Templat Perjanjian Blok Bilik Hotel Percuma

Apakah perjanjian blok bilik hotel?

Perjanjian blok bilik hotel ialah kontrak antara penganjur acara dengan hotel yang menahan sejumlah bilik untuk peserta pada kadar kumpulan yang dipersetujui. Perjanjian ini menjawab persoalan yang sering menimbulkan pertikaian selepas acara: berapa banyak bilik ditahan setiap malam, cara tetamu membuat tempahan, bila bilik yang tidak ditempah dikembalikan kepada hotel, sama ada penganjur perlu membayar bilik yang tidak penuh (kekurangan tempahan), dan kos untuk membatalkan keseluruhan blok.

Templat ini sesuai untuk persidangan, pameran perdagangan, retret, kejohanan sukan dan perkahwinan. Anda menyenaraikan bilik mengikut malam serta kadar kumpulan, memilih sama ada peserta membuat tempahan melalui pautan atau kod, atau anda menghantar senarai bilik, menetapkan tarikh tutup dan menentukan pihak yang membayar. Tetapkan peratusan minimum tempahan untuk blok berkontrak, atau biarkan kosong untuk blok ihsan tanpa caj kekurangan tempahan. Templat ini juga merangkumi skala pembatalan, deposit, perkara yang perlu dilakukan hotel jika tidak dapat menyediakan bilik yang ditempah, kejadian di luar kawalan mana-mana pihak, serta bilik percuma atau faedah tambahan.

Sesuai untuk: Persidangan, acara korporat, kejohanan, retret dan perkahwinan
Ditandatangani oleh: Pengurus jualan atau kumpulan hotel dan penganjur acara
Kekurangan tempahan: Pilihan anda: % tempahan minimum atau blok ihsan tanpa caj
Panjang: 2–3 halaman, diparaf pada setiap halaman

Bila hendak menggunakan perjanjian blok bilik hotel

Sebuah persatuan menempah 120 malam bilik berhampiran lokasi persidangan tahunannya
Sebuah syarikat menempah bilik untuk kakitangan dan tetamu bagi acara luar pejabat atau pelancaran produk
Sepasang pengantin menempah blok ihsan untuk tetamu perkahwinan di hotel berdekatan
Penganjur kejohanan sukan belia mendapatkan bilik untuk pasukan yang berkunjung
Penganjur festival atau retret menyediakan bilik untuk penceramah dan peserta

Perkara yang anda isi

22 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: hotel, penganjur.

1 Pihak-pihak

Tarikh perjanjian ini*
Hotel (nama sah dan nama hotel)*
Alamat hotel*
Penganjur (syarikat atau orang)*
Alamat penganjur

2 Acara

Acara*
Malam pertama blok*
Tarikh berlepas terakhir*

3 Bilik dan kadar

Bilik yang ditempah setiap malam*
Jumlah malam bilik dalam blok*
Mata wang*
Kadar berkumpulan bagi setiap bilik setiap malam*
Kadar termasuk

4 Tempahan

Pautan tempahan atau kod kumpulan
Tarikh tutup*
Pihak yang membayar bilik* setiap peserta membayar bilik, cukai dan caj sampingan masing-masing · Penganjur membayar bilik dan cukai bagi setiap bilik dalam blok, dan peserta membayar caj sampingan masing-masing · Penganjur membayar semua caj bagi bilik dalam blok melalui akaun induk

5 Pengurangan dan pembatalan

Pengambilan minimum (% malam bilik)
Caj pembatalan*
Deposit
Deposit perlu dibayar pada

6 Terma lain

Bilik percuma dan konsesi lain
Undang-undang yang mentadbir*

7 Siapa yang menandatangani

Hotel tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Biasanya pengurus jualan, acara atau tempahan berkumpulan hotel.
Penganjur tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Syarikat, persatuan atau orang yang menganjurkan acara dan menempah bilik.

