什么是 酒店客房预订协议？
酒店客房预订协议是活动主办方与酒店之间的合同，酒店按约定的团队价格为参会者保留一定数量的客房。它能提前回答活动结束后最容易引发争议的问题：每晚保留多少间客房、宾客如何预订、未预订的客房何时返还酒店、主办方是否要为未订满的客房付款（未达预订量赔付），以及取消整批客房需要支付多少费用。
此模板适用于会议、贸易展会、团建活动、体育赛事和婚礼。你可以逐晚列出客房和团队价格，选择让参会者通过链接或代码预订，或由你发送客房名单；设置截止日期，并决定由谁付款。对于签约预订客房，你可以设置最低预订比例；也可以留空，将其设为无需支付未达预订量赔付的礼遇预订。模板还涵盖取消费用阶梯、定金、酒店无法提供已预订客房时的处理方式、双方无法控制的事件，以及免费客房或其他优惠。
- 适用于
- 会议、企业活动、体育赛事、团建活动和婚礼
- 签署方
- 酒店销售经理或团队经理与活动主办方
- 未达预订量赔付
- 由你选择：最低预订比例，或不收费的礼遇预订
- 长度
- 2–3页，每页均需简签
何时使用酒店客房预订协议
- 某协会在年度会议场地附近预订120个客房夜
- 某公司为异地活动或产品发布会预订员工和宾客的客房
- 一对新人在附近酒店为婚礼宾客预留一批礼遇客房
- 青少年体育赛事主办方为参赛队伍预订客房
- 节庆活动或团建活动主办方为演讲嘉宾和参会者预留客房
填写内容
22 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：酒店, 主办方。
1 双方当事人
- 本协议日期*
- 酒店（法定名称和酒店名称）*
- 酒店地址*
- 主办方（公司或个人）*
- 主办方地址
2 活动
- 活动*
- 房间区块的第一晚*
- 最后离店日期*
3 客房和费率
- 每晚预留的客房*
- 房间区块的客房总晚数*
- 货币*
- 每间客房每晚的团体费率*
- 费率包含
4 预订
- 预订链接或团体代码
- 截止日期*
- 客房费用的支付方* 每位参会者自行支付其客房费、税费和杂费 · 主办方支付房间区块内每间客房的房费和税费，参会者自行支付其杂费 · 主办方通过主账户支付房间区块内客房的全部费用
5 未达入住量和取消
- 最低入住量（客房总晚数的%）
- 取消费用*
- 押金
- 押金支付截止日
6 其他条款
- 免费客房和其他优惠
- 适用法律*
7 签署人
- 酒店 签名和日期、职务、每页姓名首字母签名 · 通常为酒店的销售、活动或团体预订经理。
- 主办方 签名和日期、职务、每页姓名首字母签名 · 组织活动并预订客房的公司、协会或个人。
酒店客房预订协议的内容
- 客房区块
- 团体费率
- 预订和截止日期
- 付款
- 未达入住量
- 取消
- 酒店无法提供客房时
- 超出任何一方控制范围的事件
- 免费客房和其他优惠
- 一般条款
- 一般条款
逐步使用酒店客房预订协议
1 列出客房和价格
逐晚填写客房信息（例如“Thu 15 Oct: 40 king rooms, 10 double-double”）、客房夜总数，以及每种客房类型的税前团队价格。添加价格包含的项目，例如早餐或 Wi-Fi。
2 确定宾客的预订方式和预订截止时间
向参会者提供预订链接或团队代码，也可以留空，然后向酒店发送客房名单。截止日期是未预订客房返还酒店的日期，通常为入住前3到4周。
3 约定未达预订量赔付和取消条款
如果你承诺订满这批客房，请填写最低预订比例（例如80%）；未达到该比例时，主办方须按团队价格为不足的客房夜付款，但应扣除酒店重新售出的客房。礼遇预订则留空。然后填写你与酒店约定的取消费用阶梯及任何定金。
4 发送给酒店
添加酒店签署人和你自己的签署信息。FileIt 会在每页放置双方签名栏、职务栏和简签栏。将签署后的副本与活动文件一并保存。
发送前提示
- 根据过往出席人数而不是预期来确定预订数量——未达预订量赔付适用于你承诺预订却未订满的客房。
- 在截止日期前索取酒店的预订报告，以便及时释放或增加客房。
- 协商免费客房（例如每40个付费客房夜提供1间），并争取活动前后几天适用团队价格。
- 查看酒店针对个人宾客的标准政策——定金、取消和杂费，并与参会者分享。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名、日期和姓名首字母框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
酒店客房预订协议：常见问题
酒店客房预订中的未达预订量赔付是什么？
未达预订量赔付是指主办方承诺订满的客房比例。如果宾客预订的客房夜少于该最低数量，主办方须为不足部分付款。在此模板中，费用按不含税的团队价格计算，并扣除酒店在没有其他可售客房的情况下重新售出的客房。
什么是礼遇预订？
这是一种不承诺最低预订量的客房预订。截止日期前未订出的客房会直接返还酒店，主办方无需为这些客房付款。要使用此选项，请将最低预订比例留空。
如果酒店超额预订，会发生什么？
模板要求酒店自行承担费用，在附近安排同等条件的客房，提供交通，将宾客接回酒店（原客房空出后），并将该客房夜计入主办方的最低预订量。
酒店合同可以电子签署吗？
在包括美国（《电子签名法》（ESIGN Act）和《统一电子交易法》（UETA））、英国、欧盟（《电子识别、认证和信任服务条例》（eIDAS））和加拿大在内的大多数国家和地区，电子签名通常对客房预订协议等普通商业合同有效。FileIt 会在签署后的 PDF 中记录审计轨迹和完成证书。