نموذج سياسة المواعيد والإلغاء

ما هو سياسة المواعيد والإلغاء؟

بالنسبة إلى صالون أو منتجع صحي أو عيادة أو معالج أو استوديو للوشم أو مزيّن للحيوانات، فإن الموعد الفائت هو وقت لا يمكنك بيعه مرتين. وتوضح سياسة مكتوبة للمواعيد والإلغاء يوقّع عليها كل عميل القواعد قبل فرض أي رسوم، بحيث تكون رسوم عدم الحضور أمرًا وافق عليه العميل لا مفاجأة له — كما تمنحك سجلًا موقّعًا إذا اعترض أحدهم على إحدى الرسوم.

يحدد هذا النموذج سياستك بلغة ودية وواضحة وموجهة إلى العميل. تختار عربون حجز اختياريًا، وما إذا كان سيُرد أو يُحتسب رصيدًا عند الإلغاء في الوقت المحدد، وعدد ساعات الإشعار المطلوبة للإلغاء أو إعادة الجدولة، ورسوم الإلغاء المتأخر وعدم الحضور، وفترة السماح للتأخر وما يحدث بعدها، وما إذا كانت الرسوم تُخصم من بطاقة محفوظة في الملف أو تُدفع في الزيارة التالية. كما يوضح الحالات التي لا تُطبق فيها الرسوم — عندما تلغي أنت، أو تتأخر، أو تحدث حالات طارئة حقيقية، أو تعيد حجز الموعد الشاغر — ويتيح لك إضافة قواعدك الخاصة، مثل اختبارات التحسس أو اصطحاب الأطفال إلى الصالون.

متى تستخدم سياسة المواعيد والإلغاء

• صالون شعر أو تجميل يطبق رسومًا على عدم الحضور
• عيادة تدليك أو علاج طبيعي أو استشارات تعتمد قاعدة إلغاء قبل 24 أو 48 ساعة
• استوديو وشم أو ثقب يأخذ عربونًا عند الحجز
• مزيّن للحيوانات أو منتجع للحيوانات الأليفة لديه قواعد للتأخر
• أي نشاط يعتمد على المواعيد ويخصم الرسوم من بطاقة محفوظة في الملف

ما ستملؤه

15 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: العميل, المنشأة.

ما يغطيه سياسة المواعيد والإلغاء

1. عربون الحجز
2. الإلغاء أو إعادة الجدولة
3. المواعيد الفائتة (عدم الحضور)
4. الحضور متأخرًا
5. كيفية سداد الرسوم
6. الحالات التي لا تُطبق فيها الرسوم
7. التغييرات وحقوقك
8. قواعد أخرى للمواعيد
9. الإقرار

استخدام سياسة المواعيد والإلغاء خطوة بخطوة

1 سمِّ نشاطك وحدد كيفية إلغاء العملاء

أدخل اسم نشاطك، ونوع المواعيد التي تغطيها السياسة، والطريقة الدقيقة التي ينبغي للعملاء اتباعها للإلغاء — عبر الهاتف أو الرسائل النصية أو صفحة الحجز. وتعتبر السياسة وقت إرسال رسالتهم هو وقت تقديم الإشعار.

2 حدد العربون والإشعار

أضف عربون حجز إذا كنت تتقاضاه (نسبة مئوية أو مبلغًا ثابتًا)، واختر ما إذا كان سيُرد أو يُحتسب رصيدًا عندما يلغي العميل في الوقت المحدد. ثم حدد عدد ساعات الإشعار المطلوبة للإلغاء أو إعادة الجدولة دون رسوم.

3 حدد الرسوم

أدخل رسوم الإلغاء المتأخر ورسوم عدم الحضور، مثل 50% و100% من قيمة الخدمة المحجوزة. وحدد فترة السماح للتأخر، وما إذا كنت ستقصّر الموعد بعدها أو تعيد جدولته أو تعتبره حالة عدم حضور.

4 اختر طريقة دفع الرسوم وأرسلها

اختر ما إذا كانت الرسوم ستُخصم من البطاقة المحفوظة في الملف — إذ يفوضك العميل بذلك عند التوقيع — أو ستُدفع في الزيارة التالية. أضف أي قواعد أخرى، ثم أرسلها إلى العميل ليوقّع عليها قبل حجزه الأول.

نصائح قبل الإرسال

• اجعل الرسوم متناسبة مع التكلفة الفعلية للإلغاء المتأخر عليك — فالرسوم المتناسبة أسهل في الدفاع عنها من الرسوم العقابية، وبعض الأماكن تنظم هذه الرسوم.
• اعرض السياسة نفسها على صفحة الحجز وفي رسائل التأكيد حتى يراها العملاء أكثر من مرة.
• أرسل تذكيرات قبل المواعيد بيوم أو يومين — فهذا يمنع حالات عدم الحضور أكثر مما تفعل الرسوم.
• طبّق السياسة باستمرار، واستعمل المرونة التي تتيحها في حالات الطوارئ الحقيقية.

الأسئلة الشائعة عن سياسة المواعيد والإلغاء

المزيد من قوالب الاتفاقيات

جميع قوالب المبيعات والخدمات · كل قوالب التوقيع الإلكتروني

هذا القالب نقطة بداية عامة، وليس استشارة قانونية. تختلف القوانين بين الدول والولايات — اطلب من محامٍ مراجعة الاتفاقية وفقًا لحالتك قبل الاعتماد عليها. آخر مراجعة للصفحة: 2026-09-29.