Apakah perjanjian Penyewaan Tempat Acara?
Perjanjian penyewaan tempat acara (Venue Rental Agreement) mengesahkan tempahan acara antara pemilik tempat dan individu atau organisasi yang menyewanya. Perjanjian ini menukar "kami ingin tarikh Sabtu itu" menjadi tempahan yang muktamad: tarikh dan masa yang tepat, bilangan tetamu, perkara yang termasuk, kos dan masa bayaran, perkara yang berlaku jika mana-mana pihak membatalkan, serta pihak yang membayar jika sesuatu rosak.
Templat ini merangkumi tempahan — akses untuk persiapan, waktu mula dan tamat acara, masa tempat perlu dikosongkan serta had tetamu — di samping kawasan dan peralatan yang termasuk, yuran sewaan, bayaran tempahan dan tarikh akhir bayaran baki, deposit kerosakan yang boleh dipulangkan secara pilihan serta caj kerja lebih masa, bayaran balik pembatalan berperingkat, pembatalan oleh pemilik tempat, tanggungjawab penyewa terhadap persiapan, tingkah laku dan pembersihan, peraturan alkohol, peraturan tambahan tempat, liabiliti, insurans liabiliti awam secara pilihan dan undang-undang yang mentadbir. Perjanjian ini menjelaskan bahawa penyewa mendapat kebenaran menggunakan premis untuk acara tersebut, bukannya penyewaan sebagai penyewa.
- Sesuai untuk
- Dewan acara, studio, restoran, bar, bangsal, pusat komuniti dan tempat perkahwinan
- Ditandatangani oleh
- Pemilik tempat dan penyewa — bersama jawatan bagi perniagaan
- Pembatalan
- Bayaran balik penuh, separuh atau tiada bayaran balik bergantung pada jarak masa sebelum acara — anda menetapkan bilangan hari
- Panjang
- Kira-kira 3 halaman, diparaf pada setiap halaman
Bila hendak menggunakan perjanjian Penyewaan Tempat Acara
- Menyewakan bilik acara untuk majlis hari jadi atau ulang tahun
- Menempah majlis resepsi perkahwinan di bangsal, restoran atau dewan
- Menyewa studio atau loteng untuk pelancaran produk atau sesi fotografi
- Menyewakan dewan komuniti kepada kelab, kelas atau acara kebajikan
- Acara korporat, persidangan dan hari luar pejabat
Perkara yang anda isi
29 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: tempat acara, penyewa.
1 Pihak-pihak
- Pemilik atau pengendali tempat acara (perniagaan anda)*
- Penyewa (syarikat atau individu)*
- Alamat penyewa
- Orang hubungan penyewa pada hari acara
- Tarikh tempahan*
2 Tempat acara
- Nama tempat acara*
- Alamat tempat acara*
- Bilik atau kawasan yang termasuk
- Peralatan dan perkhidmatan yang termasuk
3 Acara
- Jenis acara*
- Tarikh acara*
- Akses bermula (persediaan)*
- Acara bermula*
- Acara tamat*
- Tempat acara dikosongkan selewat-lewatnya*
- Bilangan maksimum tetamu*
4 Yuran
- Mata wang*
- Yuran sewaan*
- Bayaran tempahan perlu dibayar semasa menandatangani
- Baki perlu dibayar (hari sebelum acara)*
- Deposit kerosakan boleh dikembalikan
- Caj lebih masa setiap jam
5 Pembatalan
- Bayaran balik penuh jika dibatalkan lebih daripada (hari sebelum)*
- Bayaran balik separuh jika dibatalkan lebih daripada (hari sebelum)*
- Bayaran tempahan adalah* tidak boleh dikembalikan · boleh dikembalikan menurut terma pembatalan
6 Peraturan
- Alkohol* Hanya melalui bar milik Tempat Acara · Dibenarkan melalui katerer atau pelayan bar berlesen · Tidak dibenarkan
- Peraturan tempat acara yang lain
7 Insurans
- Insurans liabiliti penyewa (perlindungan minimum)
8 Terma lain
- Undang-undang yang mentadbir*
9 Siapa yang menandatangani
- Tempat Acara tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Pemilik atau pengendali tempat acara.
