Plantilla de acuerdo con ponente

¿Qué es acuerdo con ponente?

Un acuerdo con ponente confirma que un ponente participará en un evento y establece los detalles que suelen causar más desacuerdos después: el tema y la duración de la sesión, cuándo deben entregarse las diapositivas, qué paga el organizador, si la sesión se graba y publica, quién es el propietario del material y qué ocurre si alguna de las partes cancela.

Esta plantilla cubre el evento y el formato (presencial, online o híbrido), la sesión, el tema y la audiencia, cualquier tarea adicional, como una llamada de preparación o una cena, la preparación y el equipo audiovisual, los honorarios del ponente (o ninguno), los viajes y el alojamiento con un límite opcional, la grabación y publicación, la conservación por parte del ponente de la propiedad de sus materiales, la originalidad y la prohibición de hacer ventas agresivas, un código de conducta, la cancelación por cualquiera de las partes y la responsabilidad. FileIt coloca las dos firmas, las fechas y las iniciales.

Cuándo usar un acuerdo con ponente

• Una conferencia que contrata a un ponente principal remunerado
• Una asociación empresarial que invita a un miembro de una mesa redonda sin remuneración y cubre sus viajes
• Una empresa que contrata a un formador externo para un taller de medio día
• El organizador de un seminario web que confirma a un ponente invitado y los derechos de grabación
• Un grupo local o una asociación universitaria que invita a un conferenciante

Lo que debes completar

22 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: organizador, ponente.

Qué incluye el acuerdo con ponente

1. La sesión
2. Preparación
3. Honorarios y gastos
4. Grabación y materiales
5. Conducta
6. Cancelación
7. Responsabilidad y disposiciones generales

Cómo usar el acuerdo con ponente, paso a paso

1 Describe el evento y la sesión

Introduce el nombre del evento, el formato y el lugar o la plataforma, la fecha y la hora de la sesión, el tipo de sesión (por ejemplo, una ponencia principal de 45 minutos con preguntas y respuestas) y el tema. Añade la audiencia prevista si la conoces.

2 Establece plazos y tareas adicionales

Elige cuántos días antes del evento deben entregarse las diapositivas y una biografía, y enumera cualquier otra cosa que el ponente se comprometa a hacer, como una llamada de preparación o un vídeo promocional.

3 Acordad el dinero

Introduce los honorarios del ponente y cuándo se pagan, o déjalos vacíos si la sesión no es remunerada. Elige quién reserva y paga los viajes, y añade un límite para los gastos si quieres.

4 Elige la regla de grabación y envía el acuerdo

Elige si la sesión se graba solo para los asistentes, si se publica públicamente o si no se graba. Establece el plazo para cancelar tarde, añade al ponente y envía el acuerdo.

Consejos antes de enviarlo

• Deja clara la grabación antes de que el ponente firme: algunos ponentes cobran más o rechazan participar si la sesión se publica públicamente.
• El ponente conserva la propiedad de sus diapositivas; el organizador obtiene una licencia para compartirlas con los asistentes y utilizar las grabaciones según lo acordado.
• Si quieres que el ponente se quede para hacer contactos, asistir a una cena o firmar libros, indícalo en «Otras cosas que hará el ponente».
• Si el ponente factura a través de una empresa, añádela: la empresa facturará y será responsable junto con el ponente.

Preguntas frecuentes sobre Acuerdo con ponente

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Esta plantilla es un punto de partida general, no asesoramiento jurídico. Las leyes varían entre países y estados; pide a un abogado que revise el acuerdo según tu situación antes de utilizarlo. Última revisión de la página: 2026-09-29.