什么是 预约与取消政策？
对于沙龙、水疗馆、诊所、治疗师、纹身工作室或宠物美容师来说，错过的预约时间无法再次出售。让每位客户签署书面的预约与取消政策，可以在收费前明确规则，因此爽约费用是客户事先同意的内容，而不是突然出现的收费；如果收费发生争议，您也有签署记录可供查证。
此模板以友好、浅显的语言向客户说明您的政策。您可以选择是否收取预约定金，以及客户按时取消时定金是退款还是转为余额；设置取消或改期所需提前通知的小时数、临时取消和爽约费用、迟到宽限期及超过宽限期后的处理方式；还可以选择费用从留存卡中扣取，还是在下次到访时支付。模板还会说明哪些情况不收取费用——由您取消、您迟到、确有紧急情况，以及您重新安排了该时段——并允许您添加自己的规则，例如皮肤测试或沙龙内儿童相关规定。
- 适用对象
- 沙龙、水疗馆、诊所、治疗师、纹身和美容工作室、宠物美容师
- 签署方
- 客户和商家
- 涵盖内容
- 定金、取消通知、临时取消和爽约费用、迟到、留存卡
- 篇幅
- 约 2 页
何时使用预约与取消政策
- 推出爽约费用的美发或美容沙龙
- 实行提前 24 或 48 小时取消规则的按摩、物理治疗或心理咨询机构
- 收取预约定金的纹身或穿孔工作室
- 制定迟到规则的宠物美容师或宠物水疗馆
- 任何向留存卡收取费用的预约制企业
填写内容
15 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：客户, 商家。
1 商家和客户
- 商家名称*
- 客户如何取消或改期*
- 预约服务类型*
- 客户全名*
- 政策适用起始日*
2 定金
- 预约定金
- 按时取消时的定金* 全额退还 · 记作未来预约的抵扣款
3 取消和未到场
- 取消所需提前通知时间（小时）*
- 逾期取消费用*
- 未到场费用*
- 多次未到场后
4 迟到
- 迟到宽限时间（分钟）*
- 超过宽限时间后的处理方式* 缩短预约时间，以免下一位客户延误，并收取全额价格 · 为预约改期，并收取逾期取消费用 · 将该预约视为未到场
5 费用支付
- 从已留存的银行卡收取费用* 是 · 否 — 费用在下次到访时支付或通过发票支付
6 其他规则
- 其他预约规则
7 签署人
- 客户 签名和日期 · 预约服务的人员。
- 商家 签名和日期 · 沙龙、诊所、工作室或服务提供者。
预约与取消政策的内容
- 预约定金
- 取消或改期
- 未到场（未赴约）
- 迟到
- 费用支付方式
- 费用不适用的情形
- 变更及您的权利
- 其他预约规则
- 确认
逐步使用预约与取消政策
1 填写您的企业名称及客户取消方式
填写您的企业名称、政策适用的预约类型，以及客户应如何取消预约——电话、短信或您的预约页面。政策以客户发出消息的时间作为通知时间。
2 设置定金和通知期限
如果您收取预约定金，请添加定金金额（百分比或固定金额），并选择客户按时取消时定金是退款还是保留为余额。然后设置取消或改期而不产生费用所需的提前通知小时数。
3 设置费用
填写临时取消费用和爽约费用，例如预约服务费用的 50% 和 100%。设置迟到宽限期，并选择超过宽限期后是缩短预约时间、重新安排预约，还是按爽约处理。
4 选择费用支付方式并发送
选择费用是从留存卡中扣取——客户签署时即授权您进行扣款——还是在下次到访时支付。添加其他规则，然后在客户首次预约前发送给客户签署。
发送前提示
- 费用应与临时取消给您造成的实际损失相符——合理的费用比惩罚性费用更容易得到支持，而且有些地区会对这类收费进行监管。
- 在您的预约页面和确认消息中展示相同的政策，让客户不止一次看到。
- 在预约前一两天发送提醒——与收取费用相比，提醒能防止更多爽约。
- 始终一致地执行政策，并根据政策赋予您的酌情权处理确有的紧急情况。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
预约与取消政策：常见问题
我可以因客户爽约而从其卡中扣费吗？
如果您选择使用留存卡，客户通过签署政策授权您将应付的政策项下费用扣至其预约时提供的卡，并且政策会说明您将在何时扣费。您还必须遵守银行卡处理商的规则，因此如果收费发生争议，请保留已签署的政策作为证据。
如果我必须取消客户的预约怎么办？
政策规定客户无需支付费用，定金将按客户意愿退款或转至新的预约。如果您迟到超过宽限期，客户可以免费改期。
如果我更改政策，客户需要重新签署吗？
政策允许您通过在客户下次预约前以书面形式通知客户，使更新后的政策适用于未来的预约。更改永远不适用于已经预约的项目。许多企业会直接将新版本发送给客户签署。
电子签署的政策有效吗？
对于此类普通协议，电子签名通常在美国（《电子签名法》（ESIGN Act）和《统一电子交易法》（UETA））、英国、欧洲联盟（EU）（《电子识别、认证和信任服务条例》（eIDAS））和加拿大有效。FileIt 会保存审计轨迹以及包含已签署 PDF 的完成证明（Certificate of Completion）。