Kandungan perjanjian blok bilik hotel

Blok bilik
Kadar berkumpulan
Tempahan dan tarikh tutup
Pembayaran
Pengurangan
Pembatalan
Jika Hotel tidak dapat menyediakan bilik
Peristiwa di luar kawalan mana-mana pihak
Bilik percuma dan konsesi
Am
Am

Cara menggunakan perjanjian blok bilik hotel, langkah demi langkah

1 Senaraikan bilik dan kadar

Masukkan bilik mengikut malam (contohnya, "Thu 15 Oct: 40 king rooms, 10 double-double"), jumlah malam bilik dan kadar kumpulan bagi setiap jenis bilik sebelum cukai. Tambahkan apa-apa yang termasuk dalam kadar, seperti sarapan atau Wi-Fi.

2 Tentukan cara tetamu membuat tempahan dan bila blok ditutup

Berikan pautan tempahan atau kod kumpulan kepada peserta, atau biarkan kosong dan hantar senarai bilik kepada hotel. Tarikh tutup ialah tarikh bilik yang tidak ditempah dikembalikan kepada hotel — biasanya tiga hingga empat minggu sebelum ketibaan.

3 Persetujui kekurangan tempahan dan pembatalan

Masukkan tempahan minimum (contohnya 80%) jika anda berjanji untuk memenuhi blok tersebut; penganjur membayar malam bilik yang tidak mencukupi pada kadar kumpulan, ditolak bilik yang dijual semula oleh hotel. Biarkan kosong untuk blok ihsan. Kemudian tulis skala pembatalan yang dipersetujui dengan hotel serta apa-apa deposit.

4 Hantar kepada hotel

Tambahkan penandatangan hotel dan penandatangan anda. FileIt meletakkan kedua-dua blok tandatangan, kotak jawatan dan paraf pada setiap halaman. Simpan salinan yang telah ditandatangani bersama dokumen acara anda.

Petua sebelum menghantarnya

Buat anggaran blok berdasarkan kehadiran lalu, bukan harapan — caj kekurangan tempahan dikenakan untuk bilik yang anda komited untuk tempah tetapi tidak dipenuhi.
Minta laporan tempahan hotel sebelum tarikh tutup supaya anda dapat melepaskan atau menambah bilik tepat pada masanya.
Rundingkan bilik percuma (seperti satu bilik bagi setiap 40 malam bilik berbayar) serta kadar kumpulan untuk beberapa hari sebelum dan selepas acara.
Semak dasar standard hotel untuk tetamu individu — deposit, pembatalan dan perbelanjaan sampingan — dan kongsikannya dengan peserta.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.

Gunakan templat perjanjian blok bilik hotel — percuma

Soalan lazim tentang Perjanjian blok bilik hotel

Apakah kekurangan tempahan dalam blok bilik hotel?

Kekurangan tempahan ialah bahagian blok yang komited untuk dipenuhi oleh penganjur. Jika tetamu menempah kurang malam bilik daripada jumlah minimum itu, penganjur membayar kekurangannya. Dalam templat ini, caj tersebut berdasarkan kadar kumpulan tidak termasuk cukai, dan dikurangkan dengan bilik yang dijual semula oleh hotel ketika tiada bilik lain yang tersedia.

Apakah blok ihsan?

Blok tanpa komitmen kekurangan tempahan. Bilik yang tidak ditempah sebelum tarikh tutup hanya dilepaskan kembali kepada hotel dan penganjur tidak perlu membayarnya. Biarkan tempahan minimum kosong untuk menggunakan pilihan ini.

Apakah yang berlaku jika hotel terlebih tempah?

Templat ini menghendaki hotel mengatur bilik setanding yang berdekatan atas kosnya sendiri, menyediakan pengangkutan, membawa tetamu kembali apabila bilik tersedia dan mengira malam bilik tersebut sebagai sebahagian daripada tempahan penganjur.

Bolehkah kontrak hotel ditandatangani secara elektronik?

Di kebanyakan negara, termasuk AS (Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Tempatan (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA)), UK, EU (Peraturan pengenalan elektronik dan perkhidmatan kepercayaan untuk transaksi elektronik (eIDAS)) dan Kanada, tandatangan elektronik secara amnya sah untuk kontrak komersial biasa seperti perjanjian blok bilik. FileIt merekodkan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang telah ditandatangani.