Qu’est-ce qu’un politique de rendez-vous et d’annulation ?
Pour un salon, un spa, une clinique, un thérapeute, un studio de tatouage ou un toiletteur, un rendez-vous manqué est du temps que vous ne pouvez pas vendre deux fois. Une politique écrite de rendez-vous et d’annulation, signée par chaque client, clarifie les règles avant toute facturation : les frais d’absence correspondent ainsi à ce que le client a accepté, plutôt qu’à une mauvaise surprise — et vous disposez d’une preuve signée si des frais sont contestés.
Ce modèle présente votre politique au client dans un langage simple et accessible. Vous choisissez un acompte de réservation facultatif et indiquez s’il est remboursé ou conservé sous forme d’avoir lorsque le client annule à temps, le préavis nécessaire pour annuler ou reporter le rendez-vous, les frais d’annulation tardive et d’absence, un délai de grâce en cas de retard et ce qui se passe une fois ce délai dépassé, ainsi que le mode de paiement des frais : carte enregistrée ou règlement lors de la prochaine visite. Le modèle précise également les cas où les frais ne s’appliquent pas — lorsque vous annulez, lorsque vous êtes en retard, en cas d’urgence réelle ou lorsque vous réattribuez le créneau — et vous permet d’ajouter vos propres règles, par exemple concernant les tests épicutanés ou la présence d’enfants dans le salon.
- Idéal pour
- Salons, spas, cliniques, thérapeutes, studios de tatouage et de beauté, toiletteurs
- Signé par
- Le client et l’entreprise
- Couvre
- Acomptes, préavis d’annulation, frais d’annulation tardive et d’absence, retards, carte enregistrée
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un politique de rendez-vous et d’annulation
- Un salon de coiffure ou de beauté qui instaure des frais d’absence
- Un cabinet de massage, de physiothérapie ou de conseil appliquant un préavis d’annulation de 24 ou 48 heures
- Un studio de tatouage ou de piercing qui demande des acomptes de réservation
- Un toiletteur pour chiens ou un spa pour animaux appliquant des règles en cas de retard
- Toute entreprise fonctionnant sur rendez-vous et facturant les frais sur une carte enregistrée
Ce que vous remplissez
15 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : client, entreprise.
1 L'entreprise et le client
- Nom de l'entreprise*
- Comment les clients annulent ou déplacent leur rendez-vous*
- Types de rendez-vous*
- Nom complet du client*
- La politique s'applique à compter du*
2 Acomptes
- Acompte de réservation
- Acompte en cas d'annulation dans les délais* remboursé intégralement · conservé sous forme d'avoir pour une future réservation
3 Annulations et absences
- Délai de préavis requis pour annuler (heures)*
- Frais d'annulation tardive*
- Frais d'absence*
- Après des absences répétées
4 Retards
- Délai de grâce en cas de retard (minutes)*
- Ce qui se passe après le délai de grâce* raccourcir le rendez-vous afin de ne pas retarder le client suivant, et facturer le prix intégral · reporter le rendez-vous et facturer les frais d'annulation tardive · considérer le rendez-vous comme une absence
5 Paiement des frais
- Facturer les frais sur une carte enregistrée* Oui · Non — les frais sont payés lors de la prochaine visite ou par facture
6 Autres règles
- Autres règles applicables aux rendez-vous
7 Qui signe
- Client signature et date · La personne qui prend rendez-vous.
- Entreprise signature et date · Le salon, la clinique, le studio ou le praticien.
Ce que couvre le politique de rendez-vous et d’annulation
- Acomptes de réservation
- Annulation ou déplacement d'un rendez-vous
- Rendez-vous manqués (absences)
- Arrivée en retard
- Paiement des frais
- Cas dans lesquels les frais ne s'appliquent pas
- Modifications et vos droits
- Autres règles applicables aux rendez-vous
- Reconnaissance
Utiliser le politique de rendez-vous et d’annulation, étape par étape
1 Indiquez le nom de votre entreprise et le mode d’annulation
Saisissez le nom de votre entreprise, le type de rendez-vous couvert par la politique et la manière exacte dont les clients doivent annuler — par téléphone, SMS ou depuis votre page de réservation. La politique retient l’heure d’envoi de leur message comme heure du préavis.
2 Définissez les acomptes et le préavis
Ajoutez un acompte de réservation si vous en demandez un (un pourcentage ou un montant fixe), puis indiquez s’il est remboursé ou conservé sous forme d’avoir lorsqu’un client annule à temps. Définissez ensuite le nombre d’heures de préavis nécessaire pour annuler ou reporter le rendez-vous sans frais.
3 Définissez les frais
Indiquez les frais d’annulation tardive et d’absence, par exemple 50 % et 100 % du prix du service réservé. Définissez le délai de grâce en cas de retard et précisez si le rendez-vous est alors raccourci, reporté ou considéré comme une absence.
4 Choisissez le mode de paiement des frais et envoyez le document
Choisissez si les frais sont débités sur la carte enregistrée — le client vous y autorise en signant — ou réglés lors de la prochaine visite. Ajoutez vos autres règles, puis envoyez le document au client pour signature avant sa première réservation.
Conseils avant l’envoi
- Adaptez les frais au coût réel d’une annulation tardive pour vous : des frais proportionnés sont plus faciles à justifier que des frais punitifs, et certains endroits encadrent ces facturations.
- Affichez la même politique sur votre page de réservation et dans vos messages de confirmation afin que les clients la voient plusieurs fois.
- Envoyez des rappels un ou deux jours avant les rendez-vous : ils évitent davantage d’absences que les frais.
- Appliquez la politique de manière cohérente et faites preuve du discernement qu’elle vous laisse en cas d’urgence réelle.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Politique de rendez-vous et d’annulation : questions fréquentes
Puis-je débiter la carte d’un client en cas d’absence ?
Si vous choisissez la carte enregistrée, le client vous autorise, en signant, à débiter les frais dus au titre de la politique sur la carte fournie lors de la réservation. La politique précise également que vous l’informerez du débit. Les règles de votre prestataire de paiement s’appliquent aussi : conservez donc la politique signée comme preuve en cas de contestation.
Que se passe-t-il si je dois annuler le rendez-vous du client ?
La politique prévoit que le client ne paie aucuns frais et que tout acompte lui est remboursé ou reporté sur le nouveau rendez-vous, selon sa préférence. Si vous avez plus de retard que le délai de grâce prévu, il peut reporter le rendez-vous sans frais.
Les clients doivent-ils signer à nouveau la politique lorsque je la modifie ?
La politique vous permet de la mettre à jour pour les futures réservations en informant les clients par écrit avant leur prochaine réservation. Les modifications ne s’appliquent jamais aux rendez-vous déjà réservés. De nombreuses entreprises envoient simplement la nouvelle version pour signature.
Une politique signée électroniquement est-elle valable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les accords ordinaires de ce type aux États-Unis (loi ESIGN sur les signatures électroniques (ESIGN Act) et loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement avec le PDF signé.