- Penyewa tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Orang atau organisasi yang menempah tempat acara.
Kandungan perjanjian Penyewaan Tempat Acara
- Tempahan
- Yuran dan bayaran
- Pembatalan
- Persediaan, kelakuan dan pembersihan
- Liabiliti dan insurans
- Am
Cara menggunakan perjanjian Penyewaan Tempat Acara, langkah demi langkah
1 Tetapkan tempahan
Masukkan nama dan alamat tempat, bilik atau kawasan yang termasuk, serta sebarang peralatan atau perkhidmatan seperti meja, kerusi, sistem bunyi atau pengurus di lokasi. Kemudian masukkan jenis acara, tarikh, masa akses untuk persiapan, masa mula dan tamat, masa tempat mesti dikosongkan serta jumlah maksimum tetamu.
2 Tetapkan yuran dan deposit
Masukkan yuran sewaan, sebarang bayaran tempahan yang perlu dibayar semasa menandatangani untuk menjamin tarikh, serta bilangan hari sebelum acara apabila baki perlu dibayar. Tambah deposit kerosakan yang boleh dipulangkan dan caj kerja lebih masa mengikut jam jika anda menggunakannya.
3 Pilih syarat pembatalan
Tetapkan bilangan hari sebelum acara untuk bayaran balik penuh dan bayaran balik 50% — jika kurang daripada tempoh itu, tiada bayaran balik. Tentukan sama ada bayaran tempahan tidak boleh dipulangkan atau tertakluk pada syarat yang sama. Jika pemilik tempat membatalkan, penyewa menerima semula semua bayaran.
4 Tambah peraturan anda dan hantar
Pilih peraturan alkohol, senaraikan peraturan tempat yang lain (tiada konfeti, had bunyi muzik, tiada apa-apa dipasang pada dinding), tetapkan jumlah minimum insurans liabiliti dan undang-undang yang mentadbir. Tambah e-mel penyewa dan hantar; tempahan yang telah ditandatangani difailkan dalam peti besi anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Tetapkan had tetamu pada atau di bawah kapasiti sah anda. Penyewa bersetuju untuk tidak melebihi mana-mana had tersebut, dan had itu termasuk kakitangan serta pembekal.
- Jika anda mewajibkan penyewa mengambil insurans, minta sijil tersebut sekurang-kurangnya 7 hari sebelum acara, seperti yang dinyatakan dalam perjanjian.
- Periksa ruang bersama penyewa sebelum dan selepas acara, serta ambil gambar — ini memudahkan penjelasan tentang potongan daripada deposit kerosakan.
- Peraturan alkohol, bunyi bising dan waktu malam sering bergantung pada lesen tempat anda serta undang-undang tempatan. Selaraskan peraturan anda dengan lesen tersebut.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Perjanjian Penyewaan Tempat Acara
Apakah perbezaan antara bayaran tempahan dengan deposit kerosakan?
Bayaran tempahan ialah sebahagian daripada yuran sewaan yang dibayar semasa menandatangani untuk menjamin tarikh. Deposit kerosakan ialah bayaran tambahan yang dibayar bersama baki dan dikembalikan dalam tempoh 14 hari selepas acara, ditolak kos munasabah bagi sebarang kerosakan, pembersihan tambahan atau kerja lebih masa, dengan penjelasan bertulis.
Apakah yang berlaku jika pemilik tempat perlu membatalkan tempahan?
Pemilik tempat memulangkan semua bayaran yang telah dibuat oleh penyewa, termasuk bagi acara yang terjejas oleh perkara di luar kawalannya seperti kebakaran, banjir atau arahan pihak berkuasa, dan menawarkan tarikh alternatif jika boleh. Liabilitinya terhad kepada bayaran balik tersebut.
Adakah perjanjian penyewaan tempat acara yang ditandatangani secara elektronik mengikat?
Di AS (Akta Tandatangan Elektronik (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA)), UK, Kesatuan Eropah (EU) (eIDAS) dan Kanada, tandatangan elektronik secara amnya sah untuk kontrak komersial biasa seperti tempahan tempat acara. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang telah ditandatangani.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini boleh digunakan secara percuma dengan aplikasi eSignature dalam FileIt, dan penyewa anda tidak memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani.