¿Qué es acuse de recibo de la política de asistencia?
Los problemas de asistencia son mucho más fáciles de gestionar cuando las normas están claras desde el primer día. Un acuse de la política de asistencia establece, en un lenguaje sencillo, cuándo llegar, cómo se registran las horas, exactamente a quién llamar y cuándo hacerlo si estás enfermo o llegas tarde, y cómo se gestionan los retrasos o las ausencias repetidas; además, deja constancia de que el empleado la ha aceptado.
Esta plantilla te permite indicar el horario habitual o la organización de los turnos, cómo se registran las horas (reloj de fichar, hoja de horas o registro de entrada), a quién comunicar la ausencia, cómo hacerlo (solo por teléfono, por teléfono o mensaje de texto, mediante la aplicación de turnos, o por teléfono o correo electrónico) y con qué antelación. Las cláusulas opcionales cubren cuándo se necesita un certificado médico, cuántos turnos sin contacto se consideran un asunto grave y el preaviso para las vacaciones; tú decides si se permiten cambios de turno con autorización. También establece un proceso justo — primero una conversación informal y después el procedimiento formal — y deja claro que las ausencias protegidas por ley no se contabilizan en contra del empleado.
- Ideal para
- Equipos con turnos y trabajadores por horas: comercio minorista, hostelería, atención, centros de llamadas y almacenes
- Lo firman
- El empleado y un responsable o el departamento de RR. HH.
- Opciones
- Registro de horas, cómo y cuándo comunicar la ausencia, requisito de justificante médico, norma de falta de contacto y cambios de turno
- Extensión
- 2 páginas
Cuándo usar un acuse de recibo de la política de asistencia
- Incorporar a nuevos empleados por horas o con trabajo a turnos
- Introducir una nueva norma para comunicar ausencias, como exigir llamadas telefónicas
- Reforzar las normas después de una serie de llegadas tarde o ausencias sin aviso
- Implantar una aplicación de turnos para gestionar cambios de turno y ausencias
- Dar a los responsables un criterio uniforme en varias ubicaciones
Lo que debes completar
12 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Datos
- Nombre de la empresa*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto de trabajo
2 Horario y registro del tiempo de trabajo
- Horario normal de trabajo
- Cómo se registra el tiempo de trabajo* Registrar la entrada y la salida en el sistema horario · Una hoja de registro horario aprobada por el gerente · Firmar la entrada y la salida
3 Comunicación de ausencias
- A quién comunicar la ausencia o el retraso*
- Cómo comunicarlo* Por llamada telefónica, no por mensaje de texto ni correo electrónico · Por llamada telefónica o mensaje de texto · A través de la aplicación de horarios, seguida de una llamada · Por llamada telefónica o correo electrónico
- Comunicar la ausencia como máximo*
4 Enfermedad
- Certificado médico necesario después de (días naturales de enfermedad)
- Turnos no atendidos sin comunicación antes de considerarlo grave
5 Vacaciones y cambios de turno
- Cambios de turno* Permitidos con la aprobación previa del gerente · No permitidos · No aplicable — no hay trabajo por turnos
- Antelación necesaria para solicitar vacaciones
6 Quién firma
- Empleado firma y fecha
- Empleador firma y fecha, cargo · Un gerente o una persona de Recursos Humanos que firma en nombre de la empresa.
Qué incluye el acuse de recibo de la política de asistencia
- Horario y puntualidad
- Registro del tiempo de trabajo
- Comunicación de una ausencia
- Enfermedad y reincorporación al trabajo
- Tiempo libre planificado y cambios de turno
- Retrasos o ausencias reiterados
- Lo que confirmo
Cómo usar el acuse de recibo de la política de asistencia, paso a paso
1 Establece el horario y el registro de horas
Describe el horario habitual o cómo funcionan los turnos y, después, elige cómo se registran las horas. El documento prohíbe registrar las horas de otra persona y considera las anotaciones falsificadas una falta grave.
2 Define la norma para comunicar ausencias
Indica a quién contactar (y a quién hacerlo si esa persona no está disponible), cómo y cuál es el plazo; por ejemplo, una hora antes de que empiece el turno. El empleado debe llamar personalmente, salvo en una emergencia real.
3 Añade normas sobre bajas por enfermedad que cumplan la legislación local
Si quieres exigir un certificado médico después de cierto número de días, indícalo; pero consulta antes la normativa local, ya que muchos lugares establecen cuándo se puede exigir un justificante médico.
4 Elige las normas sobre cambios de turno y vacaciones
Permite cambios solo con la autorización de un responsable, prohíbelos o indica que el trabajo por turnos no es aplicable. Añade con cuánta antelación deben solicitarse las vacaciones.
5 Firma y archiva
Envía el documento para su firma y guarda la copia firmada en tu bóveda, para que los responsables puedan consultarla cuando sea necesario hablar sobre la asistencia.
Consejos antes de enviarlo
- Una norma que exija llamar por teléfono garantiza que un responsable se entere realmente de la ausencia; los mensajes de texto se pueden pasar por alto fácilmente a las 6 de la mañana.
- Empieza con una conversación de apoyo. Las ausencias repetidas a veces apuntan a un problema de salud o de cuidados familiares en el que puedes ayudar.
- Nunca contabilices en contra de un empleado los permisos protegidos legalmente, como los permisos familiares, por discapacidad o para prestar servicio como jurado. La plantilla lo indica.
- Aplica la política de forma coherente en todo el equipo; la falta de coherencia es lo que hace difícil defender las decisiones sobre asistencia.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuse de recibo de la política de asistencia
¿Puedo exigir un justificante médico después de un día?
Depende de dónde estés. Muchos países, estados y provincias establecen normas sobre cuándo los empleadores pueden solicitar pruebas médicas, por lo que la plantilla deja el número de días como un campo opcional que debes completar después de consultarlo.
¿Qué significa la norma de «sin llamada, sin asistencia»?
Se aplica a un empleado que falta a sus turnos sin ponerse en contacto con nadie. La cláusula opcional indica que, después del número de turnos que establezcas, la situación puede tratarse como un asunto disciplinario grave; pero la empresa intentará contactar primero con el empleado y tendrá en cuenta los motivos legítimos.
¿Esto sustituye a mi procedimiento disciplinario?
No. Hace referencia a tu procedimiento formal de asistencia o disciplinario y se compromete a mantener primero una conversación informal y a dar al empleado la oportunidad de explicar lo ocurrido antes de tomar cualquier decisión formal.
¿Es válida una firma electrónica para esto?
Por lo general, sí. Las firmas electrónicas son válidas para un acuse de una política laboral en la mayoría de los lugares, incluidos Estados Unidos (Ley ESIGN, ESIGN Act, y UETA, Uniform Electronic Transactions Act), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt registra el historial de auditoría.