Qu’est-ce qu’un accusé de réception de la politique d’assiduité ?
Les problèmes d’assiduité sont bien plus faciles à gérer lorsque les règles sont claires dès le premier jour. Un accusé de réception de la politique d’assiduité précise, en termes simples, à quelle heure arriver, comment le temps est enregistré, exactement qui appeler et dans quel délai en cas de maladie ou de retard, ainsi que la manière dont les retards ou absences répétés sont gérés — et consigne l’accord de l’employé.
Ce modèle vous permet de renseigner les horaires habituels ou l’organisation des plannings, la manière dont le temps est enregistré (pointage, feuille de temps ou registre de présence), la personne à prévenir en cas d’absence, le mode de signalement (appel téléphonique uniquement, appel ou SMS, application de planification, ou appel ou e-mail) et le délai à respecter. Des clauses facultatives précisent quand un certificat médical est nécessaire, combien de postes manqués sans prévenir constituent un problème grave, ainsi que le délai de préavis pour les congés ; vous choisissez si les échanges de postes sont autorisés avec approbation. Le document établit également une procédure équitable — d’abord un échange informel, puis la procédure formelle — et précise que les absences protégées par la loi ne sont pas prises en compte à l’encontre de l’employé.
- Pour
- Équipes travaillant par postes et équipes rémunérées à l’heure : commerce de détail, hôtellerie-restauration, soins, centres d’appels, entrepôts
- Signé par
- L’employé et un responsable ou les RH
- Choix
- Enregistrement du temps, mode et délai de signalement, exigence d’un certificat médical, règle en l’absence de contact, échanges de postes
- Longueur
- 2 pages
Quand utiliser un accusé de réception de la politique d’assiduité
- Intégrer de nouveaux employés rémunérés à l’heure ou travaillant par postes
- Mettre en place une nouvelle règle de signalement, par exemple les appels téléphoniques uniquement
- Renforcer les règles après une série d’arrivées tardives ou d’absences non signalées
- Déployer une application de planification pour les échanges de postes et les absences
- Donner aux responsables une norme cohérente sur plusieurs sites
Ce que vous remplissez
12 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Détails
- Nom de l’entreprise*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste
2 Horaires et relevé du temps de travail
- Horaires de travail habituels
- Mode d’enregistrement du temps de travail* Pointage à l’arrivée et au départ dans le système de gestion du temps · Feuille de temps approuvée par le responsable · Signature à l’arrivée et au départ
3 Signalement des absences
- Personne à prévenir en cas d’absence ou de retard*
- Mode de signalement* Par téléphone, et non par SMS ou e-mail · Par téléphone ou SMS · Dans l’application de planning, puis par téléphone · Par téléphone ou e-mail
- Signaler l’absence au plus tard*
4 Maladie
- Certificat médical requis après (jours calendaires d’absence pour maladie)
- Nombre de postes manqués sans contact avant que la situation soit considérée comme grave
5 Congés et changements de poste
- Échanges de postes* Autorisés avec l’accord préalable du responsable · Non autorisés · Sans objet — aucun travail en équipes
- Délai de préavis requis pour les demandes de congé
6 Qui signe
- Salarié signature et date
- Employeur signature et date, fonction · Un responsable ou un membre des ressources humaines signant au nom de l’entreprise.
Ce que couvre le accusé de réception de la politique d’assiduité
- Horaires et ponctualité
- Enregistrement du temps de travail
- Signalement d’une absence
- Maladie et reprise du travail
- Congés planifiés et changements de poste
- Retards ou absences répétés
- Ce que je confirme
Utiliser le accusé de réception de la politique d’assiduité, étape par étape
1 Définir les horaires et l’enregistrement du temps
Décrivez les horaires habituels ou le fonctionnement du planning, puis choisissez la manière dont le temps est enregistré. Le document interdit d’enregistrer le temps de travail d’une autre personne et considère les falsifications comme une faute grave.
2 Définir la règle de signalement
Indiquez qui contacter (et qui contacter si cette personne est indisponible), par quel moyen et dans quel délai — par exemple une heure avant le début du poste. L’employé doit appeler personnellement, sauf en cas d’urgence réelle.
3 Ajouter des règles relatives aux maladies conformes au droit local
Si vous souhaitez demander un certificat médical après un certain nombre de jours, indiquez-le — mais vérifiez d’abord les règles locales, car de nombreux endroits précisent à partir de quand un certificat médical peut être exigé.
4 Choisir les règles relatives aux échanges de postes et aux congés
Autorisez les échanges uniquement avec l’approbation d’un responsable, interdisez-les ou indiquez que le travail par postes ne s’applique pas. Ajoutez le délai de préavis nécessaire pour les demandes de congé.
5 Signer et classer
Envoyez le document pour signature et conservez la copie signée dans votre coffre-fort, afin que les responsables puissent s’y référer lorsqu’un échange sur l’assiduité est nécessaire.
Conseils avant l’envoi
- Une règle imposant un appel téléphonique garantit qu’un responsable est réellement informé de l’absence — les SMS peuvent facilement passer inaperçus à 6 h.
- Commencez par un échange bienveillant. Des absences répétées peuvent parfois révéler un problème de santé ou de prise en charge d’un proche auquel vous pouvez apporter votre aide.
- Ne comptez jamais les congés protégés par la loi — tels que les congés familiaux, liés au handicap ou pour service de juré — à l’encontre d’un employé. Le modèle le précise.
- Appliquez la politique de manière cohérente à toute l’équipe ; c’est l’incohérence qui rend les décisions relatives à l’assiduité difficiles à justifier.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accusé de réception de la politique d’assiduité : questions fréquentes
Puis-je exiger un certificat médical après un seul jour ?
Cela dépend de l’endroit où vous vous trouvez. De nombreux pays, États et provinces fixent des règles concernant le moment où les employeurs peuvent demander un justificatif médical ; le modèle laisse donc le nombre de jours en blanc, afin que vous le renseigniez après vérification.
Qu’est-ce qu’une règle d’absence sans appel ni présence ?
Elle concerne un employé qui manque des postes sans contacter personne. La clause facultative précise qu’après le nombre de postes que vous avez défini, cette situation peut être considérée comme une question disciplinaire grave — mais l’entreprise essaiera d’abord de contacter l’employé et prendra en compte les raisons légitimes.
Ce document remplace-t-il ma procédure disciplinaire ?
Non. Il renvoie à votre procédure formelle relative à l’assiduité ou aux mesures disciplinaires et prévoit d’abord un échange informel, ainsi que la possibilité de s’expliquer avant toute décision formelle.
Une signature électronique est-elle valable pour ce document ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont valables pour un accusé de réception d’une politique professionnelle dans la plupart des endroits, notamment aux États-Unis (ESIGN et UETA), au Royaume-Uni, dans l’UE (eIDAS) et au Canada. FileIt enregistre la piste d’audit.