Apakah pengesahan penerimaan polisi kehadiran?
Masalah kehadiran lebih mudah ditangani apabila peraturannya jelas sejak hari pertama. Pengesahan penerimaan polisi kehadiran menerangkan dalam bahasa yang mudah bila perlu tiba, cara waktu direkodkan, dengan tepat siapa yang perlu dihubungi dan bila jika anda sakit atau lewat, serta cara kelewatan atau ketidakhadiran berulang akan dikendalikan — dan merekodkan bahawa pekerja telah bersetuju dengannya.
Templat ini membolehkan anda mengisi waktu kerja biasa atau aturan jadual syif, cara waktu direkodkan (mengetik masuk, helaian waktu atau daftar masuk), siapa yang perlu dihubungi untuk melaporkan ketidakhadiran, caranya (panggilan telefon sahaja, panggilan atau mesej, aplikasi penjadualan, atau panggilan atau e-mel) serta bila perlu berbuat demikian. Klausa pilihan merangkumi bila sijil perubatan diperlukan, berapa banyak syif yang tidak dihadiri tanpa menghubungi sesiapa akan menjadi perkara serius, dan notis cuti; anda menentukan sama ada pertukaran syif dibenarkan dengan kelulusan. Ia juga menetapkan proses yang adil — perbualan tidak formal dahulu, kemudian prosedur formal — dan menjelaskan bahawa ketidakhadiran yang dilindungi undang-undang tidak dikira terhadap pekerja.
- Sesuai untuk
- Pasukan berasaskan syif dan bergaji mengikut jam: peruncitan, hospitaliti, penjagaan, pusat panggilan, gudang
- Ditandatangani oleh
- Pekerja dan pengurus atau HR
- Pilihan
- Rekod waktu, cara dan masa melaporkan ketidakhadiran, pencetus nota sakit, peraturan tidak menghubungi, pertukaran syif
- Panjang
- 2 halaman
Bila hendak menggunakan pengesahan penerimaan polisi kehadiran
- Menyambut masuk kakitangan baharu yang bekerja mengikut jam atau syif
- Memperkenalkan peraturan baharu untuk melaporkan ketidakhadiran, seperti panggilan telefon sahaja
- Memperketatkan peraturan selepas beberapa kali lewat atau tidak hadir tanpa notis
- Melancarkan aplikasi penjadualan untuk pertukaran syif dan ketidakhadiran
- Memberikan standard yang konsisten kepada pengurus di beberapa lokasi
Perkara yang anda isi
12 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.
1 Butiran
- Nama syarikat*
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan
2 Waktu kerja dan rekod masa
- Waktu kerja biasa
- Cara waktu kerja direkodkan* Merekod waktu masuk dan keluar menggunakan sistem rekod masa · Helaian masa yang diluluskan oleh pengurus · Mendaftar masuk dan keluar
3 Melaporkan ketidakhadiran
- Kepada siapa ketidakhadiran atau kelewatan perlu dilaporkan*
- Cara melaporkan* Melalui panggilan telefon, bukan mesej teks atau e-mel · Melalui panggilan telefon atau mesej teks · Melalui aplikasi penjadualan, diikuti dengan panggilan telefon · Melalui panggilan telefon atau e-mel
- Laporkan ketidakhadiran selewat-lewatnya*
4 Sakit
- Sijil perubatan diperlukan selepas (hari kalendar tidak hadir kerana sakit)
- Syif yang tidak hadir tanpa menghubungi sesiapa sebelum dianggap serius
5 Cuti dan perubahan syif
- Pertukaran syif* Dibenarkan dengan kelulusan pengurus terlebih dahulu · Tidak dibenarkan · Tidak berkenaan — tiada kerja syif
- Notis yang diperlukan untuk permohonan cuti
6 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus atau pegawai HR yang menandatangani bagi pihak syarikat.
