，不需要。客户直接与场地和供应商签订合同，并直接向其付款。策划师负责推荐、协商和协调，未经书面批准，绝不会承诺使用客户的资金。
如果客户取消活动，会发生什么？
定金将被保留。如果取消时间距离活动日期短于你设定的期限，则应支付全额策划费；否则，客户需支付超出定金部分的已完成工作费用。客户与供应商签订的合同有各自的取消条款。
如果策划师无法承办活动怎么办？
策划师会尽力安排一名经验相当且经批准的替代人员。如果无法安排，则退还尚未提供服务对应的款项，并移交所有策划文件、供应商联系方式和合同。
活动策划合同可以电子签署吗？
在大多数国家和地区，包括美国（《电子签名法》（ESIGN Act）和《统一电子交易法》（UETA））、英国、欧盟（《电子身份识别、认证和信任服务条例》（eIDAS））和加拿大，电子签名通常对这类普通商业合同有效。FileIt会保存审计轨迹，以及与已签署PDF一同留存的完成证书（Certificate of Completion），作为证明签署人及签署时间的凭据。
这个模板免费吗？
是的。你可以在FileIt的电子签名应用中免费使用此模板。签署人无需拥有FileIt账户。