Kandungan pengesahan penerimaan polisi kehadiran
- Waktu kerja dan ketepatan masa
- Merekod waktu kerja
- Melaporkan ketidakhadiran
- Sakit dan kembali bekerja
- Cuti yang dirancang dan perubahan syif
- Kelewatan atau ketidakhadiran berulang
- Perkara yang saya sahkan
Cara menggunakan pengesahan penerimaan polisi kehadiran, langkah demi langkah
1 Tetapkan waktu dan rekod waktu
Terangkan waktu kerja biasa atau cara jadual syif berfungsi, kemudian pilih cara waktu direkodkan. Dokumen ini melarang seseorang merekodkan waktu bagi pihak orang lain dan menganggap rekod yang dipalsukan sebagai salah laku serius.
2 Tentukan peraturan melaporkan ketidakhadiran
Nyatakan siapa yang perlu dihubungi (dan siapa yang perlu dihubungi jika orang itu tidak dapat dihubungi), caranya serta tarikh akhir — contohnya satu jam sebelum syif bermula. Pekerja mesti membuat panggilan sendiri kecuali dalam kecemasan sebenar.
3 Tambah peraturan sakit yang mematuhi undang-undang tempatan
Jika anda mahu sijil perubatan selepas beberapa hari, masukkannya — tetapi semak peraturan tempatan dahulu kerana banyak tempat menetapkan bila nota doktor boleh diwajibkan.
4 Pilih peraturan pertukaran syif dan cuti
Benarkan pertukaran hanya dengan kelulusan pengurus, larangkannya atau tandakan kerja syif sebagai tidak berkenaan. Tambah tempoh notis yang diperlukan untuk permohonan cuti.
5 Tandatangani dan failkan
Hantar untuk ditandatangani dan simpan salinan yang telah ditandatangani dalam peti simpanan anda supaya pengurus boleh merujuknya apabila perbualan tentang kehadiran diperlukan.
Petua sebelum menghantarnya
- Peraturan panggilan telefon memastikan pengurus benar-benar mengetahui tentang ketidakhadiran — mesej mudah terlepas pandang pada pukul 6 pagi.
- Mulakan dengan perbualan yang menyokong. Ketidakhadiran berulang kadangkala menunjukkan masalah kesihatan atau penjagaan yang boleh anda bantu.
- Jangan sesekali mengira cuti yang dilindungi undang-undang — seperti cuti keluarga, cuti berkaitan ketidakupayaan atau cuti khidmat juri — sebagai kesalahan pekerja. Templat ini menyatakannya.
- Gunakan polisi secara konsisten untuk seluruh pasukan; ketidakselarasanlah yang menyukarkan keputusan tentang kehadiran untuk dipertahankan.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pengesahan penerimaan polisi kehadiran
Bolehkah saya mewajibkan nota doktor selepas sehari?
Ia bergantung pada lokasi anda. Banyak negara, negeri dan wilayah menetapkan peraturan tentang bila majikan boleh meminta bukti perubatan, jadi templat ini membiarkan bilangan hari sebagai ruang pilihan untuk anda isi selepas membuat semakan.
Apakah peraturan ‘tidak menelefon, tidak hadir’ (“no call, no show”)?
Ia merangkumi pekerja yang tidak hadir ke syif tanpa menghubungi sesiapa. Klausa pilihan menyatakan bahawa selepas bilangan syif yang anda tetapkan, perkara itu boleh dianggap sebagai isu tatatertib yang serius — tetapi syarikat akan cuba menghubungi pekerja terlebih dahulu dan mempertimbangkan sebab yang munasabah.
Adakah ini menggantikan prosedur tatatertib saya?
Tidak. Ia merujuk kepada prosedur kehadiran atau tatatertib formal anda dan berjanji untuk mengadakan perbualan tidak formal dahulu serta memberi peluang untuk menjelaskan keadaan sebelum sebarang keputusan formal dibuat.
Adakah tandatangan elektronik sah untuk perkara ini?
Secara umum, ya. Tandatangan elektronik sah untuk pengesahan penerimaan polisi tempat kerja di kebanyakan tempat, termasuk AS (Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan, ESIGN, serta Akta Transaksi Elektronik Seragam, UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt merekodkan jejak audit.